Εσωτερική εταιρική επικοινωνία: Διαμορφώστε την τώρα, αξιοποιώντας τον καμβά οργάνωσης!

Αρχικά, θα πρέπει να τη διακρίνουμε σε τυπική και άτυπη. Έτσι, η τυπική ακολουθεί τα ιεραρχικά κανάλια και η άτυπη όχι. Για την καλύτερη οργάνωση της τυπικής εσωτερικής εταιρικής επικοινωνίας θα πρέπει να έχουμε υπόψη μας τα ακόλουθα:

1ο. Οι συνήθεις μορφές που συναντάμε είναι:

• Καθοδική: από πάνω προς τα κάτω
• Ανοδική: από κάτω προς τα πάνω
• Οριζόντια: ανάμεσα σε άτομα του ίδιου ιεραρχικού επιπέδου
• Διαγώνια: ανάμεσα σε άτομα ανεξαρτήτου θέσεως ή βαθμού

2ο. Οι μέθοδοι για την επίτευξή της είναι:

• Προφορική επικοινωνία
• Γραπτή επικοινωνία
• Επικοινωνία με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων (βίντεο, σύμπακτος δίσκος - usb για την αποθήκευση δεδομένων, εικόνες, κοινωνικά δίκτυα, άρθρα εφημερίδων, περιεχόμενο ερευνών, εφαρμογές για έξυπνα κινητά)

3ο. Οι στόχοι της εσωτερικής επικοινωνίας κυρίως είναι:

• Ενημέρωση για την εμπλοκή των εργαζομένων, τους στόχους και τα καθήκοντά τους
• Ανύψωση του ηθικού και ενίσχυση της καλής πίστης
• Ενδυνάμωση της ταυτότητας, κουλτούρας, οράματος και αξιών της εταιρίας
• Ενίσχυση της συμμετοχής των εργαζομένων με σκοπό την αξιοποίηση των γνώσεων και των ιδεών τους
• Διαμόρφωση διαδικασιών, στάσεων και συμπεριφορών για αύξηση της παραγωγικότητας και της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών
• Βελτίωση του οργανωσιακού κλίματος και παρακίνηση
• Εγκαθίδρυση, ενίσχυση και βελτίωση σχέσεων εμπιστοσύνης και συνεργασίας
• Αλληλοκατανόηση
• Συμπεριφορά εργαζομένων
• Ανάπτυξη νέων τεχνολογιών και τομέων
• Ανατροφοδότηση απόδοσης και εργασιακής εξέλιξης εργαζομένων
• Απόδοση εταιρίας (πρόοδος εταιρίας σε σχέση με το πλάνο και θέση της ως προς τους ανταγωνιστές, μετρήσεις)

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε να διαμορφώσουμε τους στόχους μας με κριτήρια S.M.A.R.T (Specific = συγκεκριμένος, Measurable = μετρήσιμος, Attainable = εφικτός, Realistic = ρεαλιστικός, Timely = χρονικά προσδιορισμένος)

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο έλεγχος της εσωτερικής επικοινωνίας είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Η διοίκηση οφείλει να έχει πλήρη αντίληψη της κατάστασης, προκειμένου να μπορεί να επιληφθεί αμέσως, σε περιπτώσεις που απαιτούνται διορθώσεις για πράξεις ή παραλήψεις στελεχών. Άλλωστε, η πρόληψη είναι καλύτερη από τη θεραπεία. Η άμεση ανατροφοδότηση μέσω ενός αντικειμενικού, εμπιστευτικού και ανώνυμου μηχανισμού μπορεί να προβεί ιδιαίτερα παραγωγικός.

4ο. Τα χαρακτηριστικά της καλής εσωτερικής επικοινωνίας είναι:

• Κατανοητή / Ξεκάθαρη
• Αξιόπιστη
• Σύντομη
• Κατάλληλη
• Δομημένη
• Διακινείται στον κατάλληλο χρόνο

5ο. Εργαλεία ενθάρρυνσης- υποστήριξης της καλής επικοινωνίας:

• Συναντήσεις ομάδων
• Κουτί προτάσεων
• Άλλα (ερωτηματολόγια εργαζομένων, συμβούλια, συναντήσεις, συνεντεύξεις, ανοιχτές πόρτες, αξιοποίηση των εταιρικών μέσων μεταφοράς από και προς την εργασία κ.α)
• Συζητήσεις εντός του ηλεκτρονικού εσωτερικού εταιρικού δικτύου (intranet)
• Δια ζώσης ανοιχτές συζητήσεις με υψηλά στην ιεραρχία στελέχη, με δυνατότητα υποβολής ερωτήσεων και άμεσης απάντησή τους
• Υποστήριξη ανθρώπινου δυναμικού
• Αξιοποίηση του χρόνου λήψης γευμάτων
• Αναγνώριση και εορτασμός επιδόσεων ομάδων και ατόμων (εβδομάδα αριστείας)
• Μηνιαίες συναντήσεις όλου του προσωπικού
• Κυκλική εβδομαδιαία επικαιροποίηση παλαιών αποφάσεων, διαδικασιών και μεθόδων
• Ίση προσοχή στην επικοινωνία, χωρίς αποκλεισμούς
• Άμεση και έγκαιρη παρουσίαση εφαρμοζόμενων στρατηγικών
• Δημιουργία πλάνου επικοινωνίας με συγκεκριμένο θέμα, σκοπό, συχνότητα/ διάρκεια, επικοινωνία με ομάδες στόχο ή ενδιαφερόμενους και μέθοδο επικοινωνίας

Η σωστή διαμόρφωση της εσωτερικής επικοινωνίας θα συντελέσει στην αποδοτική λειτουργίας της εταιρίας. Μην περιμένετε. Διαμορφώστε την τώρα, αξιοποιώντας τον καμβά οργάνωσης τυπικής εσωτερικής επικοινωνίας που βλέπετε παρακάτω (δεξί κλικ -> Αποθήκευση ως):