"Η Επαγγελματίας (Executive Assistant) Γραμματεύς" από το Πανεπιστήμιο Πειραιά

Η θέση της γραμματέως – Personal ή Administrative Assistant στο οργανόγραμμα της επιχείρησης συνήθως βρίσκεται παραπλεύρως της θέσης του προϊσταμένου της. Η γραμματεύς στον 21ο αιώνα δεν ασκεί μόνο καθήκοντα απλής δακτυλογραφίας, αρχειοθέτησης και διεκπεραίωσης κάποιων βασικών στοιχείων ή εγγράφων για λογαριασμό του προϊσταμένου της ή των διευθυντών στους οποίους αναφέρεται. Αντίθετα, χειρίζεται περισσότερα και πολύ πιο υπεύθυνα θέματα και καλύπτει πολλούς τομείς στο χώρο της εργασίας. Σκοπός του προγράμματος είναι να καταδείξει πως μπορούν οι επιχειρήσεις ή οι οργανισμοί να αξιοποιήσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις διοικητικές και τις οργανωτικές ικανότητες των γραμματέων τους τις οποίες είχαν αγνοήσει στο παρελθόν. Σήμερα, οι γραμματείς έχουν πολλές γνώσεις, δεξιότητες, ικανότητες και συμπεριφορές σε σχέση με το παρελθόν.

Σε ποιους απευθύνεται το σεμινάριο;

Το σεμινάριο αυτό απευθύνεται:

• Στις Executive Assistants
• Στις Executive Secretaries και
• Στις Administrative assistants.

Μαθησιακά Αποτελέσματα /Σκοπιμότητα

Με την παρακολούθηση του προγράμματος αυτού οι συμμετέχοντες θα έχουν την ευκαιρία να μάθουν να βάζουν και να επιτυγχάνουν τους προσωπικούς τους στόχους σε προσωπικό και επαγγελματικό επίπεδο. Θα αναπτύξουν σε σημαντικό βαθμό τις επικοινωνιακές τους δεξιότητες και θα βελτιώσουν τις διαπραγματευτικές τους δεξιότητες ώστε να καταλήγουν σε win-win καταστάσεις.

Επίσης, θα αντιληφθούν την σημασία της κοινωνικής υπευθυνότητας και της ηθικής έναντι του εαυτού τους και των άλλων. Θα είναι σε θέση να ενταχθούν σε ομάδες ώστε να αναπτυχθεί η ομαδική εργασία και η συνεργασία στον εργασιακό τους χώρο. Θα κατανοήσουν τη σημασία της ευελιξίας, της αιτιολόγησης των ενεργειών τους και θα αξιοποιήσουν στο μέγιστο δυνατό βαθμό την κριτική τους σκέψη και τις δεξιότητες της επίλυσης προβλημάτων και της λήψης των αποφάσεων. Η αναλυτική τους σκέψη καθώς και η δημιουργικότητά τους αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά.

Τέλος, θα βελτιώσουν τη μνήμη τους, θα προσέρχονται οργανωμένοι από κάθε άποψη στις συσκέψεις που θα καλούνται να συμμετέχουν, θα κάνουν καλή διαχείριση του χρόνου τους, θα μάθουν να συνεργάζονται με το εργασιακό άγχος και το σημαντικότερο: θα κτίσουν την αυτοεκτίμησή τους και την αυτοπεποίθησή τους.

Περιγραφή

• Το οικονομικό περιβάλλον αλλάζει. Οι δεξιότητες που απαιτούνται σήμερα. Η διοίκηση (management) σήμερα. Τα διοικητικά στελέχη και οι διευθυντές. Οι ρόλοι των διευθυντών. Τα 6 στυλ του management. Ο Διευθυντής του 2022!
• Managing your boss. Ο χώρος εργασίας, το γραφείο και ο ρόλος της Γραμματέως σήμερα. Η θέση της στο οργανόγραμμα. Η γραμματειακή λειτουργία. Οι χρονοκλέπτες της γραμματέως. Ο χειρισμός των παραπόνων. Η αξιολόγηση του συστήματος αρχειοθέτησης. Το πρόγραμμα στόχων αυτοαξιολόγησης.
• Πως θα τα καταφέρω ως γραμματεύς; Ο σχεδιασμός και η οργάνωση του γραφείου. Η ανάπτυξη οργανωτικών δεξιοτήτων. Η κατάστρωση ενός επαγγελματικού σχεδίου. Τα μη και τα πρέπει στον εργασιακό χώρο. Μελέτη περίπτωσης.
• Η αλληλογραφία και τα τηλεφωνήματα. Η διαχείριση της ροής των πληροφοριών. Πως απαντάμε στο τηλέφωνο; Το τηλέφωνο: Εχθρός ή Φίλος; Λάθη που γίνονται στην τηλεφωνική συνομιλία. Η Εμπορική Αλληλογραφία: Επιστολές, Faxes, E-mails, κ.λπ.
• Δημόσιες Σχέσεις. Δημιουργία και διατήρηση καλών εργασιακών σχέσεων. 4 κανόνες χειρισμού των παραπόνων. Αρμοδιότητες οικονομικού περιεχομένου. Αυτοματισμός γραφείου. Η οργάνωση ταξιδιών και συσκέψεων. Η δημιουργία επαγγελματικού προφίλ. Δεξιότητες που επιθυμεί ο διευθυντής σήμερα. Η διαδικασία της επικοινωνίας. Η ενεργός ακρόαση.
• Η δημιουργία ευνοϊκού κλίματος για τον επισκέπτη. Εμπόδια και φίλτρα στην επικοινωνία. Η γλώσσα του σώματος. Η μετάδοση μηνυμάτων με τη βοήθεια του σώματος. Η Συναισθηματική Νοημοσύνη.
• Η ανάθεση εργασιών από την πλευρά της γραμματέως. Το άγχος στο χώρο της εργασίας. Η διαχείριση του άγχους. Η θετική σκέψη. Η αυτοπεποίθηση της γραμματέως. Μελέτη περίπτωσης.
• Τα παράπονα και οι προσαρμογές. Τα προβλήματα και η λύση τους. Οι Εσωτερικές Εγκύκλιοι. Οι εκθέσεις και οι αναφορές. Η σύνταξη μιας καλής επιστολής. Η προσευχή της γραμματέως.

Διάρκεια - Αιτήσεις

Η διάρκεια του σεμιναρίου είναι 2 μήνες. Οι αιτήσεις συμμετοχής υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω της ιστοσελίδας του Προγράμματος elearning.xrh.unipi.gr.

Δείτε όλα τα σεμινάρια του Προγράμματος εδώ.

Το Πρόγραμμα

Τo Πρόγραμμα λειτουργεί από το 2008, έχει εκπαιδεύσει περίπου 12.000 συμμετέχοντες, ενώ πάνω από 400 εταιρίες και φορείς το έχουν επιλέξει για την εκπαίδευση εργαζομένων τους.

Βασικά χαρακτηριστικά

• Εξειδικευμένη γνώση σε επίκαιρα και σύγχρονα εκπαιδευτικά αντικείμενα από έμπειρους διδάσκοντες μέσω φιλικού και εύχρηστου περιβάλλοντος εργασίας
• Ψηφιακό υλικό διαθέσιμο οποιαδήποτε στιγμή στη πλατφόρμα ασύγχρονης εκπαίδευσης (ακόμα και μετά τη λήξη του σεμιναρίου)
• Χορήγηση Πιστοποιητικού Επιμόρφωσης με πιστωτικές μονάδες ECVET (για σεμινάρια ή προγράμματα άνω των 50 ωρών)
• Υψηλοί δείκτες ικανοποίησης από τους αποφοίτους μας που αξιολόγησαν την εκπαιδευτική διαδικασία και την υποστήριξη κατά τη διάρκεια της παρακολούθησης
• Έναρξη τμημάτων 3-4 φόρες ανά ακαδημαϊκό έτος και ευελιξία ολοκλήρωσης της on line εξέτασης εντός έτους από την εγγραφή
• Δυνατότητα αποπληρωμής των διδάκτρων σε μηνιαίες δόσεις και καταβολή μειωμένων διδάκτρων σε συγκεκριμένες ομάδες
• Δυνατότητα παρακολούθησης μεμονωμένων σεμιναρίων (εκπαιδευτικών ενοτήτων) ή προγράμματος (ομάδας σεμιναρίων)

Προαπαιτούμενα

Το Πρόγραμμα δέχεται αιτήσεις από Πτυχιούχους και φοιτητές όλων των ΑΕΙ και ΑΤΕΙ της ημεδαπής και της αλλοδαπής και Αποφοίτους δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης με εμπειρία στο γνωστικό αντικείμενο. Σε περίπτωση που υπάρχουν προαπαιτούμενες γνώσεις για την παρακολούθηση κάποιας εκπαιδευτικής ενότητας αυτές αναγράφονται στο αντίστοιχο syllabus στην ιστοσελίδα του Προγράμματος.

Τρόπος Παρακολούθησης

To Πρόγραμμα καταργεί χωροχρονικά όρια και παρέχει ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης σε όλους, ανεξαρτήτως περιοχής κατοικίας και καθημερινών υποχρεώσεων, αφού δίνει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες να το παρακολουθούν από οπουδήποτε και οποιαδήποτε στιγμή έχουν ελεύθερο χρόνο, αρκεί να έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο. Η παρακολούθηση γίνεται αποκλειστικά από το Διαδίκτυο μέσω απλού εκπαιδευτικού λογισμικού (πλατφόρμα ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης). Το περιβάλλον εργασίας στην πλατφόρμα ασύγχρονης εκπαίδευσης είναι πολύ φιλικό και εύχρηστο, ώστε να διευκολύνει τη μελέτη, ενώ παρέχεται ψηφιακό εκπαιδευτικό υλικό και συνεχής εκπαιδευτική υποστήριξη. Το εκπαιδευτικό υλικό όλων των εκπαιδευτικών ενοτήτων περιλαμβάνει ηλεκτρονικές σημειώσεις με θεωρία και παραδείγματα τα οποία είναι σε μορφή pdf με δυνατότητα αποθήκευσης και εκτύπωσης, ώστε να είναι εφικτή η μελέτη και offline. Σε κάποιες από τις εκπαιδευτικές ενότητες είναι διαθέσιμα και video διαλέξεων, τα οποία δεν μπορεί ο συμμετέχοντας να αποθηκεύσει αλλά μόνο να παρακολουθήσει on line συνδεδεμένος με την πλατφόρμα όσες φορές το επιθυμεί.

Τρόπος Εξέτασης - Τίτλοι Σπουδών

Μετά την επιτυχή παρακολούθηση μιας εκπαιδευτικής ενότητας χορηγείται Πιστοποιητικό Επιμόρφωσης ή Βεβαίωση Επιτυχούς Παρακολούθησης από το Κέντρο Επιμόρφωσης και Δια Βίου Μάθησης του Πανεπιστημίου Πειραιώς.

• Πιστοποιητικό Επιμόρφωσης, εφόσον η διάρκεια παρακολούθησης της εκπαιδευτικής ενότητας είναι τουλάχιστον 50 ώρες. Στο Πιστοποιητικό Επιμόρφωσης αναγράφεται η διάρκεια σε ώρες και οι μονάδες ECVET (1 μονάδα ανά 25 ώρες).

• Βεβαίωση Επιτυχούς Παρακολούθησης, εφόσον η διάρκεια παρακολούθησης της εκπαιδευτικής ενότητας είναι λιγότερο από 50 ώρες. Στη Βεβαίωση Επιτυχούς Παρακολούθησης αναγράφεται μόνο η διάρκεια παρακολούθησης χωρίς μονάδες ECVET.

Ο Οδηγός Σπουδών αποτελείται από εκπαιδευτικές ενότητες-σεμινάρια που εντάσσονται σε επιμέρους προγράμματα. Τίτλος Σπουδών χορηγείται με την ολοκλήρωση κάθε εκπαιδευτικής ενότητας, αλλά και κατόπιν επιτυχούς ολοκλήρωσης τουλάχιστον δύο εκπαιδευτικών ενοτήτων ίδιου προγράμματος.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία οι ενδιαφερόμενοι ή οι σπουδαστές του Προγράμματος μπορούν να επικοινωνούν στο email learnxrh@unipi.gr ή στα τηλέφωνα 6949476064 και 6942262930.