Οδηγός για managers: Βοήθησε την ομάδα σου να παραμείνει συγκεντρωμένη

Το περιβάλλον εργασίας είναι γεμάτο θόρυβο και πράγματα που σου αποσπούν διαρκώς την προσοχή. Προσπαθείς να αποφύγεις τα emails –που σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα είναι περίπου 121 την ημέρα– καθώς και οποιοδήποτε καινούργιο task εμφανίζεται ξαφνικά μπροστά σου, παρόλο που ξέρεις ότι δεν είναι στη λίστα με τις προτεραιότητές σου.

Καθετί που σε διακόπτει εμποδίζει την συγκέντρωσή σου και τη συγκέντρωση της ομάδας σου, με αποτέλεσμα να επηρεάζεται αρνητικά η απόδοση όλων σας. Όταν δεν μπορείς να συγκεντρωθείς, ξεχνάς όλα τα σημαντικά που πρέπει να κάνεις και δυσκολεύεσαι να πάρεις τις σωστές αποφάσεις που θα σε οδηγήσουν στην επιτυχία.

Για να βοηθήσεις τους συναδέλφους σου να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, θα πρέπει κι εσύ ο ίδιος να κάνεις αλλαγές. Υπάρχουν πολλά πράγματα στο γραφείο που μπορούν να σου αποσπάσουν την προσοχή και να σε κάνουν μη παραγωγικό. Σκέψου όμως πώς λειτουργείς εσύ. Υπάρχει κάτι που κάνεις και επηρεάζει αρνητικά τους συναδέλφους σου; Για παράδειγμα, μήπως τους διακόπτεις συνεχώς ή τους βομβαρδίζεις με ασήμαντα emails; Έχεις σκεφτεί ότι κάτι τέτοιο τους εμποδίζει να διατηρούν τη συγκέντρωσή τους;

Θα πρέπει, λοιπόν, να βάλεις εσύ ο ίδιος κάποια όρια στον τρόπο συμπεριφοράς σου και να σκεφτείς πρωτίστως τι θέλετε σαν ομάδα να επιτύχετε. Γι' αυτό σκέψου πώς πρέπει να λειτουργείς εσύ και κατ' επέκταση κάθε μέλος της ομάδας.

Για παράδειγμα, δεν πρέπει να ενθαρρύνετε έναν συνάδελφο να ξενυχτάει με τις ώρες στο γραφείο και να κοιμάται ελάχιστα. Αντίστοιχα, δεν θα πρέπει και να επιβραβεύετε όποιον αναλαμβάνει άπειρα projects, στα οποία φυσικά δεν μπορεί να ανταποκριθεί. Είτε είσαι επικεφαλής μίας ομάδας είτε όχι, θα πρέπει να βοηθήσεις τους συναδέλφους σου να καταλάβουν ότι αυτό που έχει αξία είναι να είναι συγκεντρωμένοι και να πολύ προσεκτικοί στην διαχείριση του χρόνου τους σε ότι αφορά στα σημαντικά projects.

Αν λοιπόν τους βοηθήσεις να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, θα είναι πιο αποδοτικοί. Ακολουθούν μερικοί ακόμα τρόποι ώστε εσύ και η ομάδα σου να περιορίζετε τους περισπασμούς και να διατηρείτε τη συγκέντρωσή σας:

1. Δημιούργησε τις κατάλληλες συνθήκες που θα βοηθήσουν εσένα και την ομάδα σου να είστε πιο συγκεντρωμένοι

Πολύ συχνά δεν δίνεις μεγάλη σημασία στις συνθήκες που επικρατούν στο γραφείο σου, ούτε στην διαρρύθμιση του. Μάθε, όμως, ότι είναι πολύ δύσκολο να συγκεντρωθείς σε ένα ωραίο γραφείο open space. Αν υπάρχει ένας χώρος που είναι πιο ήσυχος, ενθάρρυνε την ομάδα σου να τον εκμεταλλευτεί. Αν όχι, δημιουργήστε «ώρες ησυχίας» ή χρησιμοποιείστε ακουστικά όταν πρέπει να συγκεντρωθείτε.

2. Συζητήστε για αυτά που αποσπούν την προσοχή σας

Επειδή δεν μπορείς να ξέρεις τι ενοχλεί τον καθέναν και τι του αποσπά την προσοχή, συζητήστε το όλοι μαζί. Ίσως έτσι μάθετε κάτι που δεν το φανταζόσασταν και θα μπορέσετε να κάνετε τις απαιτούμενες αλλαγές που θα βελτιώσουν την απόδοσή σας και θα δημιουργήσουν ένα ευχάριστο περιβάλλον εργασίας.

3. Αξιολογείστε τα τεχνολογικά εργαλεία που χρησιμοποιείτε

Δεν μπορούμε να μιλάμε για συγκέντρωση και περισπασμούς χωρίς να αναφερόμαστε στα τεχνολογικά εργαλεία και τις ηλεκτρονικές συσκευές, στις οποίες όμως βασιζόμαστε για να δουλέψουμε. Κάποιες φορές, όμως, τα χρησιμοποιούμε χωρίς να σκεφτόμαστε πόσο πολύ επηρεάζουν τη συγκέντρωση και την αποδοτικότητά μας. Συζητήστε με την ομάδα σου ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε και αν δείτε ότι κάποιο από αυτά δεν σας εξυπηρετεί, καταργήστε το.

Αρχική δημοσίευση στο www.thriveglobal.gr