Ήδη από τις τελευταίες δεκαετίες του 20ού αιώνα, οι επιχειρήσεις οργανώνουν τη λειτουργία τους σε ομάδες, από τις πιο μικρές μέχρι τις πιο μεγάλες. Πραγματικά παραγωγικές ομάδες όμως είναι εκείνες που διατηρούν την αποτελεσματικότητά τους σε βάθος χρόνου πέρα από επιμέρους στόχους. Αυτό απαιτεί μια πιο σύνθετη αντίληψη της ανάπτυξής τους, που λαμβάνει υπόψην τις ανάγκες τους και το στάδιο στο οποίο βρίσκονται. Στο άρθρο αυτό θα περιγράψω σχηματικά τα στάδια ανάπτυξης μιας ομάδας, δίνοντας ταυτόχρονα συμβουλές για προληπτικές παρεμβάσεις. Η ζωή της ομάδας είναι ένα σπιράλ, με κύκλους που ανοίγουν και κλείνουν διαρκώς στον άξονα του χρόνου.
To στάδιο του σχηματισμού (forming): Σε αυτό το στάδιο η ομάδα σχεδιάζεται και επιλέγονται τα μέλη της. Πραγματοποιούνται οι πρώτες συναντήσεις ενημέρωσης και γνωριμίας, χωρίς ωστόσο να έχουν διαμορφωθεί εκείνες οι εσωτερικές λειτουργίες για να γίνει βιώσιμη. Εδώ κυριαρχούν οι ασυνείδητες διεργασίες στην επικοινωνία των ατόμων. Δηλαδή, η ασφάλεια ή το άγχος που αισθάνεται κανείς σε ένα νέο περιβάλλον, τον οδηγεί και σε στάση απομόνωσης ή έπαρσης. Και οι δύο είναι όψεις του ίδιου νομίσματος. Σε μια κατάσταση όπου το σύστημα δεν έχει ισορροπήσει σε σταθερές συμπεριφορές, ενθαρρύνετε την επικοινωνία σε θέματα που δεν είναι κρίσιμα αλλά επιτρέπουν στα μέλη να διαπραγματευτούν τα όριά τους. Καθοριστικής σημασίας είναι να θέσετε σαφείς στόχους, να περιγράψετε κοινά αποδεκτούς ρόλους και κανόνες στην ομάδα (οργανόγραμμα), και να αποφύγετε αξιολογήσεις. Προσπαθήστε να ενεργοποιήσετε όλα τα μέλη χωρίς πίεση, με ισότιμη αντιμετώπιση.
Το στάδιο των πρώτων αναταράξεων (storming): Σε αυτο το στάδιο εμφανίζονται διαφωνίες και οι πρώτες αναταράξεις μεταξύ των μελών συνήθως χωρίς λογική εξήγηση, είναι ψυχοσυναισθηματικές αντιδράσεις. Η ομάδα προσπαθεί να διαμορφώσει, μετά την τυπική ευγένεια, έναν ουσιαστικό κοινό βηματισμό. Μπορεί να εκφραστεί επιθετικότητα, απόσυρση, ευερεθιστότητα, πιθανή κόπωση και γενικά όλα όσα εμφανίζει κάποιος κατά την περίοδο προσαρμογής. Δείξτε ευελιξία και δώστε δικαίωμα στο λάθος με όρια. Ενθαρρύνετε ένα κλίμα αποδοχής και ανοιχτών συζητήσεων, μην αδιαφορήσετε και μην αφήσετε διαφωνίες να διατηρηθούν γιατί θα γίνουν δομικό στοιχείο της ομάδας. Εδώ δημιουργούνται οι άγραφοι κανόνες.
Το στάδιο της εγκαθίδρυσης κανονικοτήτων (norming): Σε αυτό το στάδιο η ομάδα, μετά τις αναταράξεις, αρχίζει να διαμορφώνει κανονικότητες, δηλαδή αποδεκτούς κανόνες συμπεριφοράς και μια δομημένη καθημερινότητα. Τα μέλη διαπραγματεύονται πιο εύκολα την εσωτερική τους επικοινωνία και συνδέονται σε πραγματική ομάδα. Εδώ οικοδομούνται σχέσεις εμπιστοσύνης και αλληλεγγύης ενώ ταυτόχρονα επικρατεί ένα κλίμα αισιοδοξίας και ικανοποίησης. Ενθαρύνετε την έκφραση αυτών των συναισθημάτων ανοιχτά στην ομάδα, ώστε να μάθει να μοιράζεται αργότερα και τυχόν προβλήματα. Επιβραβεβεύστε τα καλά αποτελέσματα και σημειώστε τον τρόπο που οδήγησε σε αυτά.
Το στάδιο της απόδοσης (performing): H ομάδα είναι πλέον έτοιμη να επιτελέσει το σκοπό της λειτουργώντας ομαδικά, με συντονισμένο και συμφωνημένο τρόπο. Ταυτόχρονα, αναπτύσσει σταθερές στρατηγικές αντιμετώπισης προβλημάτων και επίτευξης στόχων. Από δω και πέρα, οι επιφυλάξεις ελαχιστοποιούνται, η ομάδα πιστεύει στον εαυτό της, παίρνει ρίσκα και ουσιαστικά αποκτά νέες δεξιότητες. Το εγχείρημα εδώ είναι η διατήρηση σταθερών ή και σταθερά αυξανόμενων επιδόσεων έχοντας υψηλούς και ρεαλιστικούς στόχους. Αυτό που θα διατηρήσει τη θετική δυναμική είναι το κλίμα αποδοχής, συνεργασίας και ένα δίκαιο σύστημα επιβράβευσης των επιτυχιών. Βοηθήστε στην αποκρυστάλλωση αυτών των θετικών συμπεριφορών και δεξιοτήτων, ώστε να να αποτελέσουν συνειδητά εργαλεία της ομάδας έτοιμα να χρησιμοποιηθούν.
Το στάδιο της ολοκλήρωσης (closing stage): Πρόκειται για το στάδιο της ολοκλήρωσης και του αποχωρισμού. Είτε μόνιμα είτε περιστασιακά. Στη φάση αυτή, τα συναισθήματα που επικρατούν είναι άμεσα συνυφασμένα με τα αποτελέσματα της ομάδας. Αν ήταν επιτυχές το εγχείρημα φυσικά επικρατούν η περηφάνια, η ικανοποίηση αλλά και το αίσθημα της απώλειας για τη λύση της συνεργασίας. Αν πάλι, η ομάδα απέτυχε να ανταποκριθεί στο σκοπό της τότε επικρατεί συνήθως ο θυμός και η ματαίωση που συνοδεύονται με έντονη άρνηση, επιθετικότητα και εσωτερικές επιπλήξεις. Διεργαστείτε την ολοκλήρωση της ομάδας 2 με 3 συναντήσεις πριν την τελευταία! Αναδείξτε όσα μπορούν να αποτελέσουν γνώση από αυτή την εμπειρία, τα θετικά στοιχεία και όσα μπορεί ο καθένας να βελτιώσει στην επόμενη συνεργασία του.
Ο σχηματισμός και η ολοκλήρωση των εργασιών μιας ομάδας είναι παρόμοιες διαδικασίες. Έχει μεγάλη σημασία να κλείσει πραγματικά το παρελθόν και να ανοίξει ένας νέος κύκλος, χωρίς να κουβαλά ο καθένας αρνητικές συναισθηματικές αποσεκευές. ΠΡΟΣΟΧΗ! Κάθε φορά που αλλάζει έστω και ένα μέλος της ομάδας, ενεργοποιούνται τα στάδια ολοκλήρωσης και σχηματισμού, με όλα τα επακόλουθα. Κάθε αλλαγή, έστω και φαινομενικά μικρή, προκαλεί αλλαγές στο σύστημα και χρειάζεται ειδικούς χειρισμούς. Μην περιμένετε την ίδια ομάδα μετά τις αλλαγές, χρειάζεται ένα νέο σημείο ισορροπίας.
Σχόλια