Ανάλυση απαιτήσεων & επιχειρηματικών αναγκών: Τα θεμέλια της υλοποίησης

Κάθε νέα δραστηριότητα, κάθε νέο προϊόν, κάθε νέο έργο στο χώρο εργασίας δημιουργείται ως απόκριση σε μια επιχειρηματική ανάγκη. Ωστόσο, συχνά βρισκόμαστε σε καταστάσεις όπου, παρά το γεγονός ότι δαπανούνται χρόνος και πόροι, υπάρχει μια αναντιστοιχία μεταξύ αυτού που έχει σχεδιαστεί και του τι πραγματικά χρειάζεται.

Μήπως ένας πελάτης παραπονέθηκε ότι αυτό που παραδώσατε δεν είναι αυτό που είχε φανταστεί; Μήπως κάποιος άλλαξε άποψη σχετικά με το παραδοτέο, όταν ήσασταν στα μισά του δρόμου ενός έργου; Είχατε αντικρουόμενες απαιτήσεις από πολλούς πελάτες; Και έχετε λάβει νέες απαιτήσεις αμέσως μόλις σκέφτεστε ότι ολοκληρώσατε τη δημιουργία ενός προϊόντος;

Μια εστιασμένη και λεπτομερής ανάλυση επιχειρησιακών αναγκών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τέτοια προβλήματα. Αυτή είναι η διαδικασία ανεύρεσης, ανάλυσης, οριοθέτησης και τεκμηρίωσης των απαιτήσεων που σχετίζονται με έναν συγκεκριμένο επιχειρησιακό στόχο. Και είναι η διαδικασία με την οποία προσδιορίζετε με σαφήνεια και ακρίβεια το αντικείμενο του έργου, έτσι ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε τα χρονοδιαγράμματα και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή του.

Θυμηθείτε: για να πάρετε αυτό που θέλετε, πρέπει να το ορίσετε με ακρίβεια τι θέλετε - και μια καλή ανάλυση επιχειρησιακών αναγκών σας βοηθά να επιτύχετε αυτόν τον στόχο. Σας οδηγεί στην καλύτερη κατανόηση των επιχειρησιακών αναγκών και σας βοηθά να τα κατατάξετε σε λεπτομερείς, συγκεκριμένες απαιτήσεις τις οποίες όλοι οι ενδιαφερόμενοι συμφωνούν. Επιπλέον, είναι συνήθως πολύ γρηγορότερο και φθηνότερο να διορθώσετε ένα πρόβλημα ή παρανόηση στο στάδιο της ανάλυσης από ότι όταν παραδοθεί το «τελικό προϊόν».

Πολλοί οργανισμοί έχουν ήδη καθιερώσει διαδικασίες και μεθοδολογίες για τη διεξαγωγή αναλύσεων επιχειρησιακών απαιτήσεων, οι οποίες μπορεί να έχουν βελτιστοποιηθεί ειδικά για αυτόν τον οργανισμό ή τον κλάδο. Φροντίστε να λάβετε υπόψη και τα παρακάτω σημεία:

1. Προσδιορίστε τους κυριότερους ενδιαφερόμενους

Προσδιορίστε τους βασικούς ανθρώπους που θα επηρεαστούν από το έργο. Ξεκινήστε ξεχωρίζοντας ακριβώς ποιος είναι ο αποδέκτης του έργου. Αυτός μπορεί να είναι ένας εσωτερικός ή εξωτερικός πελάτης. Είτε έτσι είτε αλλιώς, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος έχει τον τελευταίο λόγο για το τι θα συμπεριληφθεί στο πεδίο εφαρμογής του έργου και τι όχι.

Στη συνέχεια, προσδιορίστε ποιος θα χρησιμοποιήσει τη λύση, το προϊόν ή την υπηρεσία. Αυτοί είναι οι τελικοί χρήστες σας. Το σχέδιό σας προορίζεται να καλύψει τις ανάγκες του, οπότε πρέπει να εξετάσετε τις εισροές του.

2. Συλλογή απαιτήσεων φορέων

Ρωτήστε καθένα από τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη ή ομάδες ενδιαφερομένων για τις απαιτήσεις τους από το νέο προϊόν ή υπηρεσία. Τι θέλουν και αναμένουν από αυτό το έργο; Θυμηθείτε, κάθε άτομο θεωρεί το έργο από την προσωπική του προοπτική. Πρέπει να κατανοήσετε αυτές τις διαφορετικές οπτικές και να συγκεντρώσετε τις διαφορετικές απαιτήσεις για να δημιουργήσετε μια πλήρη εικόνα του τι πρέπει να επιτύχει το έργο.

Κατά τη συνέντευξη των ενδιαφερομένων, να είστε σαφείς σχετικά με το βασικό αντικείμενο του έργου και να συνεχίζετε τις συζητήσεις σας μέσα σε αυτό. Διαφορετικά, οι τελικοί χρήστες ενδέχεται να μπουν στον πειρασμό να περιγράψουν όλα τα είδη λειτουργιών που το σχέδιό σας δεν είχε ποτέ σχεδιαστεί να παρέχει. Αν οι χρήστες έχουν διατυπώσει λεπτομερώς αυτές τις επιθυμίες, μπορεί να απογοητευθούν όταν δεν περιλαμβάνονται στις τελικές προδιαγραφές.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους για να κατανοήσετε και να καταγράψετε αυτές τις απαιτήσεις. 

• Χρήση συνεντεύξεων με τους ενδιαφερομένους: Συζήτηση με κάθε ενδιαφερόμενο ή τελικό χρήστη ξεχωριστά. Αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε τις συγκεκριμένες απόψεις και τις ανάγκες κάθε ατόμου.
• Χρήση κοινών συνεντεύξεων ή ομάδων εστίασης: Διεξαγωγή εργαστηρίων ομάδων. Αυτό σας βοηθά να κατανοήσετε τον τρόπο ροής πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ή τμημάτων και να διασφαλίσετε την ομαλή διαχείριση των χειρισμών. Όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις δύο μεθόδους, είναι καλή ιδέα να συνεχίσετε να ρωτάτε «γιατί;» για κάθε απαίτηση. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να εξαλείψετε ανεπιθύμητες ή άσκοπες απαιτήσεις, ώστε να μπορείτε να αναπτύξετε μια λίστα με τα πιο κρίσιμα ζητήματα.
• Χρήση «περιπτώσεων χρήσης»: Αυτή η τεχνική που βασίζεται σε σενάρια σάς επιτρέπει να περνάτε από όλο το σύστημα ή τη διαδικασία, βήμα προς βήμα, ως χρήστη. Σας βοηθά να καταλάβετε πώς θα λειτουργούσε το σύστημα ή η υπηρεσία. Αυτή είναι μια πολύ καλή τεχνική για τη συλλογή λειτουργικών απαιτήσεων, αλλά μπορεί να χρειαστείτε πολλαπλές "περιπτώσεις χρήσης" για να κατανοήσετε τη λειτουργικότητα ολόκληρου του συστήματος.

3. Κατηγοριοποιήστε τις απαιτήσεις

Για να διευκολύνετε την ανάλυση, εξετάστε την ομαδοποίηση των απαιτήσεων σε αυτές τις τέσσερις κατηγορίες:

• Λειτουργικές απαιτήσεις - Αυτές καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας ενός προϊόντος / υπηρεσίας / λύσης από την οπτική γωνία του τελικού χρήστη. Περιγράφουν τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες με τις οποίες ο τελικός χρήστης θα αλληλεπιδρά άμεσα.
• Επιχειρησιακές απαιτήσεις - Αυτές ορίζουν λειτουργίες που πρέπει να εκτελούνται στο παρασκήνιο για να παραμείνουν σε λειτουργία το προϊόν ή η διαδικασία για μια χρονική περίοδο.
• Τεχνικές απαιτήσεις - Αυτές καθορίζουν τα τεχνικά ζητήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την επιτυχή εφαρμογή της διαδικασίας ή τη δημιουργία του προϊόντος.
• Μεταβατικές απαιτήσεις - Αυτά είναι τα βήματα που απαιτούνται για την ομαλή υλοποίηση του νέου προϊόντος ή της διαδικασίας.

Για να ερμηνεύσετε τις απαιτήσεις, κάντε τα εξής:

• Καθορίστε επακριβώς τις απαιτήσεις.

Βεβαιωθείτε ότι οι απαιτήσεις: 

• Δεν είναι διφορούμενες ή αόριστες.
• Είναι σαφώς διατυπωμένες.
• Είναι επαρκώς λεπτομερές ώστε όλα να είναι γνωστά. (Η υπερχείλιση των έργων και τα προβλήματα προέρχονται συνήθως από άγνωστα που δεν έχουν εντοπιστεί ή έχουν αναλυθεί επαρκώς).

• Προτεραιότητα στις απαιτήσεις: Αν και πολλές απαιτήσεις είναι σημαντικές, ορισμένες είναι πιο σημαντικές από άλλες και οι προϋπολογισμοί είναι συνήθως περιορισμένοι. Ως εκ τούτου, προσδιορίστε ποιες απαιτήσεις είναι οι πιο κρίσιμες και ποιες είναι απλά επιθυμητές.
• Αναλύστε τον αντίκτυπο της αλλαγής: Πραγματοποιήστε μια Ανάλυση Επιπτώσεων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πλήρως τις συνέπειες που θα έχει το έργο σας στις υφιστάμενες διαδικασίες, προϊόντα και ανθρώπους.
• Επίλυση αντικρουόμενων ζητημάτων: Καθίστε μαζί με τους κύριους ενδιαφερόμενους και επιλύστε τυχόν προβλήματα που σχετίζονται με απαιτήσεις. Ενδεχομένως να βρείτε την Ανάλυση Σενάριων χρήσιμη για να γίνει αυτό, καθώς θα επιτρέψει σε όλους τους εμπλεκόμενους να διερευνήσουν πώς το προτεινόμενο έργο θα μπορούσε να λειτουργήσει σε διάφορα πιθανά θέματα που προκύψουν "μελλοντικά".
• Αναλύστε τη σκοπιμότητα: Προσδιορίστε πόσο αξιόπιστο και εύκολο στη χρήση νέο προϊόν ή σύστημα θα είναι. Μια λεπτομερής ανάλυση μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό τυχόν σημαντικών προβλημάτων.

Μόλις αναλύσετε τα πάντα, παρουσιάστε τα βασικά σας αποτελέσματα και μια λεπτομερή αναφορά των επιχειρηματικών αναγκών. Αυτό πρέπει να είναι ένα γραπτό έγγραφο.

4. Τελική Φάση

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει τη συμφωνία των βασικών ενδιαφερομένων ή εκπροσώπων των βασικών ομάδων ενδιαφερομένων, λέγοντας ότι οι απαιτήσεις που παρουσιάζονται αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τις ανάγκες τους. Αυτή η επίσημη δέσμευση θα διαδραματίσει σημαντικό ρόλο για να εξασφαλίσει ότι το έργο δεν θα υποφέρει αργότερα από το πεδίο εφαρμογής.