Πώς θα εργαστείτε αποδοτικότερα - Μια εισαγωγή στην φημισμένη τεχνική Πομοντόρο

Η τεχνική Πομοντόρο αναπτύχθηκε στα τέλη της δεκαετίας του 1980 από τον (τότε φοιτητή) Francesco Cirillo. Ο Cirillo αγωνιζόταν να επικεντρωθεί στις σπουδές του και να ολοκληρώσει τις εργασίες του. Ψάχνοντας για λύση στο πρόβλημα, «έπεισε» τον εαυτό του να δεσμεύσει μερικά λεπτά εστιασμένου χρόνου μελέτης. Ενθαρρυμένος από την πρόκληση, βρήκε έναν χρονομετρητή κουζίνας σε σχήμα ντομάτας (pomodoro στα ιταλικά) και, κάπως έτσι, γεννήθηκε η τεχνική.

Ο Cirillo, στις μέρες μας, φαίνεται πως έχει αναπτύξει μια ολόκληρη επιχειρηματική δραστηριότητα γύρω από τη συγκεκριμένη μέθοδο, με σεμινάρια, συμβουλευτική, ιστοσελίδες και άλλα πολλά. Μάλιστα, έχει γράψει και ένα βιβλίο 130 σελίδων για τη συγκεκριμένη μέθοδο, το οποίο έχει μεταφραστεί σε πολλές γλώσσες. Φυσικά, αυτά λίγη σημασία έχουν για την ίδια την τεχνική, αφού το μεγάλο πλεονέκτημα της είναι η απλότητα, που οδηγεί σε αποτελεσματικότητα.

Πώς μπορεί, λοιπόν, να εφαρμόσει κάποιος την μέθοδο στην καθημερινότητα του; Υπάρχουν πέντε βασικά βήματα. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένα μηχανικό ξυπνητήρι, χαρτί και μολύβι (αν και υπάρχουν πολλές εφαρμογές, είτε για κινητά ή στον web, που μπορούν να συνεισφέρουν στη διαδικασία και να συνδυαστούν με αυτήν):

1. Ορίστε τις εργασίες που επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε. Κάτι μεγάλο, κάτι μικρό, κάτι που αναβάλλετε για πολλά χρόνια, δεν έχει σημασία. Αυτό που έχει σημασία είναι να αποτελεί κάτι που απαιτεί την πλήρη προσοχή σας.
2. Ρυθμίστε μια αντίστροφη μέτρηση 25 λεπτών. Πείτε πως «θα περάσω 25 λεπτά σε αυτήν την εργασία και δεν θα διακόψω τον εαυτό μου». Σε τελική ανάλυση, είναι μόνο 25 λεπτά.
3. Πραγματοποιήστε την εργασία. Βυθιστείτε σε αυτήν για τα επόμενα 25 λεπτά. Εάν ξαφνικά συνειδητοποιήσετε ότι έχετε κάτι άλλο που πρέπει να κάνετε, γράψτε το σε ένα χαρτί. Όταν ολοκληρωθεί το πομοντόρο των 25 λεπτών, βάλτε τικ σε ένα χαρτί.
4. Κάνετε ένα μικρό διάλλειμα (5 λεπτά). Αναπνεύστε, διαλογιστείτε, φτιάξτε έναν καφέ, κάντε έναν σύντομο περίπατο ή οτιδήποτε άλλο χαλαρωτικό (που να μην σχετίζεται, όμως, με την εργασία).
5. Μετά από κάθε τέσσερα «πομοντόρο» (δηλαδή, τέσσερις 25λεπτες περιόδους) μπορείτε να κάνετε ένα μεγαλύτερο διάλλειμα (15–20 λεπτά). Μετά, επιστρέφετε πάλι στο πρώτο βήμα. Ο εγκέφαλός θα χρησιμοποιήσει το διάλλειμα για να αφομοιώσει τις νέες πληροφορίες και να ξεκουραστεί πριν από τον επόμενο γύρο.

Η τεχνική Pomodoro είναι χρήσιμη εάν αποσπάται η προσοχή σας συχνά καθώς εργάζεστε σε ένα έργο ή εάν θέλετε να καταλάβετε πόσο διαρκεί η εκάστοτε εργασία. Είναι ιδανική για πολλούς τύπους εργασιών, όπως η συγγραφή, το development, η σχεδίαση και η μελέτη. Η τεχνική λειτουργεί, επίσης, εάν έχετε πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Φυσικά, όλα τα παραπάνω είναι μια αρχή. Άλλοι προτιμούν να εργάζονται για 30 λεπτά (αντί για 25), ενώ άλλοι επιμένουν πως ο χρυσός κανόνας είναι τα 60 λεπτά. Σε κάθε περίπτωση, ο στόχος είναι να αναπτυχθούν μπλοκ εστιασμένης εργασίας. Εάν τα 25 λεπτά είναι πολύς χρόνος για εσάς, μπορείτε να εφαρμόσετε πομοντόρο των 15 ή ακόμη και 18 λεπτών.

Αξίζει να σημειωθεί ότι το πομοντόρο, ως «μονάδα εργασίας», δεν μπορεί να διακοπεί, κάτι που σημαίνει ότι εάν κάτι αποσπάσει την προσοχή μέσα στη συγκεκριμένη περίοδο, είτε θα πρέπει να τερματίσετε το πομοντόρο που έχετε αρχίσει (ξεκινώντας ένα νέο αργότερα), είτε θα πρέπει να αναβάλετε αυτό που αποσπά την προσοχή και να ασχοληθείτε μαζί του σε κάποιο επόμενο διάλλειμα. Και αυτό γιατί απαιτείται ένα ολόκληρο πομοντόρο για να «μετρήσει».

Ουσιαστικά, αυτό που διδάσκει η τεχνική είναι η διαχείριση των περισπασμών, με τρόπο που αυξάνει την παραγωγικότητα και επιτρέπει τον έλεγχο του χρόνου. Για να αντιμετωπιστούν, αποτελεσματικά, οι ανεπιθύμητοι περισπασμοί εκ των προτέρων και να γίνει αποτελεσματική διαχείριση των προτεραιοτήτων, ο Cirillo προτείνει τη στρατηγική «inform, negotiate and call back». Με απλά λόγια, ενημερώνετε τον άλλον ότι εργάζεστε σε κάτι, διαπραγματεύεστε κάποιο χρονικό διάστημα που θα μπορείτε να μιλήσετε μαζί του και προγραμματίζετε την εργασία.

Ο κανόνας ισχύει ακόμη και αν ολοκληρώσετε την εργασία σας πριν να χτυπήσει η αντίστροφη μέτρηση που έχετε ορίσει για το πομοντόρο. Χρησιμοποιήστε τον υπολειπόμενο χρόνο για να μάθετε περισσότερα, να βελτιώσετε τις δεξιότητες ή το εύρος των γνώσεων σας σε κάποιο άλλο θέμα, πέρα από την εργασία που πραγματοποιείτε. Μάλιστα, μπορείτε να διατηρείτε μια ολόκληρη λίστα με εργασίες από τις οποίες μπορείτε γρήγορα να επιλέξετε κάτι, την επόμενη φορά που θα ολοκληρώσετε νωρίτερα ένα πομοντόρο.

Η τεχνική πομοντόρο είναι προσβάσιμη επειδή αφορά περισσότερο στη συνέπεια παρά στην τελειότητα. Κάθε «συνεδρία» είναι μια νέα αρχή για επαναξιολόγηση των στόχων, μια πρόκληση για καλύτερη εστίαση και περιορισμό των περισπασμών.