Σε αγχώνουν τα emails; 10 στρατηγικές για να απαντάς σωστά, κάθε φορά

Είτε το μήνυμα είναι μια υπενθύμιση ότι ένα deadline λήγει, είτε από κάτι που είχες αφήσει σαν εκκρεμότητα, είτε από έναν συνάδερφο που δεν συμπαθείς, πολλές φορές τα emails και το περιεχόμενό τους δεν είναι κάτι που μπορείς να ελέγξεις, ωστόσο υπάρχουν πράγματα που μπορείς να κάνεις για να τα διαχειριστείς σωστά και να μην τα «φοβάσαι» πια.

Παρακάτω θα βρεις 10 στρατηγικές απάντησης από τις οποίες σίγουρα κάποια θα σου ταιριάζει. Η πιο σημαντική συμβουλή όμως είναι να πάρεις μια βαθιά ανάσα, να διαβάσεις ξανά το email σου και να σκεφτείς διπλά πριν πατήσεις το κουμπί αποστολής.

Αντί να στέλνεις emails, μίλα

Αν τα emails δεν είναι το δυνατό σου σημείο, τότε δοκίμασε να πάρεις ένα τηλέφωνο ή να προγραμματίσεις μια βίντεοκλήση ώστε να λυθεί η εκκρεμότητα. Μάλιστα, με το να δοκιμάσεις την λύση του τηλεφώνου, θα δώσεις στον αποστολέα του μηνύματος να καταλάβει ότι πραγματικά νοιάστηκες και δεν ήθελες να έχεις θολά σημεία σχετικά με το ζήτημα.

Κάνε ένα βήμα πίσω πριν πατήσεις «αποστολή»

Διάβασε το μήνυμα με ηρεμία και πάρε λίγο τον χρόνο σου ώστε να σκεφτείς την απάντηση. Αμέσως μετά, κάνε ένα διάλειμμα και κάνε κάτι άλλο, προτού επιστρέψεις στον υπολογιστή σου και απαντήσεις. Αξιοποίησε αυτόν τον χρόνο για να σκεφτείς αν η αρχική σου απάντηση ήταν αυτή που θα έπρεπε να είναι και μετά στείλε το μήνυμά σου ή άλλαξε ανάλογα το περιεχόμενο του email σου.

Το «πρόχειρο» είναι φίλος σου

Πάρε μια βαθιά ανάσα, γράψε την απάντησή σου σε ένα πρόχειρο και επανεξέτασε τις σκέψεις σου. Δες ξανά το περιεχόμενο του email σου και μετά στείλε το ή πάρε ένα τηλέφωνο τον αποστολέα. Μην απαντήσεις αμέσως αν δεν είναι επείγον.

Σκέψου και τον αποστολέα

Η ενσυνειδητότητα θα σε βοηθήσει με τα στρεσογόνα emails. Αν ένα συγκεκριμένο email σε αγχώνει τότε όρισε μια ώρα μέσα στην ημέρα που θα το διαχειριστείς, αντί να απαντήσεις αμέσως, μιας και το άγχος σου δεν θα σε βοηθήσει να στείλεις την σωστή απάντηση. Ένα άλλο κόλπο που θα σε βοηθήσει είναι να σκεφτείς και την θέση του αποστολέα.

Προγραμμάτισε την επικοινωνία σου

Είναι πολύ εύκολο να γεμίσουν τα εισερχόμενά σου με αναπάντητα emails, ειδικά αυτήν την περίοδο. Θέσε προτεραιότητες στα μηνύματά σου και απάντησέ τα βάση προτεραιοτήτων. Καλύτερα είναι τα πρώτα 90 λεπτά της ημέρας σου να μην βλέπεις emails αλλά να ελέγχεις τις προτεραιότητες της ημέρας, να οργανώνεσαι και μετά να προχωράς στα μηνύματά σου.

Η ευγένεια και η καλοσύνη θα σε σώσει

Η ευγένεια και η καλοσύνη είναι δύο αρετές που πάντα θα σε σώσουν. Πάρε μια βαθιά ανάσα, σκέψου την δική σου θέση και μετά απάντα σε ένα δύσκολο email.

Και αν δεν χρειάζεται απάντηση;

Πολλά emails δεν περιλαμβάνουν ερωτήσεις και άρα, δεν χρειάζονται απάντηση. Αξιολόγησε τι πρέπει να απαντήσεις και τι όχι, πριν αρχίσεις να γράψεις την απάντησή σου.

Μην κρύβεσαι πίσω από την οθόνη σου

Περίμενε 5 – 15 λεπτά πριν απαντήσεις, πάρε μια βαθιά ανάσα και μετά, απάντησε τα emails σου. Αν νομίζεις ότι το θέμα του email, απαιτεί κάποιου άλλου είδους επικοινωνία όπως η τηλεφωνική ή η δια ζώσης, τότε πάρε την κατάσταση στα χέρια σου.

Η μουσική είναι δίπλα σου

Αν ένα email σε αγχώνει, δοκίμασε να βάλεις το αγαπημένο σου τραγούδι να παίζει ή ένα τραγούδι που ταιριάζει με τη διάθεσή σου. Κάνει όντως την διαφορά και είναι τόσο απλό.

Διάβασέ το ξανά

Πολλές φορές δρούμε παρορμητικά, και αυτό μπορεί να μας κοστίσει τόσο στη ζωή και τη δουλειά μας. Διάβασε το email που έλαβες ξανά ώστε να είσαι σίγουρος ότι κατάλαβες τον τόνο του αποστολέα. Μην είσαι προκατειλημμένος προτού καν φτάσεις στην μέση γιατί έτσι, θα προβείς σε ενέργειες που σίγουρα θα μετανιώσεις.

Αρχική δημοσίευση από Marina Khidekel, Διευθύντρια Περιεχομένου thriveglobal.com, στο www.thriveglobal.gr