Time management ή οργάνωση χρόνου στην πράξη: 10 απλά βήματα για να αυξήσεις την παραγωγικότητα σου

Ζούμε σε ένα κόσμο γεμάτος αφορμές για απόσπαση της προσοχής. Έτσι, δεν είναι λίγες οι φορές, που αναρωτιέσαι πόσο γρήγορα πέρασε η ώρα και πόσα λίγα κατάφερες να διεκπεραιώσεις, σε σχέση με αυτά που αρχικά είχες σχεδιάσει.

Δεν είσαι ο μόνος. Έρευνα του πανεπιστημίου της Καλιφόρνια έχει αποδείξει πως ο σύγχρονος εργαζόμενος δέχεται βομβαρδισμό ερεθισμάτων και αποσπάται από τη δουλειά του περίπου κάθε 10΄ (ένα τηλεφώνημα πελάτη, μια ερώτηση συναδέλφου, ένα ραντεβού που πρέπει εκτάκτως να οργανώσει ένα μήνυμα που θυμήθηκε να στείλει κλπ). Σύμφωνα πάντα με την ίδια έρευνα, απαιτούνται 5 έως 23 ολόκληρα λεπτά για να ξαναβρεθεί κανείς στην προηγούμενη νοητική κατάσταση της συγκέντρωσης.

Όπως είναι φυσικό, αυτό το «χάσιμο» χρόνου συχνά έχει αντίκτυπο και στα έσοδα σου, καθώς συχνά πολλοί από εμάς, αναλωνόμαστε σε ασχολίες που στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, δεν προσθέτουν κάποια υπεραξία στο τέλος της ημέρας.

Για να το πω με ένα παράδειγμα, φαντάσου πως είσαι επιχειρηματίας, ιδιοκτήτης ενός online shop που πουλά βιολογικές σάλτσας. Σε τόσο δύσκολους καιρούς, είναι πολύ φυσικό να θέλεις να εξοικονομήσεις τα έξοδα μιας γραμματέως κι ενός λογιστή. Έτσι αποφασίζεις να τα βγάλεις πέρα μόνος σου, χωρίς γραμματειακή υποστήριξη και αναλαμβάνεις ο ίδιος τη διεκπεραίωση των λογιστικών της επιχείρησης σου. Ας υποθέσουμε ότι αυτή η εργασία σου τρώει συνολικά σου 2ώρα/ημέρα (ήτοι 44ώρες/μήνα) αυτό σημαίνει πως κατανάλωσες 44 ώρες και εξοικονόμησες (ή κέρδισες, πες το όπως θες) τα 300€ του λογιστή και τα 300€ (έστω) μιας part time γραμματέως, ήτοι 600€ μηνιαίως.

Φαντάσου τώρα, πως αποφασίζεις να εργαστείς πιο επικεντρωμένα και να αφιερώσεις αυτές τις 44 ώρες σε πιο παραγωγικούς τομείς, όπως η επικοινωνία με νέους δυνητικούς πελάτες, ή οργάνωση νέου δικτύων πωλήσεων. Αν υποθέσουμε ότι το προϊόν που πουλάς έχει μέση τιμή πώλησης πχ 4€/προιόν, τότε, στην χειρότερη περίπτωση, αρκεί 1 μικρός πελάτης (πχ ένα συνοικιακό παντοπωλείο) που θα αγοράζει 3,75 σάλτσες/ημέρα, προκειμένου να «βγάλεις» τα έξοδα σου. Έτσι όμως, όχι μόνο καλύπτεις τα έξοδα του λογιστή και της γραμματέως, αλλά:

1. Δημιουργείς μία νέα πηγή σταθερών μηνιαίων εσόδων (εφόσον ο πελάτης μένει ευχαριστημένος από το προϊόν σου και συνεχίσει τις παραγγελίες)
2. αυξάνεις τις πιθανότητες να αυξήσεις τον τζίρο σου (επικεντρώνοντας την προσοχή σου στο να βρεις περισσότερους πελάτες ή να αυξήσεις τις παραγγελίες των ήδη υπαρχόντων)
3. δημιουργείς περαιτέρω προοπτικές για ανάπτυξη του πελατολογίου σου (αφού ένας ευχαριστημένος πελάτης μπορεί να σε συστήσει στον επόμενο) και περαιτέρω ανάπτυξη της ίδιας της επιχείρησης σου.

Τώρα που έγινε πιο αντιληπτή η σημασία της σωστής αξιοποίησης του χρόνου σου, μπορείς να ακολουθήσεις κάποιους βασικούς κανόνες του time management που στηρίζονται σε εμπεριστατωμένες μελέτες, προκειμένου να μάθεις να αξιοποιείς το χρόνο σου με τον πιο αποτελεσματικό και παραγωγικό τρόπο.

ΦΑΣΗ 1

1. Κατέγραφε για 1 εβδομάδα το ημερήσιο πρόγραμμα σου χωρίζοντας το χρόνο σου σε 15λεπτα/ημέρα. Αν ξοδεύεις τον περισσότερο χρόνο σου σε υπολογιστή ή κινητό, η εφαρμογή Rescuetime.com θα σε βοηθήσει να κατανοήσεις καλύτερα, το πού ξοδεύεις αυτόν τον χρόνο και θα σου δώσει τα εργαλεία να αποκτήσεις τον έλεγχο των δραστηριοτήτων σου.

2. Σημείωσε το είδος της εργασίας που εκτέλεσες και την ώρα που αφιέρωσες. Πχ. αποστολή email, τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτη, σύνταξη πρότασης για πελάτη κλ.π.

Σημαντική σημείωση: Αν δεν διαθέτεις χρονόμετρο, η εφαρμογή eggtimer μπορεί να σε βοηθήσει στην χρονομέτρηση με μεγάλη ακρίβεια. Επίσης μην ξεχνάς. Είναι κοινό φαινόμενο, να μας φαίνεται βουνό η καταγραφή των εργασιών μιας εβδομάδας, αλλά πίστεψε το, αν δείξεις την απαιτούμενη υπομονή, θα εντυπωσιαστείς από την χρησιμότητα αυτής της λίστας. Στο κάτω κάτω, σκέψου πως αυτή η καταγραφή μπορεί να σου πάρει μία ολόκληρη εβδομάδα, αλλά τα αποτελέσματα της, μπορούν να σου εξοικονομήσουν εκατοντάδες 8ωρα εργασίας στο μέλλον και το σημαντικότερο...να αυξήσουν επιτέλους τα έσοδα σου!

3. Στο τέλος του 8ώρου, εντόπισε πόσες φορές άφησες μια εργασία για να καταπιαστείς με μια άλλη.

4. Παρατήρησε και προσπάθησε να θυμηθείς τον χρόνο που απαιτήθηκε για να καταφέρεις να συγκεντρωθείς από την μια εργασία στην άλλη.

ΦΑΣΗ 2

5. Στο τέλος της εβδομάδας, δες ξανά τη λίστα εργασιών που κατέγραψες ανά ημέρα και ανά 15λεπτο και προσπάθησε να «κατηγοριοποιήσεις» τις εργασίες που κατέγραψες όλη την προηγούμενη εβδομάδα. Πχ. Ονόμασε τις εργασίες που αφορούσαν την αποστολή-διάβασμα emails, σερφάρισμα στα social media κλπ ως «απασχόληση στο ιντερνέτ». Ονόμασε τις εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις προς τους πελάτες σου ως «τηλ. επικοινωνία με πελάτες». Άνοιξε μια αντίστοιχη κατηγορία και για τους προμηθευτές με το όνομα «τηλ επικοινωνία με προμηθευτές». Άνοιξε μια άλλη κατηγορία πχ. «Design work» Προσπάθησε οι κατηγορίες να μην ξεπερνούν τις 10. Κράτα στην 4η στήλη τυχόν παρατηρήσεις σου.

6. Τώρα άθροισε τις ώρες της λίστας που ξόδεψες στο κάθε 8ωρο, ξεχωριστά για κάθε κατηγορία. Πχ Συνολικά μέσα στην ημέρα μπήκες 10' + 20' + 5' + 35'+ 50'= 120' για «απασχόληση στο ίντερνετ». Κάνε το ίδιο και για τις υπόλοιπες κατηγορίες όπως «τηλ επικοινωνία με πελάτες», «τηλ επικοινωνία με προμηθευτές» κλπ.

7. Αξιοποίησε χρωματική διαβάθμιση και ξεκίνα σημειώνοντας στη λίστα σου τις πιο παραγωγικές εργασίες/group με έντονο πράσινο χρώμα, τις λιγότερο παραγωγικές με αχνό πράσινο χρώμα κλπ. Απομόνωσε τις εργασίες που θεωρείς ότι δεν προσδίδουν κάποια υπεραξία στη δουλειά σου, με κόκκινο χρώμα.

8. Συγκέντρωσε τις σημειωμένες με κόκκινο χρώμα ανούσιες εργασίες σε μια ξεχωριστή λίστα και ονόμασε την «Not to Do list». Κόλλησε την σε εμφανές σημείο και ανέτρεχε σε αυτήν τουλάχιστον 1 έως 2 φορές την ημέρα. Και εδώ ισχύει το «επανάληψη μήτηρ πάσης μαθήσεως».

9. Κατέγραψε μόνο τις παραγωγικές εργασίες που από εδώ και πέρα θα ακολουθείς πιστά, ανάλογα με τη σημασία και τη συχνότητα τους. Πχ Αν κρίνεις πως η «τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες» είναι μια πολύ σημαντική καθημερινή εργασία, ενέταξε την στο ημερήσιο πρόγραμμα σου. Μετέφερε άλλες εργασίες μικρότερης σημασίας σε άλλες στήλες μικρότερης συχνότητας πχ «1 φορά ανά εβδομάδα».

10. Ολοκληρώνοντας την παραπάνω διαδικασία, θα έχεις ένα μικρό μπούσουλα που θα σου επιτρέψει να οργανώσεις αποτελεσματικότερα το πρόγραμμα των επόμενων εβδομάδων. Εστίασε τις πιο παραγωγικές εργασίες.

Tips για καλύτερα αποτελέσματα στην οργάνωση του χρόνου σου

• Επικεντρώσου στις εργασίες που φέρνουν εισόδημα. Άφησε στην άκρη όσες δεν έχουν κανένα θετικό αντίκτυπο στο εισόδημα σου.
• Ακολούθησε τον «κανόνα των 2 λεπτών» του David Allen. Σύμφωνα με αυτόν, πιάσε πρώτα τις μικροδουλειές που απαιτούν το πολύ 2 λεπτά για να ολοκληρωθούν. Το νόημα αυτού του κανόνα, είναι να αποφορτίσεις τη λίστα των υποχρεώσεων σου, έτσι ώστε να μην σε αγχώνει. Θυμήσου πως αν μια εργασία απαιτεί πάνω από 2 λεπτά, είναι καλύτερο να την εντάξεις μέσα στον εβδομαδιαίο προγραμματισμό σου.
• Σβήσε ή τσέκαρε τις εργασίες που ολοκλήρωσες.
• Φρόντισε να κάνεις 1 εργασία (task) κάθε φορά.
• Σχεδίασε τις εργασίες σου για αύριο από νωρίς το βράδυ ή πολύ νωρίς το πρωί.
• Όρισε χρονικά όρια για κάθε εργασία. Πχ. 30' για την σύνταξη προτάσεων σε πελάτες, 30' για συνεννοήσεις με προμηθευτές κλπ . Τον νου σου: Mην πέσεις στην παγίδα να συνεχίσεις όταν λήξει η ώρα. Η πειθαρχία αυτή είναι απαραίτητη, γιατί προγραμματίζει το μυαλό μας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Σε μία εβδομάδα θα δεις από μόνος/η σου, τα πρώτα θεαματικά αποτελέσματα.
• Περιόρισε τον χρόνο που ξοδεύεις online (για emails, google αναζητήσεις, social media κλπ). Προσδιόρισε τον σε συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια, ανάλογα με τις ανάγκες της εργασίας σου. Πχ. μόνο πρωί και βράδυ, από 1 ώρα.
• Απέφυγε τηλεφωνικές διακοπές όταν εργάζεσαι. Αποφάσισε ποιες είναι οι καλύτερες ώρες για σένα να δεχθείς τηλέφωνα (πχ. 9-11 π.μ) και ενημέρωσε τους πελάτες σου. Τις υπόλοιπες ώρες, βάλε τηλεφωνητή ή ζήτησε γραμματειακή υποστήριξη. Αν εξηγήσεις στους πελάτες σου ότι η καλύτερη οργάνωση του χρόνου σου, σημαίνει ποιοτικότερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση για τους ίδιους, θα το εκτιμήσουν και πίστεψε με, θα το σεβαστούν (εκτός από ελάχιστες εξαιρέσεις, που ίσως θα πρέπει να ξανασκεφτείς, αν πραγματικά αξίζουν να είναι πελάτες σου). Για τα υπόλοιπα τηλέφωνα της ημέρας, μπορείς να αφιερώνεις 30' πχ. το απόγευμα για να τα απαντάς ένα ένα. Για τα έκτακτα τηλεφωνήματα, ζήτα από τους πελάτες σου να σου στέλνουν μήνυμα SMS με την ένδειξη «επείγον», προκειμένου να τους καλείς όσο πιο άμεσα μπορείς.
• Απέφυγε την ακαταστασία στο γραφείο σου, οργάνωσε αποτελεσματικά τον χώρο που δουλεύεις. Όσο κι αν σου ακούγεται παράξενο, ένα ακατάστατο γραφείο, επηρεάζει την παραγωγικότητα σου.
• Θυμήσου πως όταν έχεις ήδη ξεκινήσει μια εργασία, είναι λάθος να την αφήσεις στη μέση και να ασχοληθείς με μία άλλη. Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, χρειάζεσαι περίπου 5 - 23λεπτά για να επανέλθει κανείς στην προηγούμενη νοητική κατάσταση της 100% συγκέντρωσης και παραγωγικότητας (η κατάσταση αυτή σύμφωνα με τους ακαδημαϊκούς ονομάζεται flow).
• Κατά τη διάρκεια της ημέρας, εκτέλεσε τις εργασίες σου χωρίζοντας τες μάξιμουμ σε μισάωρα. Αφιέρωσε 25 λεπτά για κάθε εργασία και μην παραλείψεις να κάνεις ένα μικρό 5΄ διάλειμμα. Όσο κι αν σου φαίνεται περιττό, μελέτες έχουν αποδείξει πως είναι απαραίτητο. Δώσε στον εαυτό σου λίγο χρόνο για χαλάρωση και απόσπαση της προσοχής, αρκεί να θυμάσαι πως είναι σημαντικό να τηρήσεις το 5λεπτο και να μη ξεφύγεις από αυτό.
• Μην παραλείψεις να επαναξιολογείς τη λίστα των προτεραιοτήτων σου ανά τακτά χρονικά διαστήματα, καθώς συχνά οι ανάγκες αλλάζουν.

Καλή επιτυχία