Δείξε μου την υπογραφή στο email σου, να σου πω τι επαγγελματίας είσαι

Μπορεί να σου κακοφαίνεται όταν το ακούς και θα έχεις και δίκιο. Η υπογραφή στο email σου δεν μπορεί να καταδείξει πόσο καλός επαγγελματίας είσαι. Μπορεί όμως να αποκαλύψει αν είσαι «παλιός» και «κουρασμένος» επαγγελματίας ή «φρέσκος» και «προσαρμοσμένος» στις σύγχρονες πρακτικές.

Με λίγα λόγια, η υπογραφή σου είναι ο τρόπος σου να δηλώσεις ότι παρακολουθείς τα trends της αγοράς. Καλό είναι να θυμάσαι πως ειδικά στην επιχειρηματικότητα, τέτοια trends δεν προέρχονται τυχαία, αλλά μέσα από εμπεριστατωμένες έρευνες. Γιατί λοιπόν να μη τα αξιοποιήσεις προς όφελος σου; Ειδικά μάλιστα όταν συναλλάσσεσαι με το εξωτερικό, όπου εκεί η υπογραφή στο email σου, αποτελεί κατά κάποιο τρόπο τον καθρέφτη της επιχείρησης σου.

Παρακάτω ακολουθεί μια λίστα με όσα οι σύγχρονες έρευνες προτείνουν να προσέξεις, κατά τη διάρκεια σύνταξης της ηλεκτρονικής υπογραφής σου.

1. Μη συμπεριλαμβάνεις τη διεύθυνση της επιχείρησης σου στην υπογραφή του email σου (πχ Μαγνησίας 2, Θεσσαλονίκη). Είναι σαν να συστήνεσαι ξανά και ξανά. Θυμήσου πως οι περιττές πληροφορίες κουράζουν.
2. Συμπεριέλαβε πάντα στην υπογραφή σου το τηλέφωνο σου. Αν συναλλάσσεσαι με χώρες του εξωτερικού, μη παραλείψεις το πρόθεμα (κωδικό) της χώρας που ζεις (πχ. +30 2310........).
3. Δεν υπάρχει κανένας λόγος να γράψεις ξανά το email σου. Είναι σαν να δηλώνεις στον παραλήπτη, ότι τον θεωρείς αρκετά χαζό για να αντιληφθεί, πως μπορεί να βρει το email σου στη θέση του αποστολέα.
4. Συμπεριέλαβε στην υπογραφή το website σου, χωρίς να αναφέρεις τη λέξη website. Πχ το www.mysite.gr είναι αρκετό για να καταλάβει ο άλλος γιατί μιλάμε.
5. Προσοχή, μη χρησιμοποιείς μεγάλη και περίεργη γραμματοσειρά. Κι εδώ ισχύει ο κανόνας πως το λιτό και απέριττο είναι το κομψότερο.
6. Μην βάζεις αριθμό φαξ. Με τόσα άλλα σύγχρονα μέσα επικοινωνίας, το φαξ θεωρείτε πρωτόγονο και παραπέμπει σε πρακτικές της δεκαετίας του '90.
7. Θυμήσου πως αν κάνεις copy & paste μιας εικόνας ή ενός logo στο email σου, αυτό θα φτάσει στον παραλήπτη σαν επισυναπτόμενο αρχείο ή μπορεί και να μην φτάσει ποτέ. Ο καλύτερος τρόπος να προσθέσεις μια εικόνα ή το logo σου, είναι μέσα από τις «ρυθμίσεις» της ηλεκτρονικής υπογραφής σου.
8. Θυμήσου πως η εικόνα ή το logo που θα προσθέσεις στις ρυθμίσεις της ηλεκτρονικής υπογραφής σου, δεν πρέπει να είναι κάποιο βαρύ αρχείο, γιατί έτσι αργεί να ανοίξει στον παραλήπτη και προκαλεί εκνευρισμό.
9. Μην παραλείψεις να προσθέσεις link που παραπέμπουν στα social media της εταιρείας σου. Αν έχεις λογαριασμό σε πολλά social media, μη τα παραθέτεις όλα. Διάλεξε 2-3 από αυτά που θεωρείς σημαντικότερα, πχ Facebook, LinkedIn, Youtube. Το νου σου, μην βάζεις στην υπογραφή σου ολόκληρο το URL για κάθε social media. Δες το σωστό τρόπο στην εικόνα 1.
10. Λάβε υπόψη σου πως σύμφωνα με επίσημες στατιστικές, ένας μέσος επαγγελματίας ανταλλάσει 41 email/ημέρα. Φρόντισε, λοιπόν, να μην τον κουράζεις με περιττές πληροφορίες. Απέφυγε τα slogan, τα quotes ή αναφορές στη λίστα των υπηρεσιών σου. Για να έχετε φτάσει να επικοινωνείτε καθημερινά, σημαίνει πως ο παραλήπτης ήδη γνωρίζει όσα χρειάζεται.

Τέλος, πριν στείλεις το πρώτο σου email με τη νέα σου ηλεκτρονική υπογραφή, βεβαιώσου πως έχεις κάνει κάποια τεστ. Το γεγονός ότι έχεις πχ gmail λογαριασμό, δεν εγγυάται πάντα πως η ηλεκτρονική υπογραφή σου, θα εμφανίζεται το ίδιο όμορφη και συμμαζεμένη, στo email που θα παραλάβει ο πελάτης σου στο hotmail ή yahoo λογαριασμό του.