Δεν είναι όλα τα καθήκοντα εξίσου σημαντικά: Βάλε προτεραιότητες

Με όλους αυτούς τους περισπασμούς, είναι δύσκολο να ολοκληρώσεις τα πιο σημαντικά projects. Γι’ αυτό το λόγο, είναι σημαντικό να μάθεις να είσαι πρακτικά αποδοτικός και να βάζεις αυστηρές προτεραιότητες, ώστε να μπορείς να εστιάζεις στα projects στα οποία έχουν πραγματική αξία για σένα και την εταιρεία.

Τα στατιστικά αναφορικά με τους περισπασμούς είναι τρομακτικά. Με απλά λόγια, οι περισπασμοί συμβαίνουν αρκετά συχνά και κοστίζουν πολύ πιο ακριβά από όσο νομίζουμε. Ας δούμε όμως μερικά δεδομένα:

• Σε μια έρευνα για τον εργασιακό χώρο, η Gensler διαπίστωσε ότι 52% των εργαζομένων ενοχλείται από άλλους όταν προσπαθεί να συγκεντρωθεί και το 42% χρησιμοποιεί άλλες λύσεις για να μπλοκάρει τους περισπασμούς.
• Η McKinsey μίλησε με 1.500 στελέχη παγκοσμίως και διαπίστωσε ότι μόνο το 9% ήταν “πολύ ικανοποιημένο” με τη διαχείριση του χρόνου του και μόνο 52% ανέφερε ότι ο τρόπος που δαπανά το χρόνο του αντιστοιχεί στις προτεραιότητες του οργανισμού.
• Η Bain μελέτησε τα καθημερινά προγράμματα 17 μεγάλων οργανισμών και διαπίστωσε ότι το 15% του συλλογικού χρόνου μιας εταιρείας αφιερώνεται στα meetings.
• Έρευνα δείχνει ότι ο κατακλυσμός από emails οδηγεί σε burnout. Και άλλη μια έρευνα της McKinsey υποστηρίζει ότι 28% μιας μέσης εργάσιμης ημέρας δαπανάται στην αποστολή και στην απάντηση σε emails.

Αλλά με τις σωστές στρατηγικές και τακτικές, μπορούμε να αποφύγουμε τους περισπασμούς και να κάνουμε την καλύτερη δουλειά μας.

Αντί να σκέφτεσαι το χρόνο σου ως «καθήκοντα», σκέψου τον σαν “επεισόδια απόδοσης"

Σύμφωνα με τον Howard Weiss, οργανωσιακό ψυχολόγο, δεν μπορείς πραγματικά να “προγραμματίσεις” τα καθήκοντά σου. Παρόλο που ένα meeting λογικά θα διαρκέσει τον συμφωνημένο χρόνο, κάθε καθήκον θα έχει το δικό του χρόνο. Επομένως, ο Weiss έχει βρει έναν καλύτερο τρόπο να σκεφτόμαστε τα χρονικά πλαίσια που αφιερώνουμε πάνω σε πράγματα που δουλεύουμε. Τα αποκαλεί “επεισόδια απόδοσης”: τα διακριτά χρονικά μέρη στα οποία αφιερώνουμε σε ένα καθήκον, είτε πρόκειται για ένα γρήγορο email ή τη δημιουργία μιας πολύ σημαντικής παρουσίασης.

Αυτό που κάνει τα tasks σου περίπλοκα, είναι ότι έχουν πολλά μικρότερα κομμάτια και πρέπει να τα ενσωματώσεις όλα στο μυαλό σου, πριν προχωρήσεις. Γι’ αυτό ακόμα και οι σύντομες διακοπές, όπως ένα meeting 15 λεπτών, μπορεί να αποβούν μοιραίες.

Μετά από αυτές τις διακοπές, απαιτείται χρόνος για να επανέλθεις στη δουλειά που είχες αφήσει: έρευνα αποκαλύπτει ότι απαιτούνται 25 λεπτά για να επανέλθεις μετά από μια διακοπή. Αυτό σημαίνει ότι αν χωρίζεις ένα καθήκον σε πολλά επεισόδια απόδοσης, μειώνεις την απόδοσή σου.

Οπότε, για να προστατεύσουμε τα επεισόδια απόδοσής μας, πρέπει να αποφεύγουμε σκόπιμα τους περισπασμούς. Πρέπει να έχουμε τον έλεγχο όλων όσα έρχονται. Αυτό προϋποθέτει ότι αφιερώνουμε στη δουλειά μας άπλετο χρόνο, χωρίς περισπασμούς και meetings και ότι φροντίζουμε να μην μας διακόπτουν. Μπορείς να συμπτύξεις τα meetings σου είτε το πρωί, είτε το απόγευμα, ώστε να έχεις χρόνο κάποια άλλη στιγμή. Ή μπορείς να ελέγχεις τα emails σου κάθε 30 ή 60 λεπτά, αρκεί να έχεις ενημερώσει την ομάδα σου. Αν θέλουμε να βάλουμε τα δυνατά μας, πρέπει να προστατεύουμε το χρόνο μας.

Προστατεύοντας την “απερίσπαστη δουλειά”

Γνωρίζεις αυτό το αίσθημα όταν είσαι απόλυτα απορροφημένος σε μια δουλειά και οι δεξιότητές σου συμβαδίζουν απόλυτα με την πρόκληση που βρίσκεται μπροστά σου. Πρόκειται για μια εμπειρία που παρατήρησε ο θετικός ψυχολόγος Mihaly Csikszentmihalyi και ονόμασε “ροή”. Αυτές οι στιγμές που είσαι σε απόλυτη ευθυγράμμιση με αυτό που βιώνεις και το μυαλό σου δεν αποσπάται.

Σύμφωνα με τον Csikszentmihalyi, όταν βιώνουμε τη ροή, αυξάνουμε την αποδοτικότητά μας, όπως υποστηρίζει στο ομώνυμο βιβλίο του. Εντρυφώντας σε μια πρακτική ή δεξιότητα, κάνουμε πράγματα που μας διαφοροποιούν από τους υπολοίπους και κυριολεκτικά γινόμαστε ξεχωριστοί και ιδιαίτεροι. Όταν είσαι απόλυτα συγκεντρωμένος σε αυτό που κάνεις, γίνεσαι καλύτερος. Αλλά αυτό δεν μπορεί να συμβεί, αν σε διακόπτουν συνεχώς.

Ο προγραμματιστής και συγγραφέας Cal Newport, συγγραφέας του So Good They Can’t Ignore You και άλλων βιβλίων αποδοτικότητας, περιγράφει ένα παρόμοιο αίσθημα με τον όρο «απερίσπαστη δουλειά.» Για τον Newport, η επιτυχία είναι προϊόν της συγκέντρωσης, όταν όλοι οι άλλοι έχουν χάσει τη συγκέντρωσή τους, εσύ τελειοποιείς τα πιο σημαντικά πράγματα. Η τακτική για να θωρακιστείς απέναντι στους περισπασμούς είναι αρκετά απλή: προγραμμάτισε χρόνο στη δουλειά για να χρησιμοποιείς το Internet και μην απαντάς στα ανούσια emails. Σημείωσε την καθημερινή σου πρόοδο σε ένα κανονικό ημερολόγιο και ανάφερε πόσες συνεχόμενες μέρες προσπαθείς, αποτυγχάνεις, πειραματίζεσαι και μαθαίνεις. Ένα μυστικό αποδοτικότητας που οφείλεται στον Jerry Seinfeld.

Τα Μικροβήματα που ακολουθούν θα σε βοηθήσουν να κάνεις την προτεραιοποίηση, προτεραιότητα:

Μικροβήματα προτεραιοτήτων

1. Στην αρχή κάθε ημέρας, φτιάξε μια λίστα καθηκόντων και υπογράμμισε 3 (μόνο 3) προτεραιότητες που θέλεις να ολοκληρώσεις

Στο τέλος της ημέρας, ξαναδές τη λίστα σου και έλεγξε πώς τα πήγες. Θέτοντας ρεαλιστικούς στόχους, είναι πιο πιθανό να τους τηρήσεις.

2. Προγραμμάτισε χρονικά πλαίσια χωρίς meetings ή emails

Αυτό θα σου επιτρέψει να μεγιστοποιήσεις την απόδοσή σου και να αποφύγεις το υψηλό κόστος και την αναποτελεσματικότητα της εναλλαγής των καθηκόντων.

3. Βάλε τις προσθεσμίες στο ημερολόγιό σου

Αν σημειώνεις τις προθεσμίες σου, σε χαρτί ή ψηφιακά, είναι πιο πιθανό να τις τηρήσεις

Αρχική δημοσίευση στο www.thriveglobal.gr