Ο ρόλος των προμηθειών στη λειτουργία και απόδοση μίας μικρομεσαίας επιχείρησης είναι αδιαμφισβήτητος, καθώς συμβάλει καθοριστικά στην εξασφάλιση των πόρων για την ανάπτυξης της δραστηριότητα της επιχείρησης. Ωστόσο, τολμώ να πω ότι συνήθως θυσιάζεται στο βωμό της επικέντρωσης στους στόχους των πωλήσεων. Παρόλο που οι προμήθειες είναι αναμφίβολα μια σημαντική τεχνική εσωτερικής χρηματοδότησης.
Και επειδή οι αριθμοί δεν λένε ψέματα, η γνωστή πολυεθνική SAP1, ήδη από το μακρινό 2007, τονίζει πως η μείωση του κόστους των προμηθειών κατά 5% συνεισφέρει δυσανάλογα περισσότερο στην αύξηση των κερδών σε σχέση με την αύξηση των πωλήσεων κατά το ίδιο ποσοστό. Βέβαια, η επίτευξη αυτής της μείωσης απαιτεί την επένδυση πόρων για τον εκσυγχρονισμό των προμηθειών, ώστε να έχουν χρόνο να επιδράσουν θετικά στα κέρδη επιχείρησης.
Το εγχείρημα μοιάζει δύσκολο, καθώς οι προμήθειες, αν και με την συμβατική αντίληψη αποτελούν μια ορθολογική επανάληψη μιας διαδικασίας, συνδέονται στην πραγματικότητα με πολλούς αστάθμητους παράγοντες, οι πιο σημαντικοί εκ των οποίων συνοψίζονται στα κάτωθι:
- Ο χρόνος αντίδρασης που δίνεται από την ζήτηση μέχρι την τελική ανάγκη είναι μικρός. Ένας μέσος χρόνος για μια έρευνα αγοράς μέχρι την σύμβαση είναι περίπου ένας μήνας με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται σήμερα από τα περισσότερα τμήματα της επιχείρησης, ενώ οι ανάγκες απαιτούν γρηγορότερα ανακλαστικά, οδηγώντας σε μέτρια αποτελέσματα.
- Μη ελεγχόμενες πολυάριθμες δαπάνες μικρής αξίας. Συνήθως προέρχονται από άμεσες ανάγκες, χωρίς τις περισσότερες φορές να υπάρχει εντολή αγοράς (ΕΑ). Σύμφωνα μάλιστα με την KPMG2 μόλις το 60% των προμηθειών μιας εταιρείας κατά μέσο όρο είναι «under management». Ακόμα και για εταιρείες με μεγάλη ωριμότητα, τα μη συμβασιοποιημένα έξοδα (Long tail spend) ανέρχονται στο 20-25% της ετήσιας αγοραστικής δαπάνης.
- Διαδικασίες σύνθετες μη αποδοτικές προκαλούν δυσανάλογο κόστος σε σχέση με την αξία του προϊόντος. Για να το καταλάβουμε αυτό αρκεί να σκεφτούμε πως διάφορες έρευνες υπολογίζουν πως ένα μέσο κόστος δημιουργίας μίας μόνο εντολής αγοράς ανέρχεται στα 45 €.
- Έλλειψη πληροφορίας (τι, που, πότε και γιατί) για τη ζήτηση, τις προσφορές και την ιστορικότητα των τιμών για ένα αντικείμενο, με αποτέλεσμα να ξοδεύεται πολύτιμος χρόνος στη δόμηση και συμπλήρωση δεδομένων που απουσιάζουν. Αρκεί να αναλογιστούμε πως η κακή πληροφόρηση των προμηθειών συνδυάζεται με πωλητές που είναι ειδικοί στο αντικείμενο τους.
Όλα τα παραπάνω προβλήματα εγκλωβίζουν και περιορίζουν αρκετά τμήματα προμηθειών στις επιχειρήσεις σε ένα διαχειριστικό ρόλο (administrative). Αποστερούν πόρους και εμποδίζουν την ανάπτυξη ενός ουσιαστικά αγοραστικού ρόλου (purchasing) τους, πόσο μάλλον ενός στρατηγικού ρόλου του τομέα προμηθειών (procurement) που μπορεί να επαναξιολογεί και να βελτιώνει τις διαδικασίες του.
Υπάρχει όμως δυνατότητα μεταμόρφωσης και δεν είναι πάντα τόσο κοστοβόρα. Αρκεί οι επιχειρήσεις να υιοθετήσουν έξυπνα εργαλεία με αποδοτικές λύσεις όπως παρακάτω:
1. Digital Transformation
Η αποδοτικότερη λύση είναι η χρήση ψηφιακών εργαλείων. Τα περισσότερα επικοινωνούν απευθείας με το εκάστοτε ERP μειώνοντας τους χρόνους διαδικασίας εκτέλεσης της προμήθειας σε 1-3 μέρες και διατηρούν βάση δεδομένων των ερευνών και των αγορών επιτρέποντας την ανάλυση τους. Σε ιδανικές εφαρμογές, όπως της Microsoft, μπορούν να απαντούν σε βασικές ερωτήσεις μέσω boot και να εκτελούν αγορές με μόλις ένα sanity check από τις προμήθειες.
2. Vendor Analysis
Η ουσιαστικότερη λύση είναι η εσωτερική μελέτη των προμηθειών. Εργαλεία όπως ο πίνακας του Kraljic3 δίνουν τη δυνατότητα ανάλυσης των δαπανών και των προμηθευτών σε κεντρικό επίπεδο για την επιχείρηση. Η εξεύρεση των αντικειμένων και συνεργατών κλειδιά για την κάθε επιχείρηση μπορεί να οδηγήσει σε πολύ επικερδείς διαπραγματεύσεις και για τις δυο πλευρές (επιχείρηση-προμηθευτής/αγοραστής).
3. Vendor pool
Η δημιουργία μιας ετήσιας λίστας προμηθευτών που συμμορφώνονται και αξιολογούνται βάση των απαιτήσεων της επιχείρησης σε διάφορα κριτήρια γιατί η τιμή δεν περιγράφει από μόνη της την καλύτερη επιλογή (οικονομικοί όροι, ποιότητα διαχείρισης κτλ.) Περιορίζεται, έτσι, ο αριθμός των υποψήφιων προμηθευτών και αυξάνεται ο έλεγχος και το πλεονέκτημα της επιχείρησης απέναντί τους, ενώ ενισχύει τη διαχείριση των long tail spend. Το Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών έχει υπολογίσει πως αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μείωση 35% του διαχειριστικού κόστους των προμηθειών, καθώς υπάρχει μείωση των συναλλαγών με νέους και πολλούς προμηθευτές.
4. Outsourcing
Εξαιρετικής σημασίας πρακτική, καθώς μια επιχείρηση δεν μπορεί να τα κάνει όλα το ίδιο αποδοτικά και δεν χρειάζεται άλλωστε, αρκεί να το καταλάβει και να το πιστέψει. Σύμφωνα με μια έρευνα της Bain4 το 82% των μεγάλων και μεσαίων Ευρωπαϊκών Επιχειρήσεων έχουν συμφωνίες outsourcing. Όμως, μόνο το 16% δηλώνει πως είναι ικανοποιημένο και αυτό γιατί το outsourcing αντιμετωπίζεται αποσπασματικά και ως τελευταία λύση και όχι ως στρατηγική επιλογή.
Το παράδειγμα της Chrysler, που κάτω από την πίεση της ιαπωνικής αυτοκινητοβιομηχανίας άλλαξε το επίπεδο εμπιστοσύνης και συνεργασίας της με προμηθευτές και υπεργολάβους στα πρότυπα του μοντέλου keiretsu5 καταδεικνύει πως μπορεί σαν πρακτική να αλλάξει καθοριστικά την θέση μιας εταιρείας. Στο πλαίσιο αυτό τα τελευταία χρόνια έχει εργαλειοποιηθεί από επιχειρήσεις το crowdsourcing. Ειδικοί από όλο το κόσμο προσφέρουν έτοιμες λύσεις μέσα από πλατφόρμες στα αναδυόμενα προβλήματα της αγοράς. Κατά την γνώμη μου αποτελεί ένα πρώτης τάξεως πεδίο πειραματισμού για μια επιχείρηση στο outsourcing, λόγο των χαμηλού κόστους και των εξαιρετικών λύσεων που διατίθενται.
Γίνεται φανερό ότι οι προμήθειες είναι ένας πραγματικός καθρέφτης μιας εταιρείας. Αποτελούν το σημείο διεπαφής μεταξύ επιχειρήσεων και είναι ο βασικός λήπτης αποφάσεων και διαχειριστής προβλημάτων για κάθε επιχείρηση. Επομένως, είναι το σημείο όπου όποια αλλαγή του μπορεί να συμπαρασύρει ολόκληρο το εταιρικό περιβάλλον και να οδηγήσει δειλά σε μια νέα επικερδή αλυσίδα αξίας.
Συμπερασματικά λοιπόν, όταν οι προμήθειες έχουν διαθέσιμο ποιοτικό χρόνο μπορούν, εκτός από το να μειώσουν καθοριστικά το κόστος, να αναπτύξουν ένα στρατηγικό ρόλο. Τότε μπορούν να εισάγουν επιπρόσθετη αξία μέσα από την «έξυπνη αγορά» καινοτόμων εναλλακτικών που προσφέρονται απλόχερα στην αγορά, πολλαπλασιάζοντας τα οφέλη για την επιχείρηση, καθώς ο χρόνος διεξαγωγής και η ποιότητα των προμηθειών δίνουν αξία στα έξοδα της!
Πηγές άρθρου
Σχόλια