Πώς θα διαχειριστείς τα emails σου μετά τις διακοπές

18_01_2022

Coaching & Training, Personal Coaching, Food for Thought

Μικρά βήματα που θα σε βοηθήσουν να αποβάλλεις το άγχος της επιστροφής.

Επιστρέφεις στο γραφείο μετά τις διακοπές και βλέπεις τα εισερχόμενά σου γεμάτα. Πόσες φορές σου έχει συμβεί αυτό; Και τι μπορείς να κάνεις για να μην σπαταλήσεις άσκοπα το χρόνο και την ενέργειά σου, ειδικά την πρώτη ημέρα επιστροφής στο γραφείο; Τα βήματα που ακολουθούν θα σε βοηθήσουν να διατηρήσεις την αποδοτικότητά σου ακόμα και αν αυτό μοιάζει ανέφικτο.

Βήμα #1: Κάνε ξεσκαρτάρισμα

Τι σημαίνει αυτό; Πέρασε με μία γρήγορη ματιά όλα τα emails σου για να μπορέσεις να καταλάβεις τι είναι σημαντικό ή επείγον και τι όχι. Σίγουρα ένα μεγάλο ποσοστό των εισερχομένων σου θα είναι κάρτες με ευχές για τη νέα χρονιά. Μπορείς να κάνεις flag τα emails στα οποία θέλεις να απαντήσεις αργότερα μέσα στην ημέρα και να σβήνεις κατευθείαν όσα σου φαίνονται ασήμαντα. Πρόσεξε όμως! Σε αυτό το στάδιο κάνεις ξεσκαρτάρισμα, γι’ αυτό μην μπεις στον πειρασμό να αρχίσεις να απαντάς σε όλους. Τελειώνοντας με το ξεσκαρτάρισμα, θα έχεις μία εικόνα για εκείνα που πρέπει να ασχοληθείς και σε ποιον / ποιους θα πρέπει να απαντήσεις.

Τα καλά νέα είναι ότι εφόσον οι συνάδελφοί σου γνώριζαν το χρονικό διάστημα που θα έλειπες, είτε δεν θα σου έχουν στείλει κάτι επείγον, είτε δεν θα περιμένουν να απαντήσεις σε κάτι την πρώτη μέρα της επιστροφής σου.

Και κάτι ακόμα. Κάθε 10 λεπτά δοκίμασε να σηκώνεσαι από την καρέκλα σου για να κάνεις ένα γρήγορο stretch, να ξεπιαστείς και να πάρεις μερικές αναπνοές. Είναι δύσκολη η πρώτη ημέρα της επιστροφής.

Βήμα #2: Ασχολήσου με τις σύντομες απαντήσεις

Προσπάθησε να μην το κάνεις αυτό κατά την διάρκεια του προηγούμενου βήματος. Πρέπει να έχεις τη συνολική εικόνα πριν ακολουθήσεις αυτό το βήμα και τότε, ναι, μπορείς να απαντήσεις σε αυτά που δεν χριεάζεται να σπαταλήσεις πολύ χρόνο και ενέργεια και σε όσα ενδεχομένως δεν περίμενες να δεις μπροστά σου, για παράδειγμα ένα email από έναν καινούργιο πελάτη.

Βήμα #3: Απάντησε στα calendar requests σου

Και πάλι όμως, κάνε πρώτα ένα γρήγορο ξεσκαρτάρισμα. Κάποια meetings μπορεί να έχουν ήδη γίνει και κάποια άλλα ενδεχομένως να μην είναι τόσο σημαντικά που να χρειάζεται να κάνεις attend.

Βήμα #4: Βάλε προτεραιότητες

Έχεις ήδη ρίξει μία γρήγορη ματιά σε όλα τα εισερχόμενά σου, επομένως ξέρεις τι είναι σημαντικό και τι όχι. Μπορείς να βάλεις προτεραιότητες και να αρχίσεις να συμπληρώνεις τη λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνεις.

Βήμα # 5: Άσε τα emails στην άκρη

Έχεις κάνει ξεσκαρτάρισμα, έχεις βάλει flag όπου χρειάζεται, έχεις σβήσει όσα έπρεπε και έχεις φτιάξει το πλάνο της ημέρας. Ώρα λοιπόν να ξεχάσεις τα email σου για το υπόλοιπο της ημέρας και να δουλέψεις χωρίς περισπασμούς από κάθε εισερχόμενο που εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή σου. Μπορείς να ασχοληθείς ξανά με τα email σου λίγο πριν το τέλος της ημέρας. Καλή αρχή!

Αρχική δημοσίευση από Ελίνα Δελενίκα, Head of Content Thrive Global Greece, στο www.thriveglobal.gr

Η αποστολή του Thrive Global είναι να τερματίσει την επιδημία του στρες και της εξουθένωσης προσφέροντας επιστημονικές, εφαρμόσιμες λύσεις που ενισχύουν την ευεξία και μαζί την αποδοτικότητα και σε βοηθούν να αλλάξεις πεποιθήσεις και συμπεριφορές και να περάσεις από τη θεωρία στην πράξη, διαμορφώνοντας νέες συνήθειες προκειμένου να κατακτήσεις την πολυπόθητη ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής.

Ιδρύθηκε από την Arianna Huffington στις ΗΠΑ το 2016 και, μέσα σε ένα χρόνο, κατάφερε να γίνει ο παγκόσμιος ηγέτης στα προγράμματα ευεξίας, έχοντας πελάτες που διακρίνονται για το εργασιακό τους περιβάλλον. Στην Ελλάδα λειτουργεί από το 2018 και είναι η πρώτη φορά που μια τέτοια καινοτομία έρχεται στην χώρα μας, σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα, προσαρμοσμένη στα ελληνικά δεδομένα. Μάθε περισσότερα στο www.thriveglobal.gr.