Βελτίωση της παραγωγικότητας: 5 τεχνικές που μπορείτε να εφαρμόσετε άμεσα

Η τεχνική Pomodoro

Η τεχνική Pomodoro αναπτύχθηκε στα τέλη της δεκαετίας του 1980 με στόχο την αύξηση της παραγωγικότητας. Η λογική της είναι εξαιρετικά απλή: ο χρόνος για την επίτευξη κάθε εργασίας χωρίζεται σε 25λεπτα, ενώ μετά από κάθε 25λεπτο πραγματοποιείται ένα διάλλειμα 5 λεπτών. Μετά την συμπλήρωση τεσσάρων 25λεπτων, γίνεται ένα μεγαλύτερο διάλλειμα, συνήθως 15 λεπτών. Φυσικά, οι χρόνοι προσαρμόζονται κατά περίπτωση, αλλά ο στόχος είναι ένας: η διαχείριση των περισπασμών, με τρόπο που αυξάνει την παραγωγικότητα.

Η τεχνική Pomodoro είναι χρήσιμη εάν αποσπάται η προσοχή σας συχνά καθώς εργάζεστε σε ένα έργο ή εάν θέλετε να καταλάβετε πόσο διαρκεί η εκάστοτε εργασία. Είναι ιδανική για πολλούς τύπους εργασιών, όπως η συγγραφή, το development, η σχεδίαση και η μελέτη. Η τεχνική λειτουργεί, επίσης, εάν έχετε πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η τεχνική πομοντόρο είναι προσβάσιμη επειδή αφορά περισσότερο στη συνέπεια παρά στην τελειότητα.

Ο κανόνας των 5 λεπτών

Η αναβλητικότητα είναι εμπόδιο και πρόβλημα για πολλούς. Σε μια καλή ημέρα, μια δύσκολη εργασία μπορεί να αποτελεί μια εξαιρετικά απλή διαδικασία. Σε μια δύσκολη μέρα, όμως, μια τέτοια εργασία (ή και οποιαδήποτε άλλη) μπορεί να μοιάζει βουνό που συνήθως μεταθέτουμε την «υπερπήδηση» του για κάποια άλλη χρονική στιγμή, στο μέλλον. Στην αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος μπορεί να βοηθήσει η εφαρμογή του κανόνα των πέντε λεπτών.

Σύμφωνα με αυτόν, οτιδήποτε και αν συμβεί, η εκάστοτε εργασία θα πρέπει να ξεκινήσει τουλάχιστον για πέντε λεπτά, πριν αποφασιστεί ότι δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί και να επαναπρογραμματιστεί για κάποια άλλη χρονική στιγμή. Επειδή το πιο δύσκολο είναι το πρώτο βήμα, αυτή η μέθοδος προσφέρει τουλάχιστον μια αρχή και μια ψυχολογική «διέξοδο». Μόλις τελειώσουν τα πέντε λεπτά, το πιθανότερο είναι πως δεν θα θέλετε να την αναβάλλετε αλλά θα συνεχίσετε με την ολοκλήρωση της.

Βάλτε τέλος στο multitasking

Αν και κάποια στιγμή αποτελούσε ακόμη και trend, οι νεότερες μελέτες θέλουν το multitasking να αποτελεί τροχοπέδη για την παραγωγικότητα, αποτελώντας κάτι που θα πρέπει να αποφεύγεται. Και αυτό γιατί όταν το μυαλό επικεντρώνει στην πραγματοποίηση μιας εργασίας, είναι δύσκολο να μεταπηδήσει σε κάποια άλλη. Πόσο μάλλον όταν καλείται να το κάνει αυτό συνεχώς και μεταξύ πολλών και διαφορετικών στόχων.

Αντί για multitasking, επικεντρωθείτε στην πραγματοποίηση μιας εργασίας κάθε φορά. Η εστίαση θα πρέπει να είναι στο να γίνει κάτι ολόσωστα την πρώτη φορά, όχι με λάθη και πισωγυρίσματα, όπως συνήθως συμβαίνει και απαιτείται στο multitasking. Αντί να ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο και πόρους για να επιστρέψετε και να διορθώσετε λάθη, η «απαγόρευση» του multitasking δίνει στον εγκέφαλό την ευκαιρία να συντονιστεί σε έναν στόχο, προσφέροντας αποτελέσματα υψηλής ποιότητας.

Ο «νόμος» του Parkinson

Αυτός ό «νόμος» προέρχεται από τον Cyril Northcote Parkinson, ο οποίος στις 19 Νοεμβρίου 1955, σε χιουμοριστικό άρθρο που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Economist, ανέφερε πως ορίζει ότι η εργασία θα εξαπλωθεί αναπόφευκτα για να καταλάβει όλο τον διαθέσιμο χρόνο που προσφέρεται για την ολοκλήρωση της. Αυτό το αποτέλεσμα επισημάνθηκε παρατηρώντας τον αναπόφευκτο πολλαπλασιασμό των δημοσίων υπαλλήλων στις διάφορες υπηρεσίες.

Βάσει αυτής της αρχής, μπορεί κάποιος να αυξήσει την παραγωγικότητα του ορίζοντας σαφή και ακριβή χρονικά ορόσημα για κάθε εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, καλείται να οριοθετήσει ξεκάθαρα το χρόνο που διατίθεται για κάθε μια από αυτές. Έτσι, θα αποφύγει να περιπλέξει τις καταστάσεις με άσκοπους στόχους και διαδικασίες επειδή γνωρίζει πως έχει μπροστά του αρκετό χρόνο για να «γεμίσει».

Η Αρχή του Pareto

Η συγκεκριμένη αρχή είναι γνωστή και ως ο κανόνας του 80/20, προβλέποντας ότι, για πολλά γεγονότα, περίπου το 80% των επιπτώσεων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Με απλά λόγια, για παράδειγμα, σε μια επιχείρηση, βάσει αυτής της Αρχής, το 80% των εσόδων μπορεί να προέρχεται από το 20% των πελατών της. Ή, σε ένα άλλο παράδειγμα, το 20% των μισθωτών μπορεί να καταβάλει το 80% του συνόλου των φόρων ενός κράτους.

Για να το εκμεταλλευτεί κάποιος αυτό, αρκεί να βρει και να επικεντρώσει τις προσπάθειες του στο 20% εκείνων που προσφέρουν το 80% του συνόλου των αποτελεσμάτων. Σε κάθε περίπτωση, το κλειδί είναι να γίνει κατανοητό ότι υπάρχει μια μη γραμμική σχέση. Η προσέγγιση προβλέπει μια επικέντρωση στα σημαντικά, σε εκείνα που φέρνουν τα αποτελέσματα, λαμβάνοντας υπόψιν πως ο διαθέσιμος χρόνος είναι πεπερασμένος.