Παραγωγική εργασία, 8 απλές συμβουλές!

Τα ασφυκτικά deadlines, οι εκκρεμότητες που μας αναγκάζουν να επεκτείνουμε τον χρόνο εργασίας, οι απαιτήσεις των πελατών που χρήζουν άμεσης ανταπόκρισης, οι ανάγκες των συναδέλφων, η καθοδήγηση των υφισταμένων και πολλά άλλα συχνά μας δημιουργούν άγχος και εμποδίζουν τελικά την παραγωγικότητά μας.

Ας δούμε λοιπόν πως μπορούμε να τα προλάβουμε όλα αυτά και να έχουμε μια γρήγορη, ευχάριστη και παραγωγική εργασία.

1. Λίστα εργασιών

Ναι, το ξέρω πως η λίστα εργασιών ακούγεται αρκετά κλισέ, στην πραγματικότητα όμως είναι ένας εξαιρετικός σύμβουλος οργάνωσης. Η λίστα εργασιών μπορεί να είναι είτε καθημερινή είτε εβδομαδιαία, ανάλογα με το τι εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες μας. Κάθε Παρασκευή, πριν φύγετε από τη δουλειά, αφιερώστε 15 λεπτά, προκειμένου να συγκεντρώσετε τις εκκρεμότητες της νέας εβδομάδας. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε επιτύχει τρία σημαντικά πράγματα. Πρώτον, δεν θα σας έχει ξεφύγει κάτι. Ακόμα και αν κάτι δεν το προλάβατε, θα ξέρετε ότι έχει προτεραιότητα την επόμενη εβδομάδα, ώστε να μην καθυστερήσει περαιτέρω. Δεύτερον, κάθε μέρα δεν θα χρειάζεστε χρόνο για να οργανωθείτε ή να σκεφτείτε το τι έχετε να κάνετε, αφού θα τα έχετε όλα καταγεγραμμένα μπροστά σας. Τρίτον, φεύγοντας την Παρασκευή από το γραφείο, θα είστε πιο ήσυχοι και ήρεμοι γιατί θα ξέρετε ότι δεν αφήσατε πίσω σας χάος, αλλά ένα πρόγραμμα, που εσείς οι ίδιοι δημιουργήσατε.

2. Διαχωρισμός σε είδη εργασιών

Η εργασιακή μας καθημερινότητα απαρτίζεται από πολλές και διαφορετικές εργασίες. Εργασίες, που απαιτούν μεγάλη συγκέντρωση (συγγραφή κειμένων, προτάσεων, παρουσιάσεων κλπ). Εργασίες που απαιτούν την επικοινωνία με τρίτους (συναδέλφους, συνεργάτες, πελάτες) και εργασίες ρουτίνας, που απλά χρειάζονται διεκπεραίωση. Ανάλογα με τι σας εξυπηρετεί και τι είναι πιο λειτουργικό για το περιβάλλον σας, θα μπορούσατε να χωρίσετε την κάθε μέρα σε ζώνες εργασίας. Για παράδειγμα ζώνη υψηλής νοητικής συγκέντρωσης, ζώνη δημιουργικής σκέψης, ζώνη επικοινωνίας και ζώνη διεκπεραίωσης. Το σε ποιες ώρες της ημέρας θα εντάξετε την κάθε ζώνη, εξαρτάται καθαρά από εσάς. Υπάρχουν άνθρωποι, που προτιμούν το πρωί, με καθαρό μυαλό, να γράφουν τις προτάσεις που εκκρεμούν. Αντίθετα, κάποιοι άλλοι προτιμούν να αρχίζουν τη μέρα τους με ραντεβού και συναντήσεις. Το τι επιλογές θα κάνετε είναι δική σας υπόθεση. Το βασικό είναι οι επιλογές σας να εξυπηρετούν κατά τον καλύτερο τρόπο τις ανάγκες σας, χωρίς να χάνεστε μέσα στη μέρα.

3. Εστίαση σε συγκεκριμένη εργασία

Το multitasking είναι μια δεξιότητα αρκετά fancy, όχι όμως πάντα λειτουργική. Το να θέλουμε να συντάξουμε μια παρουσίαση και ταυτόχρονα να απαντάμε σε email ή να δεχόμαστε κλήσεις, πραγματικά δεν ξέρω πόσο πολύ θα μας βοηθούσε. Ίσως να ήταν καλύτερα αν ακολουθούσαμε το one task at a time. Για μία ώρα, μπορούμε να κλείσουμε το Outlook, να βάλουμε σε σίγαση το κινητό μας και να εστιάσουμε σε αυτό που πρέπει να γράψουμε, χωρίς να διακόπτει τίποτε τον ειρμό μας.

4. Ώρα για διάλειμμα

Το διάλειμμα είναι πολύ σημαντικό, προκειμένου να ξεκουράζουμε το μυαλό μας και το σώμα μας. Ανά 2-3 ώρες εργασίας, κάντε ένα διάλειμμα 10 -15 λεπτών. Φροντίστε όμως να είναι ένα πραγματικό διάλειμμα, χωρίς επαγγελματικά τηλέφωνα και ήχους εισερχόμενων email. Κάντε ό,τι νιώθετε, ότι σας ξεκουράζει. Μια γρήγορη βόλτα έξω από το γραφείο για να πάρετε καθαρό αέρα. Ένα σνακ που θα σας δώσει ενέργεια ή ακόμα και κάποιες ασκήσεις αναπνοών για χαλάρωση. Αν εκμεταλλευτείτε τα 15 λεπτά, τότε θα είστε πολύ πιο παραγωγικοί για τις επόμενες ώρες μέχρι το νέο διάλειμμα.

5. Πάρτε απόσταση

Έχετε μπροστά σας ένα Word με το κείμενο που γράφετε ή ένα Excel γεμάτο αριθμούς. Το διαβάζετε ξανά και ξανά για να είστε σίγουροι πως δε σας έχει ξεφύγει κάτι. Κάθε φορά, βρίσκετε και νέα λάθη. Αυτό συμβαίνει γιατί πολλές φορές τα μάτια συνηθίζουν αυτό που βλέπουν, με αποτέλεσμα να εντοπίζουν δυσκολότερα και πιο αργά τα λάθη. Θα ήταν πιο παραγωγικό να κάνετε έναν γρήγορο έλεγχο, αφού τελειώσετε αυτό που γράφετε, και μετά να πάρετε απόσταση. Κάντε ένα διάλειμμα, ασχοληθείτε με οτιδήποτε άλλο και μετά από 20 λεπτά επιστρέψτε για τον τελικό έλεγχο. Με αυτόν τον τρόπο θα χρειάζεστε λιγότερη ώρα για να εντοπίζετε και να διορθώνετε τα λάθη σας, αφού τα μάτια σας θα έχουν αλλάξει εικόνες.

6. Οργανώστε τα αρχεία

Η παραγωγική εργασία συνδέεται άμεσα με τη σωστή οργάνωση. Πόση ώρα θα γλιτώνατε αν ξέρατε που θα βρείτε το αρχείο που ψάχνετε; Επίσης, πόσο λιγότερο χρόνο θα χρειαζόσασταν αν βρίσκατε το ίδια εύκολα και τα email που θέλατε; Το να στοιβάζουμε αρχεία στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή μας μπορεί να μας φαίνεται πιο γρήγορα, πρακτικά όμως καθυστερούμε πολύ παραπάνω όταν τα μάτια μας γυρνάνε πάνω από ίδια εικονίδια με διαφορετικό απλώς όνομα. Δεν θα ήταν καλύτερο αν με 3 κλικ βρίσκαμε αμέσως αυτό που ψάχνουμε;

7. Πίστωση Χρόνου

Η φράση «πίστωση χρόνου» έχει γίνει πλέον από τις αγαπημένες μου και όχι άδικα. Σίγουρα κάποια στιγμή σας έχει τύχει ένας επίμονος και ίσως λίγο αγχωτικός συνάδελφος ή πελάτης, ο οποίος, προκειμένου να αντιμετωπίσει τη δική του ανυπομονησία, σας ζητάει να κάνετε κάτι πάρα πολύ άμεσα, χωρίς προφανή λόγο. Εσείς, εκείνη τη στιγμή είναι πολύ πιθανό να μη θέλετε να διακόψετε, γιατί ασχολείστε με κάτι πολύ σημαντικό, που απαιτεί συγκέντρωση. Ένας πολύ ευγενικός τρόπος είναι να απαντήσετε λέγοντας «Πολύ ευχαρίστως να σε βοηθήσω αλλά θα ήθελα μια μικρή πίστωση χρόνου». Με αυτόν τον τρόπο δηλώνετε τη διάθεσή σας να τον βοηθήσετε, θέτοντας όμως πολύ κομψά τα όρια του χρόνου σας, προκειμένου να μην διακόψετε την εργασία σας, με ό,τι αυτό συνεπάγεται.

8. Άγκυρες χαράς και ηρεμίας

Για να είμαστε παραγωγικοί μέσα στη μέρα μας θα πρέπει να είμαστε ήρεμοι, συγκεντρωμένοι και με όσο το δυνατόν καλύτερη διάθεση. Ένας τρόπος για να το πετύχουμε είναι να έχουμε στο γραφείο μας κάποιες «άγκυρες» χαράς και ηρεμίας. Με τον όρο άγκυρες χαράς και ηρεμίας εννοούμε οτιδήποτε μπορεί να επηρεάσει με θετικό τρόπο τη συγκέντρωση και τη διάθεσή μας. Για τον καθένα μας ως άγκυρες μπορούν να λειτουργούν διαφορετικά πράγματα. Η αγαπημένη μας κούπα, μια ζωγραφιά, ένα μικρό φυτό ή το οποιοδήποτε άλλο διακοσμητικό αντικείμενο, που σημαίνει κάτι για εμάς. Το γραφείο μας είναι ο δικός μας προσωπικός χώρος, που μπορούμε να βάλουμε τη δική μας πινελιά.

Η παραγωγική εργασία είναι εφικτή αρκεί να θέλουμε να αλλάξουμε λίγο τον τρόπο, που την εξασκούμε. Μικρές αλλαγές, λειτουργικότητα, προγραμματισμός και οργάνωση μπορούν να έχουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Τόσο εξαιρετικά, ώστε να αισθανόμαστε την ευχαρίστηση της εργασίας μας και όχι τον εξαναγκασμό της δουλειάς μας.