Πως να οργανώσετε μια επιτυχημένη διαδικτυακή σύσκεψη

Βρισκόμαστε μπροστά σε μια πραγματικότητα. Τα zoom, teams, webex, skype και άλλες πλατφόρμες είναι καθημερινά πλέον στην ζωή μας. Επικοινωνώντας με στελέχη ειδικά το πρώτο διάστημα της πανδημίας, διαισθανόμουν την αμηχανία και το άγχος που τους δημιουργούσε αυτός ο νέος τρόπος επικοινωνίας, που αναγκάστηκαν από τις περιστάσεις να υιοθετήσουν με τους συναδέλφους, τους πελάτες ακόμη και με τα στελέχη διοίκησης της εταιρείας τους. Οι συσκέψεις εξ αποστάσεως αποτελούν μια πραγματική πρόκληση στην Covid-19 εποχή που φαίνεται πως καλά κρατεί. Και οι τρόποι για να φέρετε εις πέρας αποτελεσματικά τα virtual meetings δεν θα μπορούσαν να λείπουν από την ατζέντα της συζήτησης.

Οι προκλήσεις περιλαμβάνουν από απτές και πρακτικές πλευρές, όπως ο ήχος και η σύνδεση, η εμφάνιση μας στην κάμερα, η σωστή γωνία, ο φωτισμός, η εικόνα του δωματίου στο οποίο εργαζόμαστε, αλλά και πιο ουσιαστικές. Ο συντονισμός της σύσκεψης, η ενεργή συμμετοχή όλων των ψηφιακά παρευρισκόμενων, η παρακίνηση, η εποικοδομητική επικοινωνία, καθορίζουν τη δυνατότητά μας να λάβουμε κρίσιμες αποφάσεις που μπορεί να κρίνουν ακόμη και το μέλλον της εταιρείας.

Ακολουθώντας μερικές απλές συμβουλές που μετά από χρόνια έρευνας και αμέτρητων συνεντεύξεων συγκέντρωσε ο συγγραφέας του βιβλίου The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance (Oxford University Press, 2019), Καθηγητής στο University of North Carolina Steven Rogelberg, θα μπορέσουμε να εξοικειωθούμε με τα μυστικά μιας επιτυχημένης σύσκεψης.

Η ώρα της έναρξης

Η καθυστερημένη έναρξη μιας διαδικτυακής σύσκεψης λόγω τεχνικών προβλημάτων μπορεί να δημιουργήσει νευρικότητα και ένταση. Καλό θα ήταν να βεβαιωθείτε πως όλοι θα έχουν συνδεθεί στην πλατφόρμα τουλάχιστον πέντε λεπτά πριν την έναρξη, για να ελέγξουν πως όλα λειτουργούν κανονικά.

Η σημασία της θετικής ενέργειας

Ένα εμψυχωτικό απόφθεγμα, το χιούμορ, μια σύντομη συζήτηση για κάτι που αφορά την επικαιρότητα ή ένα θετικό σχόλιο σχετικά με την προσπάθεια που καταβάλλουν οι συνεργάτες σας, μπορεί να προσφέρει την απαραίτητη ενέργεια για μια επιτυχημένη σύσκεψη.

Η ατζέντα

Πολύ χρήσιμο είναι να διατυπώσετε τα θέματα της συζήτησης με ερωτήσεις. Με αυτόν τον τρόπο τα ζητήματα γίνονται πιο σαφή. Στο τέλος της σύσκεψης θα χρειαστεί απλά να ελέγξετε εάν οι ερωτήσεις απαντήθηκαν και θα ξέρετε αν η σύσκεψή σας υπήρξε επιτυχής.

Οι συμμετέχοντες

Αποφύγετε να προσκαλέσετε στην σύσκεψη άτομα των οποίων η παρουσία δεν είναι απαραίτητη. Ο μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων δυσχεραίνει την διεξαγωγή της. Αν χρειαστεί, μπορείτε να οργανώσετε περισσότερες και πιο εξειδικευμένες συσκέψεις με λιγότερα άτομα την φορά.

Η διάρκεια

Οι συσκέψεις δεν θα πρέπει να ξεπερνούν τα 20 με 25 λεπτά. Στις μεγάλης διάρκειας συσκέψεις, οι συμμετέχοντες δυσκολεύονται να μείνουν συγκεντρωμένοι και μπορεί να αποδειχτούν αντιπαραγωγικές. Επιπλέον, η αντίστροφη χρονομέτρηση θα βοηθήσει τους συμμετέχοντες να είναι πιο σύντομοι και περιεκτικοί.

Εικόνα

Βρείτε ένα σημείο στο χώρο από τον οποίο εργάζεστε ώστε να έχετε μια όσο το δυνατόν πιο επαγγελματική εικόνα (κατά προτίμηση μια βιβλιοθήκη ή έναν τοίχο με έργο τέχνης ή έστω ένα ουδέτερο φόντο). Βεβαιωθείτε ότι ο φωτισμός είναι σωστός (η πηγή του φωτός βρίσκεται μπροστά και όχι πίσω σας) και η θέση της κάμερας βρίσκεται σε θέση που σας κολακεύει. Επιλέξτε ένα πουκάμισο ή σακάκι για να είστε όσο πιο κοντά γίνεται στο dress code που χρειάζεται να ακολουθείτε, ανάλογα με την περίσταση.

Ενεργός συντονισμός

Ο συντονιστής καλό θα είναι να απευθύνει τον λόγο σε κάθε συμμετέχοντα ξεχωριστά και να φροντίζει να αποφεύγει γενικές διατυπώσεις. Μια χρήσιμη πρακτική είναι να καταγράφει ποιοι έχουν μιλήσει και να ενθαρρύνει όσους δεν έχουν μιλήσει ακόμη να το κάνουν. Μπορείτε να διακόπτετε ευγενικά όποιον πλατειάζει. Επίσης, τα κλειστά μικρόφωνα επιτρέπουν στους συνεργάτες σας να χαλαρώσουν, οπότε προτιμήστε τις συσκέψεις με ανοικτά μικρόφωνα καθώς και τις βιντεοκλήσεις. Η χρήση του βίντεο μπορεί να επιβαρύνει τη σύνδεση στο διαδίκτυο, αλλά αποτρέπει τους συμμετέχοντες από το να χάνουν την συγκέντρωση τους ή να κάνουν παράλληλα και άλλα πράγματα.

Όταν η σύσκεψη πλησιάζει στο τέλος της, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές σε όλους τι πρέπει να κάνουν μετά το τέλος της κλήσης, ποιος είναι ο άμεσα υπεύθυνος για κάθε εργασία και μέχρι πότε πρέπει να την έχει φέρει εις πέρας.

Το να πετύχουμε μια άριστη τηλεδιάσκεψη δεν είναι πάντα εφικτό, ούτε άλλωστε και το ζητούμενο, σίγουρα όμως μπορούμε να φροντίσουμε να γίνουν πιο αποτελεσματικές και παραγωγικές. Ακολουθώντας απλά βήματα. Κάνοντας τις σωστές επιλογές. Επιτυγχάνοντας με δουλειά και συγκέντρωση έναν καλό συντονισμό. Κάνοντας τους εαυτούς μας παράδειγμα για τους συνεργάτες μας. Με τη δέσμευση ότι θα κάνουμε τις διαδικτυακές συσκέψεις μας καλύτερα. Άλλωστε, όπως και τα περισσότερα πράγματα, έτσι και οι διαδικτυακές συσκέψεις βελτιώνονται με την εξάσκηση.