Project Management: Επιτυχία σε 5 βήματα

Τα περισσότερο project συνήθως αποτυγχάνουν επειδή δεν έχει γίνει αρκετή προετοιμασία και προγραμματισμός στα πρώτα στάδια. Το «πάμε και βλέπουμε» σπάνια λειτουργεί στην πράξη. Καλό είναι λοιπόν να ακολουθήσεις τα ακόλουθα 5 βήματα του Project Management:

• Εκκίνηση
• Σχεδιασμός
• Υλοποίηση
• Παρακολούθηση
• Ολοκλήρωση

Πιο κάτω αναφέρουμε για κάθε στάδιο τι ακριβώς πρέπει να κάνεις, αλλά και ποια σημεία (από την εμπειρία μας) πρέπει να προσέξεις. Με αυτόν τον τρόπο θα μεγιστοποιήσεις τις πιθανότητες επιτυχίας. Κι όταν τύχει κάποιο απρόοπτο –άλλωστε πάντα τυχαίνει κάτι- θα μπορείς να το διαχειριστείς πιο σωστά.

Βήμα 1: Εκκίνηση

Προτού ξεκινήσεις οτιδήποτε άλλο, χρειάζεται να διευκρινήσεις τι αφορά το project, ποιοι είναι οι στόχοι του, το business case, οι ωφέλειες, τα προβλήματα που θα λύσει.

Επιπρόσθετα, πρέπει να ορίσεις ποιο είναι το scope του έργου, τι περιλαμβάνει και –κυριότερα- τι δεν περιλαμβάνει. Έπειτα είναι ώρα να κατανοήσεις το ρόλο κάθε stakeholder.

Οι Stakeholders είναι όλοι όσοι έχουν λόγο σε ένα project, προσφέρουν υποστήριξη ή επηρεάζονται από αυτό. Αν τους διαχειριστείς κατάλληλα, μπορούν να σου προσφέρουν εξειδικευμένη εμπειρία, να σε ενημερώσουν για ρίσκα, να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας του project και να βοηθήσουν στην υιοθέτηση του από τον οργανισμό. Είναι καλό να τους κρατάς «ζεστούς» καθ’ όλη τη διάρκεια του project, καθώς αν αποσύρουν την υποστήριξή τους, μπορεί να λήξει άδοξα η προσπάθεια.

Βήμα 2: Σχεδιασμός

Αφότου έχεις καθορίσει τι πρέπει να επιτύχει το project, μπορείς να αρχίσεις να ταυτοποιείς τα παραδοτέα (deliverables), τις αλληλουχίες, τα ρίσκα και τις υποθέσεις στις οποίες στηρίζεται το project.

Σε αυτή την αρχική φάση, θα συγκεντρώσεις τα resources σου και θα ορίσεις το budget και τον χρονικό ορίζοντα, συμπεριλαμβάνοντας σημαντικά milestones και προθεσμίες. Δώσε αρκετό βάρος, γιατί ένα έργο που δεν σχεδιάζεται εξαρχής σωστά, είναι δύσκολο να διασωθεί αργότερα.

Σίγουρα, ως έναν βαθμό, στη φάση του σχεδιασμού δεν θα έχεις απόλυτη βεβαιότητα για όλα, ωστόσο πρέπει να κάνεις μια προσπάθεια να ορίσεις τις παραμέτρους όσο καλύτερα γίνεται. Και έπειτα, κατά την εξέλιξη του έργου, θα έχεις κάποιο περιθώριο για διορθωτικές κινήσεις.

Βήμα 3: Υλοποίηση

Η φάση της εκτέλεσης του project είναι η φάση στην οποία γίνεται η κυρίως δουλειά υλοποίησης και είναι σίγουρα η πιο μεγάλη σε διάρκεια και απαιτήσεις σε σύγκριση με τις υπόλοιπες.

Οι δραστηριότητες που σχεδίασες στο προηγούμενο βήμα χρειάζονται την προσοχή σου ώστε να βεβαιωθείς ότι κάθε task ξεκινάει στον προγραμματισμένο χρόνο του, προκειμένου να ελαττωθούν οι καθυστερήσεις και να μην καθυστερεί το ένα το άλλο.

Για να αποφύγεις κάτι τέτοιο, μπορείς να έχεις κατά νου τις ακόλουθες πρακτικές συμβουλές, που κατά κύριο λόγο έχουν να κάνουν με την διαχείριση της ομάδας σου:

• Μοίρασε αρμοδιότητες στην ομάδα σου
• Δώσε τους την εξουσία να παίρνουν αποφάσεις
• Να είσαι ανοικτός σε νέες ιδέες και μην κολλάς στο αρχικό πλάνο
• Διαχειρίσου καλά την επικοινωνία ώστε να διαχέονται οι πληροφορίες
• Μέτρα συχνά την πρόοδο και τον βαθμό υλοποίησης κάθε task
• Έλεγχε το scope
• Βεβαιώσου για την ποιότητα κάθε παραδοτέου
• Έλεγχε κάθε παραδοτέο μαζί με τους stakeholders

Βήμα 4: Παρακολούθηση

Όσο κυλάει το έργο, υπάρχει η ανάγκη να παρακολουθείς τους επιμέρους τομείς του (όπως τα budget, scope, χρονοπρόγραμμα και πόρους) για να βεβαιωθείς ότι επιβεβαιώνεται το πλάνο σου.

Είναι σημαντικό να συγκεντρώνεις όλα τα δεδομένα και να χρησιμοποιείς τα κατάλληλα εργαλεία για να μπορείς εξαρχής να αναγνωρίζεις εμπόδια και θέματα. Η ακρίβεια στις μετρήσεις και η αποτελεσματική παρακολούθηση, σου επιτρέπουν να παίρνεις τις σωστές αποφάσεις προκειμένου τηρούνται οι προθεσμίες.

Συχνά reviews και συναντήσεις με τις ομάδες σε βοηθούν να γνωρίζεις τι έχει γίνει και τι έρχεται προκειμένου να μην βρεθείς προ εκπλήξεως.

Βήμα 5: Ολοκλήρωση

Το κλείσιμο του έργου έχει συνήθως μία από τις δύο ακόλουθες εξελίξεις:

Παράδοση των deliverables και του documentation, αποδέσμευση του προσωπικού και των συνεργατών και ενημέρωση των stakeholders για την επιτυχή ολοκλήρωση.

Το εναλλακτικό σενάριο είναι η αναγνώριση ότι, για συγκεκριμένους λόγους, το project δεν μπορεί να παραδοθεί σύμφωνα με τις προσδοκίες και θα ακυρωθεί ή θα τροποποιηθεί. Ωστόσο, κάτι τέτοιο είναι καλό να γίνεται έγκαιρα και να μην περιμένεις μέχρι την τελευταία στιγμή για να ενημερώσεις τους αρμοδίους. Άλλωστε, μία από τις ευθύνες του Project Manager είναι να λέει την αλήθεια και να διαχέει εγκαίρως την πληροφορία.

Κάθε κλείσιμο σε κάθε project θα πρέπει να περιλαμβάνει και ένα επίσημο συμπέρασμα με πράγματα που έμαθε η ομάδα και οι stakeholders, το οποίο θα πρέπει να καταγραφεί και να μοιραστεί σε άλλους συναδέλφους που ασχολούνται με projects.

Όλα τα βήματα χρειάζονται

Φυσικά, όλες αυτές οι φάσεις ενός project αξίζουν μεγαλύτερης ανάλυσης. Ο στόχος εδώ ήταν να αναδείξουμε την αξία της χρησιμοποίησης ενός PM πλάνου, ακόμα σε project με μικρές ομάδες των 3-4 ανθρώπων.

Γιατί είναι εύκολο το να πέσεις στην παγίδα απλά να διαχειρίζεσαι tasks και εργασίες ελπίζοντας ότι όλα θα πάνε καλά στο τέλος… Όμως στην πραγματικότητα, η επιτυχία ενός project ορίζεται συχνά από την προσπάθεια που έγινε και τις αποφάσεις που πάρθηκαν στην φάση της εκκίνησης και σχεδιασμού.

Και προξενεί εντύπωση που πολλές φορές είναι αυτές οι δύο φάσεις του Project Management που συχνά αμελούνται προς όφελος του micromanagement των εργασιών. Όμως χωρίς αυτές επιτυχία δεν μπορεί να υπάρξει…