Έξυπνα Tips για να αποφύγετε την κόπωση από τις τηλεσυναντήσεις

«Προτείνω να κάνουμε ένα γρήγορο Zoom», «αύριο έχουμε συνάντηση μέσω Teams στις 12:00», «μας έχει καλέσει η δασκάλα των παιδιών για ενημέρωση στο Webex». Φράσεις που τα τελευταία δύο χρόνια, με την έλευση της πανδημίας της Covid-19, είναι μέρος του καθημερινού προγράμματος πολλών από εμάς, σε όποια ηλικία ή φάση ζωής. Μαθητές, φοιτητές, εργαζόμενοι, γονείς ακόμα και άνθρωποι μεγαλύτερης ηλικίας, εξοικειωθήκαμε όλοι κυριολεκτικά από τη μια μέρα στην άλλη με τις ψηφιακές πλατφόρμες ζωντανής επικοινωνίας και τη λειτουργία τους. Ίσως να μην μπορούσαμε να κάνουμε και αλλιώς ή ίσως να περιμέναμε «να γυρίσουμε στην κανονικότητα» και όλο αυτό να μείνει πίσω.

Φαίνεται ότι αργά αλλά σταθερά επιστρέφουμε σε μία νέα κανονικότητα όπου το Zoom, το Teams, το Webex, το Skype (μόνο αυτό ξέραμε πριν την πανδημία), το Google meet και τόσες άλλες εφαρμογές θα αποτελούν πλέον όχι παρελθόν, αλλά σημαντικό παρόν στην καθημερινότητά μας για πολλές εργασίες, όχι πάντα επαγγελματικές. Κι όπως όλα τα πράγματα στη ζωή έχουν δύο όψεις, έτσι και οι ψηφιακές πλατφόρμες επικοινωνίας είναι μεν εργαλεία χρήσιμα για να μη σταματάμε τις δραστηριότητές μας, αλλά θέλουν σωστή διαχείριση και έξυπνα tips, ώστε να μην επιφέρουν κάποιες όχι και τόσο ευχάριστες συνέπειες.

Tip #1 Δημιουργήστε ατμόσφαιρα

Ναι, καλά διαβάσατε! Ακόμα και στις ψηφιακές συναντήσεις η σωστή προετοιμασία και ατμόσφαιρα σας γλυτώνει από απρόοπτα συμβάντα και έξτρα άγχος για κάτι που – παρά τη θέλησή σας – μπορεί να σας κάνει να νιώσετε άβολα. Χαμηλώστε το τηλέφωνο, κλείστε κάποια ενδιάμεση πόρτα για να απομονώσετε τυχόν θορύβους, ενημερώστε τους οικείους σας ότι είστε σε τηλεσυνάντηση, ελέγξτε ότι δεν φαίνεται το πρόσωπό σας σκοτεινό λόγω κακού φωτισμού και, όταν δεν έχετε εσείς το λόγο, χρησιμοποιήστε το «mute/αθόρυβο» για να μην ακούγονται τυχόν φωνές και θόρυβοι από το χώρο σας. Το βασικότερο όμως, είναι να ρυθμίσετε τον υπολογιστή σας ως προς την κατάλληλη φωτεινότητα της οθόνης (όχι πάνω από το 50%), αλλά και ως προς το ύψος της (το κατάλληλο ύψος είναι το ύψος των ματιών σας).

Tip #2 Όσο πιο νωρίς, τόσο πιο καλά

Έρευνες δείχνουν ότι όσο πιο αργά μέσα στην ημέρα πραγματοποιούνται οι τηλεσυναντήσεις, τόσο πιο κουραστικές και λιγότερο αποδοτικές είναι. Εάν έχετε την επιλογή, κανονίστε τις συναντήσεις σας στην αρχή της ημέρας σας, όταν τα επίπεδα ενέργειας είναι ακόμα υψηλά.

Tip #3 Καθορίστε ατζέντα

Προκειμένου να είναι στοχευμένες οι τηλεσυναντήσεις χωρίς να ξεφεύγουν σε διάρκεια, ένα έξυπνο tip είναι η χρήση ατζέντας με τη θεματολογία της συνάντησης. Μπορείτε να αναγράψετε τα βασικά σημεία της συζήτησης που θα πραγματοποιηθεί στο email που συνήθως έχει και τον σύνδεσμο της συνάντησης. Ορίστε το χρόνο της συνάντησης σε 30, 45 ή 60 λεπτά (αναλόγως φυσικά το θέμα) και φροντίστε να τον ακολουθήσετε. Οι περισσότερες πλατφόρμες ενημερώνουν με «pop up» μήνυμα λίγα λεπτά πριν την ολοκλήρωση του προκαθορισμένου χρόνου συνάντησης και αυτό είναι χρήσιμο για να μην ξεφύγετε.

Σημαντικό: τα emails εξακολουθούν και υπάρχουν! Αν κάτι μπορεί να επικοινωνηθεί με email, επιλέξτε το έναντι της τηλε συνάντησης, χαρίζοντας στον εαυτό σας πολύτιμο χρόνο.

Tip #4 Zoom free days

Εάν μπορείτε, καθιερώστε «free days» με τις διάφορες πλατφόρμες. Θα διαπιστώσετε πόσο χρόνο θα εξοικονομήσετε για να κάνετε άλλες εργασίες που έχουν μείνει πίσω, με καθαρό μυαλό και με περισσότερη όρεξη. Ορίστε, λόγου χάρη, ότι κάθε Παρασκευή δεν θα κάνετε κάποια τηλεσυνάντηση ή κάθε Παρασκευή μετά τις 12 το μεσημέρι δεν θα κάνετε τηλεσυνάντηση κ.ο.κ. Προφανώς θα υπάρξουν εξαιρέσεις, αλλά σημασία έχει να υπάρχει μια προκαθορισμένη, συνειδητή και συστηματική αποχή.

Tip #5 Ώρα για διάλειμμα

Κάντε συχνά διαλείμματα από τον υπολογιστή σας. Σηκωθείτε, περπατήστε, κουνήστε χέρια, κεφάλι, ώμους. Αφήστε το βλέμμα σας να κοιτάξει μακριά για να ξεκουραστεί. Πιείτε ένα ποτήρι νερό να σας αναζωογονήσει και έπειτα ξανά κάθεστε. Έρευνες δείχνουν ότι διαλείμματα από τον ψηφιακό κόσμο κάθε 30 – 40 λεπτά, είναι ευεργετικά για το μυαλό, τα μάτια και το σώμα.

Tip #6 Επιλέξτε το live

Ό,τι και να λέμε όμως, όσο και να το βελτιώνουμε η δια ζώσης επικοινωνία είναι αναντικατάστατη. Η ατμόσφαιρα, η εγγύτητα, τα vibes που δημιουργούνται με την ανθρώπινη επαφή δεν συγκρίνονται με αυτά του ψηφιακού κόσμου. Όταν μπορείτε, επιλέξτε να κάνετε γιόγκα από κοντά με το δάσκαλο, να πιείτε ένα ποτό με τη φίλη σας όχι μέσω οθόνης αλλά στο αγαπημένο σας στέκι, να ορίσετε μία σημαντική συνάντηση με τους συναδέλφους σας να γίνει στην εταιρεία με όλους σας παρόντες. Η χαρά, η ικανοποίηση και η πληρότητα των συναισθημάτων που θα σας πλημυρίσουν θα είναι τόσο διαφορετικά και πιο ουσιαστικά.

Αρχική δημοσίευση από Βίκη Χαρίτου, HR Development Senior Professional | Business, Career & NLP Coach, στο www.thriveglobal.gr