Η επιστροφή στο γραφείο και οι προκλήσεις της υβριδικής εργασίας

Μια πρόσφατη έρευνα της LaSalle Network έδειξε πως η πλειοψηφία των επιχειρήσεων σκοπεύει να ξεκινήσει την επιστροφή στο γραφείο από το ερχόμενο φθινόπωρο. Εντούτοις, ένα 70% αυτών των επιχειρήσεων θα εφαρμόσει σταδιακή επιστροφή ενώ ένα 77% υποστηρίζει πως, σε 12 μήνες από σήμερα, θα εφαρμόζει ένα υβριδικό μοντέλο και όχι μια «ολική επιστροφή».

Άλλωστε, η τηλεργασία φάνηκε πως θα παραμείνει, υπό κάποια μορφή και μέγεθος, και στην πρόσφατη συζήτηση που έκανε το epixeiro.gr με μεγάλες επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Σύμφωνα με αυτές, όλα δείχνουν πως δεν θα υπάρξει μια απότομη επιστροφή στην προπανδημική κανονικότητα, με ένα μοντέλο τηλεργασίας να εφαρμόζεται σε κάποιο βαθμό - και την υβριδική εργασία να έρχεται στο προσκήνιο.

Σύμφωνα με την έρευνα της LaSalle Network, αντί να επαναφέρουν όλους τους υπαλλήλους στο γραφείο, την ίδια στιγμή, πολλές εταιρείες έχουν αποφασίσει σε μια σταδιακή και αργή επιστροφή. Μια ελεγχόμενη φάση μπορεί να συμβάλει στην αποφυγή άσκησης πίεσης στο δυναμικό, ενώ μπορεί να βοηθήσει και στη μείωση πιθανών «εστιών» COVID-19.

Ακολουθούν τρεις τρόποι κατά τους οποίους οι εταιρείες φαίνεται πως σχεδιάζουν την επιστροφή:

• Στρατηγική 1: Ξεκινούν με ένα μικρό ποσοστό του εργατικού δυναμικού με φυσική παρουσία πλήρους απασχόλησης και αυξάνουν σταδιακά τον αριθμό αυτών των εργαζομένων.
• Στρατηγική 2: Ξεκινούν με συγκεκριμένες ομάδες ή υπαλλήλους, συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας, και με άλλους υπαλλήλους τις υπόλοιπες ημέρες.
• Στρατηγική 3: Διαχωρίζουν τις ομάδες και έχουν μερικούς υπαλλήλους από κάθε ομάδα στο γραφείο σε συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας, με τα άλλα μέλη να μεταβαίνουν στο γραφείο τις υπόλοιπες ημέρες.

Υπάρχουν πολλές παράμετροι που θα πρέπει να εξετάσει μια επιχείρηση όταν υιοθετεί ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας. Μερικές από αυτές:

• Οφέλη: Εξετάστε εάν η εταιρεία μπορεί να προσφέρει οφέλη και προνόμια σε όσους εργάζονται εξ αποστάσεως, πάντα δίκαια για κάθε υπάλληλο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει επιδόματα ή / και πιστώσεις για τεχνολογικό εξοπλισμό στην τηλεργασία και προνόμια μετακινήσεων και γυμναστηρίου για εκείνους που βρίσκονται στο γραφείο.
• Επικοινωνία: Προσδιορίστε και συζητήστε τις βέλτιστες πρακτικές συνεργασίας για να διασφαλίσετε την κατάλληλη επικοινωνία με κάθε μέλος. Αυτό περιλαμβάνει την περιγραφή των προσδοκιών για τον χρόνο και τον τρόπο χρήσης διαφόρων καναλιών επικοινωνίας. Βελτιστοποιήστε τις συναντήσεις, αφιερώνοντας χρόνο για κάθε θέμα συζήτησης και αναθέτοντας σε διαφορετικά μέλη της ομάδας να καθοδηγήσουν μέρη αυτής.
• Εμπειρία πελάτη: Καθώς απαιτείται εξισορρόπηση τόσο των φυσικών όσο και των virtual αλληλεπιδράσεων με πελάτες, μια σαφής και ενοποιημένη επικοινωνία είναι κρίσιμη. Δημιουργήστε μια κεντρική διαδικασία επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι οι υβριδικές ομάδες ακολουθούν την ίδια στρατηγική και είναι σε θέση να παρέχουν απρόσκοπτη εξυπηρέτηση και ακριβείς πληροφορίες στους πελάτες.
• Εμπειρία εργαζομένου: Προκειμένου να διατηρηθεί μια ισχυρή και συνεπής εμπειρία, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν άφθονες ευκαιρίες για σύνδεση, ανάπτυξη και οικοδόμηση ομάδας, για όλους. Για να προωθηθεί η επαφή, σκεφτείτε τακτικές δραστηριότητες οικοδόμησης κουλτούρας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προγραμματίσετε τριμηνιαίες virtal εκδηλώσεις για όλους τους υπαλλήλους και εκδηλώσεις με φυσική παρουσία όταν είναι ασφαλές.
• Αμεροληψία: Καλλιεργήστε μια ατμόσφαιρα χωρίς αποκλεισμούς όπου όλοι έχουν πρόσβαση σε ίσες ευκαιρίες. Η διαφορετική μεταχείριση μπορεί να προκαλέσει δυσαρέσκεια και αποσύνδεση. Για παράδειγμα, εργαζόμενοι που καλούνται να εργαστούν με φυσική παρουσία, παρόλο που θέλουν να συνεχίσουν να εργάζονται από το σπίτι, μπορεί να θεωρήσουν τους υπόλοιπους ευνοημένους. Από την άλλη, όσοι εργάζονται με τηλεργασία μπορεί να βλέπουν λιγότερες ευκαιρίες για ανάπτυξη.
• Τεχνολογία: Το τμήμα IT πρέπει να παρέχει κατάλληλη τεχνολογία σε όσους εργάζονται εξ αποστάσεως, στο γραφείο ή και τα δύο. Ο κεντρικός χειρισμός αρχείων, όπως μέσω ενός αποθετηρίου στο cloud, είναι σημαντικός. Εξετάστε το ενδεχόμενο εφαρμογής πρόσθετων εργαλείων και διαδικασιών ασφάλειας για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών και βεβαιωθείτε ότι όλες οι συσκευές είναι τακτικά ενημερωμένες και χρησιμοποιούν λογισμικό προστασίας.
• Real estate: Σκεφτείτε εάν και πώς η υβριδική εργασία θα επηρεάσει τις ανάγκες σας. Θα μπορεί ένα μικρότερο γραφείο να χειριστεί τον αριθμό εργαζομένων που αναμένεται να έχουν φυσική παρουσία; Θα υπάρχει μεγαλύτερη ανάγκη για συνεργατικούς χώρους; Προσδιορίστε εάν τα γραφεία ή οι χώροι θα είναι αφιερωμένοι σε συγκεκριμένους υπαλλήλους ή εάν θα υπάρχει ευελιξία για κάθε εργαζόμενο να εργάζεται σε οποιοδήποτε γραφείο.
• Δυναμική ομάδας: Εξετάστε πώς θα εξελιχθεί η υβριδική πολιτική και εάν θα μπορούσε να υπάρξει αυξημένη σύγκρουση με βάση τη νέα δομή. Ίσως χρειαστεί έγκαιρο feedback και ανάθεση έργων ισόποσα, ώστε να μην ευνοείται η μια ομάδα από την άλλη. Δημιουργήστε μια τυποποιημένη διαδικασία όσον αφορά στην ανάθεση έργων, στην αξιολόγηση της απόδοσης και στις ευκαιρίες ανάπτυξης.