3 τρόποι για να αυξήσετε άμεσα τον έλεγχο στην επιχείρησή σας

Είναι γεγονός ότι δε μπορούμε να ελέγξουμε τα πάντα στην επιχείρησή μας γιατί υπάρχουν αμέτρητοι παράγοντες που την επηρεάζουν καθημερινά. Σε κάποιους από αυτούς μπορούμε να ασκήσουμε έλεγχο σε κάποιους άλλους, όχι. Μπορούμε όμως να συμφωνήσουμε στο εξής: Όσο μειώνουμε τις απρόβλεπτες καταστάσεις, τόσο περισσότερο είμαστε σε θέση να κάνουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε και όχι αυτό που προκύπτει κάθε φορά.

Για να έχουμε τα αποτελέσματα που θέλουμε, πρέπει να ασκούμε τον κατάλληλο έλεγχο στη διαδικασία παραγωγής τους.  Έλεγχο σε ποιότητα και σε ποσότητα. Διαφορετικά, επιτρέπουμε να εισχωρήσουν άλλοι παράγοντες όπως τύχη, μοίρα, οικονομική κρίση, κυβέρνηση, άνθρωπος, ανταγωνισμός κ.ά. στο “τιμόνι” της επιχείρησής μας.

Ένας από τους ορισμούς της λέξης “έλεγχος” στο λεξικό είναι: η δυνατότητα χειρισμού μηχανής, συσκευής ή οχήματος κατά τρόπον τέτοιο ώστε να ελέγχεται ο τρόπος λειτουργίας, η κίνησή του κ.λπ.  Τώρα, όπου μηχανή, συσκευή ή οχήματος, προσθέστε τη λέξη επιχείρηση. Για να συμβεί αυτό, πρέπει να είμαστε σε θέση να εξετάζουμε, ερευνούμε, αξιολογούμε, καθοδηγούμε και βεβαίως, να πειθαρχούμε για να βελτιώνουμε τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής μας και την πορεία της. 

Ως επιχειρηματίες, θέλουμε να έχουμε όσο το δυνατό περισσότερο έλεγχο στην επιχείρησή μας και στους ανθρώπους μας, στο τι κάνουν, πώς και πότε το κάνουν, ώστε να είμαστε σε θέση να προγραμματίζουμε και να αξιολογούμε τις ενέργειές μας και να πετυχαίνουμε τους στόχους μας για ανάπτυξη.

Έχοντας συμβουλεύσει αρκετές επιχειρήσεις στην Ελλάδα και το εξωτερικό, παραθέτουμε 3 βασικούς τομείς σε μια επιχείρηση, στους οποίους, -αν ασκήσετε καλύτερο έλεγχο-, θα δείτε σημαντικές βελτιώσεις στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.

Ας δούμε, λοιπόν, ποιοι είναι αυτοί οι τομείς και από πού πρέπει να ξεκινήσετε για να αποκτήσετε καλύτερο έλεγχο και καλύτερα αποτελέσματα:

Οι άνθρωποί σας.

Πώς επιλέγουμε προσωπικό, πώς το αξιολογούμε ώστε να βάλουμε τον κατάλληλο άνθρωπο στην κατάλληλη θέση; Επιλέξτε ικανούς και παραγωγικούς ανθρώπους. Δημιουργήστε μια σταθερή, αποτελεσματική και αντικειμενική διαδικασία προσλήψεων και αξιολόγησης προσωπικού. Είτε την εκπαίδευση την κάνετε εσείς, είτε απευθύνεστε σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη. Σε κάθε περίπτωση, μην το αφήσετε στην τύχη. Όλα ξεκινούν από τους ανθρώπους που έχουμε στο περιβάλλον μας. Είναι ικανοί; Δίνουμε λιγότερη προσοχή σε αυτούς και περισσότερη σε αυτούς που μας δίνουν χρήματα για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που τους προσφέρουμε. Νιώθουμε βεβαιότητα ότι θα κάνουν τη δουλειά τους. Δεν συμβαίνει αυτό. Είμαστε αναγκασμένοι να έχουμε την προσοχή μας όχι μόνο σε αυτά που έχουμε να κάνουμε εκεί έξω αλλά, δυστυχώς, και σε αυτούς, για το αν θα κάνουν την δουλειά τους και τι προβλήματα μπορεί να προκύψουν. Όσον αφορά στο ήδη υπάρχον προσωπικό, καταλαβαίνετε ότι και αυτό είναι βασικό να αξιολογηθεί για να εντοπίσουμε σε τι χρειάζεται βελτίωση και ενδυνάμωση και πώς να το βοηθήσουμε να κάνει καλύτερα τη δουλειά του.

Δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο οργανόγραμμα το οποίο θα το δείξετε στον κάθε εργαζόμενο.

Ποια είναι τα τμήματα της επιχείρησης, ποιος είναι ο επικεφαλής, τι κάνει ο καθένας. Είναι βασικό να ξέρει ο κάθε ένας που εργάζεται σε εσάς τι ακριβώς κάνει, πώς και πότε το κάνει, ποια είναι η ροή στην επιχείρησή σας, των ανθρώπων, των ενεργειών και των διαδικασιών. Επίσης, πρέπει να γνωρίζει και τι κάνουν οι υπόλοιποι ώστε να έχει μια πλήρη κατανόηση για την επιχείρηση και για το κάθε τμήμα της. Το οργανόγραμμα, επαναλαμβάνουμε, δεν αφορά μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Όσο μικρότερη είναι μια επιχείρηση, τόσο περισσότερο επιτακτική είναι η ανάγκη για ύπαρξη ενός ενημερωμένου οργανογράμματος για να μην κάνουν όλοι όλα και τελικά κανείς κάτι ολοκληρωμένο. Και βεβαίως, δεν το φτιάχνουμε για να υπάρχει σε ένα αρχείο στο laptop. Το δίνουμε να το διαβάσει και να το κατανοήσει ο εργαζόμενος. Καταρχήν, για όσα αφορούν στον ίδιο αλλά και για να προφυλάξουμε και τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας μας από να τους αποσπά την προσοχή.

Δημιουργήστε ένα αντικειμενικό σύστημα μέτρησης παραγωγικότητας για κάθε εργαζόμενο.

Δεν πληρώνετε κόσμο για να δουλεύει οκτάωρο αλλά για να φέρνει αποτελέσματα. Ο καθένας στη θέση που έχει αναλάβει, πρέπει να έχει συγκεκριμένα αποτελέσματα που οφείλει να πετύχει. Ποια είναι αυτά;

Ονομάστε τα αποτελέσματα συγκεκριμένα. Για όλους. Όλα αυτά πρέπει να εκφράζονται σε στατιστικές και να μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι για να ενημερώνονται. Είναι δική σας υποχρέωση και καθήκον να επικοινωνήσετε σε κάθε εργαζόμενο τη δική/ες του στατιστική/ές ώστε να είναι ξεκάθαρο αυτό που πρέπει να κάνει, για να συνεχίσει να εργάζεται στην επιχείρησή σας.

Το ότι υπάρχουν αρκετοί παράγοντες που δεν είναι στο χέρι μας να προβλέψουμε και κατ’ επέκταση να ελέγξουμε, δε σημαίνει και δε δικαιολογεί το ότι δε μπορούμε να επιτύχουμε υψηλότερα επίπεδα λειτουργίας και αποτελεσματικότητας στην επιχείρησή μας. Ασκήστε καλύτερο έλεγχο σε ποιότητα και ποσότητα στις διαδικασίες της, τους ανθρώπους της και την επιχείρησή σας, συνολικά. Βάλτε σε εφαρμογή τα παραπάνω 3 σημεία και να είστε σίγουροι ότι η πορεία της επιχείρησής σας θα βελτιωθεί σημαντικά.

Καλή επιτυχία!