Τα μυστικά των Δελτίων Τύπου: Όλα τα βήματα για τη σύνταξη και διανομή τους

Ακριβώς επειδή είναι σημαντικός κρίκος στην επικοινωνία, όλο και περισσότεροι επιχειρηματίες, σε διάφορους κλάδους, προσπαθούν να αποκωδικοποιήσουν τα μυστικά σύνταξης ενός δυνατού και ξεκάθαρου Δελτίου Τύπου. Στον σημερινό οδηγό θα δούμε αναλυτικά ποια είναι τα βήματα δημιουργίας και αποστολής ενός Δελτίου Τύπου, που δεν καταλήγει στο καλάθι αχρήστων.

Τι είναι το Δελτίο Τύπου;

Είναι η ανακοίνωση που έχουμε συντάξει εμείς και έχουμε στείλει προς τα Μέσα Ενημέρωσης με σκοπό να δημοσιευτεί ώστε να είναι επισκέψιμη και προσβάσιμη στο κοινό μέσα από τα έντυπα και ψηφιακά ΜΜΕ. Τα Δελτία Τύπου που στέλνουμε λειτουργούν ως μια ευγενική πρόσκληση προς τα Μέσα Ενημέρωσης για να προσέξουν και πιθανόν να παρουσιάσουν το ΔΤ, αν κρίνουν ότι έχει ενδιαφέρον για το κοινό τους.

Ο αποστολέας (εμείς που το συντάσσουμε) δεν μπορεί να απαιτήσει ούτε να πιέσει κάποιο μέσο να προχωρήσει σε δημοσίευση. Εναπόκειται καθαρά στην διακριτική ευχέρεια του τμήματος σύνταξης και αξιολόγησης των ΔΤ. Εδώ καλό είναι να θυμόμαστε ότι τα Μέσα Ενημέρωσης είναι αρχικά επιχειρήσεις που διέπονται από εσωτερικούς κανονισμούς και περιορισμούς, άλλοτε εμπορικούς και άλλοτε νομικούς ή δεοντολογίας.

Με απλά λόγια, δεν έχουν καμία υποχρέωση να δημοσιεύσουν τα ΔΤ που εμείς στέλνουμε. Ξέρετε πόσα πολλά ΔΤ λαμβάνουν καθημερινά; Εκατοντάδες κάθε ώρα της ημέρας, μέσα στο inbox των email τους. Για αυτό το λόγο είναι χρήσιμο πριν το στείλουμε, να έχουμε εντοπίσει ποια μέσα ενημέρωσης θα τους αφορούσε το δικό μας ΔΤ. Και ένα βήμα παραπέρα, είναι έξυπνο να έχουμε στην λίστα με τις γνωριμίες μας και δημοσιογράφους, ώστε να τους στέλνουμε προσωπικά το Δελτίο Τύπου μας για να το προωθήσουν στο κατάλληλο τμήμα.

Σε αυτή τη περίπτωση, αφού στείλουμε με email το ΔΤ μας, περιμένουμε 1-2 μέρες πριν καλέσουμε τον/την δημοσιογράφο για να επιβεβαιώσουμε αν το έλαβε. Στην συνέχεια παρακολουθούμε στενά τις δημοσιεύσεις του εντύπου. Μόλις δούμε την ανάρτηση του δικού μας δελτίου, αμέσως στέλνουμε ένα ευχαριστήριο μήνυμα στον/στην δημοσιογράφο. Οι καλοί τρόποι και η ευγένεια μετακινούν βουνά, δικαίως έλεγαν οι γιαγιάδες μας!

Την ευθύνη για το σχεδιασμό και τη σύνταξη του Δελτίου Τύπου συνήθως την έχει ο άνθρωπος που έχει οριστεί ως Σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων. Βέβαια, βλέπουμε ότι σχεδόν όλοι μπορούν να παίξουν αυτό τον ρόλο μέσα σε μια startup, σε ένα marketing agency, σε μια εταιρεία event planning, σε υπηρεσίες συμβούλων, σε αρκετές ειδικότητες αυτοαπασχολούμενων, δημοσιογράφων - παρουσιαστών, καλλιτεχνών κλπ.

Τι συμπεριλαμβάνουμε στο Δελτίο Τύπου

Παραθέτουμε όλες τις πληροφορίες που αφορούν την ανακοίνωση μας χωρίς να διαδίδουμε ανακρίβειες ή/και ψευδείς πληροφορίες. Εξ ορισμού μέσα στα Δελτία Τύπου παρουσιάζουμε μια είδηση και δεν υπερβάλουμε ή δεν αλλοιώνουμε τις πληροφορίες. Επίσης, παραθέτουμε τα στοιχεία αμερόληπτα, με ακρίβεια και σαφήνεια. Δίνουμε προσοχή στην ορθογραφία, στην σύνταξη, την εννοιολογική συνοχή και την έκταση του κειμένου.

Όλα τα βήματα:

• ΑΡΧΗ: Στην κορυφή της σελίδας γράφουμε ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ. Μόνο έτσι δεν θα υπάρχει παρανόηση για τη ταυτότητα του κειμένου.
• ΤΙΤΛΟΣ: μέχρι 8-10 λέξεις και να είναι ξεκάθαρος.
• ΠΡΩΤΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ: Συνοπτικά απαντάμε σε μια σύντομη παράγραφο για το: Ποιος; Τι; Πού; Πότε; Γιατί; Πως; Η εισαγωγική παράγραφος πρέπει να συνοψίζει το βασικό μήνυμα και να προσδιορίζει ποιος, γιατί, πού και τι ακριβώς γνωστοποιείται μέσω του Δελτίου Τύπου.
• ΔΕΥΤΕΡΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ: Με λίγα λόγια περιγράφουμε τα ιστορικά στοιχεία της είδησης για να κεντρίσουμε το ενδιαφέρον των δημοσιογράφων.
• ΥΠΟΓΡΑΜΜΙΣΗ: γίνεται μόνο στα στοιχεία που θέλουμε να παραμείνουν ακριβώς όπως τα έχουμε συντάξει. Συνήθως αφορά στην πρώτη παράγραφο.
• ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ: Πάντα κλείνουμε το Δελτίο Τύπου με τα στοιχεία επικοινωνίας μας σε περίπτωση που θέλουν περισσότερες πληροφορίες. Γράφουμε ξεκάθαρα: Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ επικοινωνήστε με τον/την [Όνομα + Επίθετο] στον [τηλεφωνικό αριθμό] ή στο [email].
• ΕΚΤΑΣΗ: Να καλύπτει το πολύ τα ⅔ μιας σελίδας Α4.
• ΜΟΡΦΗ: Πάντα σε μορφή DOC ή WORD αρχείου και ποτέ ως απλό κείμενο email. Το αρχείο να έχει ονομαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ.
• ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΕΣ: Ξεχωριστά αρχεία και κάθε φωτογραφία να έχει ονομαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ. Σε περίπτωση που υπάρχει μεγάλος αριθμός φωτογραφιών (πάνω από 2), τότε οφείλουμε να συμπεριλάβουμε αριθμημένη λίστα με σαφή περιγραφή της κάθε φωτογραφίας, τα ονόματα των ανθρώπων της κάθε φωτογραφίας και όλες τις σχετικές πληροφορίες για τον χώρο και το event.
• ΕΙΚΑΣΤΙΚΑ: Ξεχωριστά αρχεία και κάθε εικαστικό να έχει ονομαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ. Σε περίπτωση που υπάρχει μεγάλος αριθμός εικαστικών (πάνω από 2), τότε οφείλουμε να συμπεριλάβουμε αριθμημένη λίστα με σαφή περιγραφή του κάθε εικαστικού.
• COPYRIGHT: Αν εμπλέκονται και τα ονόματα άλλων δημιουργών οφείλουμε να αναφέρουμε τα ονόματα τους. Π.χ φωτογραφίες [το όνομα] κλπ
• ΕΜΠΑΡΓΚΟ: Χρησιμοποιούμε την λέξη εμπάργκο μόνο όταν υπάρχει σοβαρός λόγος για να γίνει η δημοσίευση μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα. Την τοποθετούμε πριν τον τίτλο και συμπληρώνουμε την ημέρα και ώρα που ισχύει ως ορόσημο λήξης του εμπάργκο.

Γιατί δεν δημοσιεύονται τα Δελτία Τύπου που στέλνετε

Ο τίτλος είναι το σημείο κλειδί ώστε το μάτι των δημοσιογράφων να προσέξει το δικό σου Δελτίο Τύπου. Χρειάζεται να είναι συνοπτικός και ταυτόχρονα ελκυστικός. Οι δημοσιογράφοι είναι πολυάσχολοι με ελάχιστο χρόνο για χάσιμο. Ένας έξυπνος τίτλος σε συνδυασμό με ένα περιεκτικό κείμενο θα κερδίσει γρήγορα το ενδιαφέρον τους.

Τόσο το αναγνωστικό κοινό όσο και οι δημοσιογράφοι έχουν εκπαιδευτεί να ανταποκρίνονται σε κείμενα που εφαρμόζουν τις βασικές αρχές Search Engine Optimization, τα οποία είναι προσαρμοσμένα σε χρήση από κινητές συσκευές. Όμως αυτό το θέμα είναι συζήτηση για κάποια άλλη στιγμή, σε επόμενο άρθρο που θα ακολουθήσει σύντομα στο epixeiro.gr

Όταν τα Δελτία Τύπου σας δεν επιλέγονται για δημοσίευση, ποτέ μην έρθετε σε ρήξη με τους δημοσιογράφους. Πιθανόν κάτι έχει ξεφύγει στο ΔΤ και μπήκε στο καλάθι των αχρήστων. Μελετήστε προσεκτικά ότι έχετε γράψει και μετά κάντε μια σύγκριση με δημοσιευμένα ΔΤ που αφορούν τον κλάδο σας. Κάθε κλάδος και κάθε αγορά έχει τους δικούς της κανόνες για τη σύνταξη Δελτίων Τύπου. Είναι τελείως διαφορετικό το υλικό ενημέρωσης για την εκδήλωση ενός πολιτικού προσώπου από τα ΔΤ που αφορούν σε μια συναυλία ή θεατρική παράσταση.

Αστοχίες στην διανομή των Δελτίων Τύπου

Αν υποθέσουμε ότι έχουμε στα χέρια μας ένα ΔΤ για τα εγκαίνια ενός εμπορικού καταστήματος γυναικείας κόμμωσης και μιας σειράς τοπικών εκδηλώσεων για την ημέρα των εγκαινίων. Έχει νόημα να στείλουμε τα ΔΤ σε αθλητικά έντυπα; Ή να τα στείλουμε σε δημοσιογράφους πολιτικού ρεπορτάζ; Εννοείται πως θα ήταν αστοχία. Αντίθετα, τα lifestyle έντυπα θα ήταν η ιδανική επιλογή.

Κατά τη διανομή των ΔΤ είναι έξυπνο να διαμορφώνουμε λίστες ειδικού ενδιαφέροντος κατά περίπτωση. Έτσι, δεν κουράζουμε τους δημοσιογράφους που γνωρίζουμε και με την ορθή στόχευση πολλαπλασιάζουμε τις πιθανότητες δημοσίευσης. Στην διαδικασία αξιολόγησης από μεριάς μας, καλό είναι να συνυπολογίζεται και το κοινό που απευθύνεται το κάθε μέσο.

Ας πάρουμε για παράδειγμα την ανακοίνωση για ένα νέο προϊόν. Εκεί η βεντάλια των επιλογών είναι πιο πλούσια, αλλά επιβάλλεται να ετοιμάσουμε αρκετές παραλλαγές του ίδιου Δελτίου Τύπου. Κανένα μέσο δεν θέλει να έχει πανομοιότυπα Δελτία Τύπου μέσα στο περιεχόμενο του. Κερδίστε την εκτίμηση των δημοσιογράφων στέλνοντας τους μοναδικά ΔΤ σε κάθε επικοινωνία μαζί τους.

Σεβαστείτε τον προσωπικό χρόνο των δημοσιογράφων. Αυτός είναι απαράβατος κανόνας. Στέλνουμε ΔΤ εργάσιμες μέρες, εκτός και αν πρόκειται για ανακοινώσεις ειδικού βάρους, πχ μια πολιτική ανακοίνωση ή έκτακτες ειδήσεις. Προτιμήστε να στέλνετε ΔΤ καθημερινές μέρες (Τρίτη - Πέμπτη) μεταξύ 2μμ - 7μμ. Και πάντα επιλέγουμε την κρυφή κοινοποίηση (ένδειξη BCC) στις ομαδικές αποστολές email. Σε πολύ ευαίσθητες συνθήκες, όπως μια διαχείριση κρίσης, προτιμάμε να στέλνουμε ξεχωριστά και προσωπικά email σε κάθε παραλήπτη. Σε περιπτώσεις διαχείρισης κρίσεων, είναι συνετό να απευθυνθείτε σε επαγγελματία Σύμβουλο Δημόσιων Σχέσεων με διαπιστευμένη πείρα στον χειρισμό κρίσεων.

Μια τελευταία λεπτομέρεια που αξίζει το βάρος της σε χρυσάφι: Προσέξτε το ύφος και τον τόνο που επιλέγεται. Το ιδανικό είναι να βρείτε την χρυσή τομή μεταξύ του τόνου που έχει το δικό σας brand και του τόνου που έχει το μέσο ενημέρωσης. Θα σας βοηθήσει αν χρησιμοποιείται μικρές προτάσεις και λέξεις κατανοητές χωρίς λογοτεχνικές πινελιές.