Ιωάννα Κωτσόγιαννη, Prosvasis: Η ψηφιοποίηση δημιουργεί προκλήσεις

Mε ποιο σκεπτικό αποφασίσατε να προχωρήσετε στη διεξαγωγή εξειδικευμένης έρευνας για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων;

Η υποχρεωτική διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα των Ηλεκτρονικών Βιβλίων myDATA, που ξεκίνησε σταδιακά από την 1η Οκτωβρίου 2021, επιφέρει σημαντικές αλλαγές στην καθημερινή λειτουργία των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων.

Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών διευκολύνει τις εταιρείες στις συνδιαλλαγές με το κράτος, ωστόσο, διαμορφώνει ένα απαιτητικό περιβάλλον για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τις μικρές επιχειρήσεις, οι οποίοι πρέπει να ανταποκριθούν άμεσα στη νέα πραγματικότητα αλλά και να ανακαλύψουν τις ευκαιρίες που κρύβονται μέσα από την υιοθέτηση σύγχρονων λύσεων μηχανογράφησης.

Η προσαρμογή στη νέα, αυτή, συνθήκη οδηγεί σε ένα διαφορετικό μοντέλο καθημερινής λειτουργίας των επιχειρήσεων, καθώς το «business as usual» των επαγγελματιών, δηλαδή οι χειρόγραφες καταχωρήσεις και τα τιμολόγια, πλέον δεν υπάρχουν. Παράλληλα, πρωταγωνιστικό ρόλο έχει η υιοθέτηση ενός νέου, ψηφιακού τρόπου διασύνδεσης των επαγγελματιών με την ΑΑΔΕ, τους λογιστές αλλά και τους πελάτες τους.

Στην Prosvasis, αντιληφθήκαμε από την πρώτη στιγμή τη σημασία της ψηφιακής ετοιμότητας των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων. Έτσι, σε συνεργασία με την εταιρεία ερευνών FocusBari, αποφασίσαμε να πραγματοποιήσουμε αυτή την εξειδικευμένη έρευνα με κύριο στόχο τη χαρτογράφηση των αναγκών και των πεποιθήσεων των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων σχετικά με την ψηφιοποίηση της καθημερινής τους λειτουργίας. Επιπλέον, μέσω της έρευνας μετρήσαμε την επιρροή που μπορεί να έχει κάποιος τρίτος στη λήψη αποφάσεων για θέματα που σχετίζονται με τον ψηφιακό τους μετασχηματισμό, όπως για παράδειγμα η επιλογή μίας λύσης software.

Ποια ήταν τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας; Πόσο ψηφιακά έτοιμοι είναι οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι μικρές επιχειρήσεις σε ότι αφορά την ψηφιοποίηση των επαγγελματικών δραστηριοτήτων τους και της καθημερινής τους λειτουργίας;

Με βάση την έρευνα που διεξήγαμε στην Prosvasis, μέλος του Ομίλου εταιρειών SOFTONE, διαπιστώσαμε ότι:

• Το 48% των ερωτηθέντων έχουν μέτριο έως και αρκετά μεγάλο προβληματισμό για τον τρόπο προσαρμογής τους στα νέα δεδομένα καθώς και τη μηχανογράφησή τους.
• Η απομακρυσμένη παρακολούθηση των καθημερινών εργασιών και η πορείας της επιχείρησης αποτελούν το βασικότερο προβληματισμό όσον αφορά στη διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού. Αυτό πιθανόν να οφείλεται και στα νέα δεδομένα απομακρυσμένης εργασίας που έχει επιφέρει ο Covid-19.
• Το 75% των ερωτώμενων επιχειρήσεων θεωρούν την ψηφιοποίησή τους πολύ σημαντική για την επαγγελματική τους δραστηριότητα, με την online διαχείριση τραπεζικών συναλλαγών, τη διασύνδεση με τον λογιστή και την αυτοματοποίηση των καθημερινών εργασιών να θεωρούνται ως οι πιο σημαντικές διαδικασίες.
• Το 64% των ερωτηθέντων δηλώνουν αποκλειστικά υπεύθυνοι για την επιλογή εφαρμογών που υποστηρίζουν τον μετασχηματισμό της καθημερινής τους λειτουργίας.
• Μόνο 2 στις 5 επιχειρήσεις διαθέτουν λογισμικό που επιτρέπει την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολόγιων

Η υποχρεωτική διαβίβαση παραστατικών στην πλατφόρμα των Ηλεκτρονικών Βιβλίων myDATA, που ξεκίνησε σταδιακά από την 1η Οκτωβρίου 2021, επιφέρει σημαντικές αλλαγές στην καθημερινή λειτουργία των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων. Πως ωφελούνται αυτές οι επιχειρήσεις από τον ψηφιακό μετασχηματισμό;

Η ψηφιοποίηση της καθημερινής λειτουργίας μπορεί να αποτελεί πρόκληση για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τις μικρές επιχειρήσεις, ωστόσο μπορεί να τους ωφελήσει σημαντικά, καθώς μέσα από τον μετασχηματισμό τους διευρύνουν τις δυνατότητές της επιχείρησής τους.

Για παράδειγμα, κάποια σημαντικά οφέλη είναι:

• Η αρχειοθέτηση στοιχείων και δεδομένων, αποφεύγοντας τη χρήση μεγάλου όγκου χειρόγραφων εγγράφων, ελαχιστοποιώντας ταυτόχρονα το ενδεχόμενο λάθους.
• Η αυτοματοποίηση χρονοβόρων καθημερινών εργασιών, που πρακτικά μειώνει σημαντικά και τα λειτουργικά κόστη.
• Η άμεση και αυτόματη προσαρμογή στην εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία.
• Η αποτελεσματική διεκπεραίωση οποιαδήποτε εργασίας, από οποιαδήποτε συσκευή, που τους βοηθά να επικεντρωθούν σε αυτό που έχει αξία: την ανάπτυξη της δραστηριότητάς τους.
• Η δυνατότητα εξασφαλίσεις σημαντικών φορολογικών ελαφρύνσεων καθώς και απαλλαγή από τις ταμειακές μηχανές και τους φορολογικούς μηχανισμούς στην περίπτωση έκδοσης αποδείξεων λιανικής πώλησης.
• Η εύκολη και αποτελεσματική επικοινωνία με πελάτες και συνεργάτες.

Με λίγα λόγια, μέσα από την ψηφιοποίηση, επιχειρήσεις και επαγγελματίες έχουν τη δυνατότητα να δουν τη «μεγάλη εικόνα» των δραστηριοτήτων τους και να ανακαλύψουν πολύτιμες πληροφορίες που «κρύβονται» πίσω από τα δεδομένα, που μέχρι σήμερα αδυνατούσαν να επεξεργαστούν και να αξιοποιήσουν.

Η επένδυση για την ψηφιακή τους μετάβαση είναι σημαντική. Τι θα τους συμβουλεύατε προκειμένου να εξασφαλίσουν μια επιτυχή μετάβαση μέσα από σωστές επιλογές ψηφιακών προϊόντων;

Όπως ανέφερα, η ψηφιακή μετάβαση αλλάζει τον τρόπο της καθημερινής τους λειτουργίας και δημιουργεί προκλήσεις για τους ελεύθερους επαγγελματίες και τις μικρές επιχειρήσεις, που αποτελούν μάλιστα τη ραχοκοκαλιά της επιχειρηματικότητας στην Ελλάδα. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις αυτές πρέπει να εστιάσουν στον εντοπισμό των ευκαιριών που κρύβονται πίσω από τις προκλήσεις. Σε αυτή τη διαδικασία, καθοριστικό ρόλο παίζει η επιλογή του λογισμικού που θα τους οδηγήσει στη νέα ψηφιακή εποχή.

Σε επίπεδο λειτουργικότητας, εφαρμογές όπως το Prosvasis GO, θα πρέπει να αυτοματοποιούν πλήρως τη διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης καθώς και τη διασύνδεση με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ και τους λογιστές. Σε αυτό το πλαίσιο λοιπόν, επιπλέον οφέλη όπως η δυνατότητα εκτέλεσης εργασιών από οποιαδήποτε συσκευή, η οργάνωση των καθημερινών εργασιών, η διαχείριση του πελατολογίου και των οικονομικών, η εύκολη επικοινωνία με το πελατολόγιο, η διαχείριση αποθεμάτων, η δυνατότητα έκδοσης αποδείξεων λιανικής χωρίς φορολογικό μηχανισμό ή ταμειακή και φυσικά το reporting, αποτελούν μερικά μόνο από τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να βρίσκονται αδιαπραγμάτευτα στο checklist.

Επιπλέον, η ύπαρξη εξειδικευμένης λειτουργικότητας για την υποστήριξη συγκεκριμένων επαγγελμάτων είναι εξίσου σημαντική, καθώς απλοποιεί και αυτοματοποιεί τα κομμάτια εκείνα που είναι τα πιο σημαντικά αλλά και χρονοβόρα στην καθημερινότητα ενός επαγγελματία ανάλογα με τη φύση της δουλειάς του. Χαρακτηριστικά παραδείγματα είναι οι αναφορές ασθενών των γιατρών, ο υπολογισμός παρακράτησης φόρων των δικηγόρων, η εύκολη και οικονομική δημιουργία E-shop, η διασύνδεση με το Skroutz για τους εμπόρους

Τα χαρακτηριστικά μιας εφαρμογής είναι καθοριστικά στην τελική επιλογή της μηχανογράφησης του επαγγελματία, γι’ αυτό και είναι χρήσιμο να γίνεται χρήση της δοκιμαστικής έκδοσης του προϊόντος. Η δοκιμαστική έκδοση προσφέρεται δωρεάν, ώστε να ο ενδιαφερόμενος να έχει τη δυνατότητα να δει στην πράξη τα πλεονεκτήματά της καθώς και την ευκολία χρήσης της. Παράλληλα, μεγάλη σημασία έχει και η εξειδίκευση και η καλή φήμη της εταιρείας που θα επιλεχθεί, καθώς ένας μεγάλος οργανισμός εγγυάται ασφάλεια, γρήγορη ανταπόκριση στις αλλαγές τις νομοθεσίας, συνέπεια στον εμπλουτισμό της εφαρμογής με νέες λειτουργικότητες, καθώς και την ενδεδειγμένη υποστήριξη.

Στη σημερινή εποχή, με την πανδημία να έχει αλλάξει όλα τα δεδομένα και με τον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων να έχει πρωταγωνιστικό ρόλο, ποια είναι τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα της Prosvasis και των εφαρμογών της;

Η Prosvasis, είναι μία από τις πιο σημαντικές ελληνικές εταιρείες πληροφορικής, μέλος του ομίλου εταιρειών Softone. Εξειδικευόμαστε στην παροχή ολοκληρωμένων λύσεων λογισμικού και υπηρεσιών εκπαίδευσης για λογιστικά και φοροτεχνικά γραφεία, ελεύθερους επαγγελματίες και πολύ μικρές επιχειρήσεις. Σήμερα, υποστηρίζουμε ένα τεράστιο πελατολόγιο λογιστικών γραφείων και δεκάδες χιλιάδες επαγγελματίες και επιχειρήσεις, ενώ διαθέτουμε ένα ισχυρό, πανελλαδικό δίκτυο συνεργατών που εξυπηρετεί άρτια τις ανάγκες των πελατών μας. Πρωταγωνιστώντας στις εξελίξεις του ψηφιακού μετασχηματισμού, διαθέτουμε λύσεις όπως το «Prosvasis Business Suite ΟΝΕ], την ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης λογιστικών γραφείων, και την web εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης «Prosvasis GO», που είναι πλήρως εναρμονισμένες με τις απαιτήσεις των ηλεκτρονικών βιβλίων και της πλατφόρμας myDATA της ΑΑΔΕ.

H web εφαρμογή Prosvasis GO, συγκεντρώνει όλα όσα χρειάζονται οι ελεύθεροι επαγγελματίες, οι μικρές επιχειρήσεις και οι λογιστές τους, για την online διεκπεραίωση των εργασιών τους. Η συγκεκριμένη εφαρμογή, βοηθά ουσιαστικά τις επιχειρήσεις να υιοθετήσουν άμεσα προηγμένες ψηφιακές πρακτικές σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων τους, από την οργάνωση των καθημερινών τους εργασιών μέχρι την εύκολη εκπλήρωση των υποχρεώσεων προς την ΑΑΔΕ και τη διασύνδεση με το λογιστή τους. Παράλληλα, με δεδομένο ότι η Prosvasis έχει πιστοποιηθεί ως πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης από την ΑΑΔΕ, η εφαρμογή επιτρέπει την έκδοση και αποστολή πιστοποιημένων ηλεκτρονικών τιμολογίων και αποδείξεων λιανικής, χωρίς την απαραίτητη χρήση ταμειακών μηχανών και φορολογικών μηχανισμών.

Με έμφαση στην ευκολία χρήσης, την απομακρυσμένη πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή, την κάλυψη ιδιαίτερων απαιτήσεων ανά κλάδο, τη δημιουργία e-shop, τη δυνατότητα απρόσκοπτης διασύνδεσης με τις πιο δημοφιλείς πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου όπως το Skroutz, και γενικότερα την κάλυψη όλων των ζητημάτων που αναφέρθηκαν παραπάνω και απασχολούν τον ελεύθερο επαγγελματία και τη μικρή επιχείρηση, η εφαρμογή Prosvasis GO προσφέρει τη δυνατότητα αξιοποίησης της τεχνολογίας με απώτερο στόχο τη διεύρυνση των προοπτικών ανάπτυξης κάθε επιχείρησης που βλέπει την ευκαιρία και είναι έτοιμη να την αξιοποιήσει προς όφελός της.