Πώς να διαχειριστείτε την αλλαγή στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς: Ένας γενικός οδηγός - Μέρος 2o

Στο δεύτερο μέρος, παρουσιάζω την διαχείριση της Αλλαγής σε τεχνικό και μεθοδολογικό επίπεδο, παρουσιάζοντας έναν γενικό οδηγό κινήσεων που μπορεί να πραγματοποιήσει η Διοίκηση ενός Οργανισμού. Μια αποτελεσματική διαχείριση επομένως, περιλαμβάνει ένα ολοκληρωμένο Πλάνο, σωστή Επικοινωνία και αποτελεσματική Διακυβέρνηση της διαδικασίας.

Το Πλάνο της Αλλαγής

Ένα καλά δομημένο πλάνο θέτει τον μετασχηματισμό από το A στο Β σε προοπτική και αντικειμενοποιεί την αλλαγή, δηλαδή την καθιστά απτή. Μόνον έτσι μπορεί να κανείς να αποκτήσει άποψη γι αυτό που βιώνει, μην παρασύρεται από αυτό αλλά να το οδηγήσει προς την κατεύθυνση που επιθυμεί. Για να δημιουργηθεί ένα πλάνο (change plan) μπορούμε να ακολουθήσουμε τις βασικές αρχές στοχοθεσίας με εστίαση στο αποτέλεσμα (Solution Focused).

• Αναγνωρίστε με ουδετερότητα τα αίτια αλλά και τα οφέλη που θα έχει η αλλαγή στην ανάπτυξη και ανταγωνιστικότητα του οργανισμού.
• Και ξεκινήστε από το τέλος! Οραματιστείτε την πραγματικότητα που θέλετε να βρεθείτε μετά την αλλαγή, και περιγράψτε το όραμά σας με κάθε λεπτομέρεια. Αφιερώστε όσο χρόνο χρειαστεί και εικονοποιείστε το μέλλον που θέλετε να δημιουργήσετε. Η Αλλαγή χρειάζεται όραμα και προσανατολισμό για γίνει διαχειρίσιμη. Ας ονομάσουμε το σημείο μετά την αλλαγή ως Β.
• Προσδιορίστε την παρούσα φάση του οργανισμού, την πραγματικότητα που βιώνει στο «εδώ και τώρα», τις ανάγκες, τις αλλαγές και τους στόχους του. Ας ονομάσουμε το σημείο αυτό ως Α.
• Θέσετε σαφείς και συγκεκριμένους στόχους που θα σας οδηγήσουν από το Α στο Β. και προσδιορίστε το χρονικό πλαίσιο επίτευξής τους.
• Εφαρμόστε μια SWOT ανάλυση για να αποκτήσετε μια πλήρη και ρεαλιστική κατανόηση των προκλήσεων που ανοίγονται.

Η Επικοινωνία της Αλλαγής

Η δυνατότητα των ανθρώπων να αλλάξουν επηρεάζεται από τον τρόπο που παρουσιάζεται η αλλαγή σε εκείνους. Το πλάνο της αλλαγής πρέπει να γίνει κτήμα σε κάθε ενδιαφερόμενο σε όλο το φάσμα της ιεραρχίας. Οι άνθρωποι χρειάζονται το πλάνο αυτό για να κινητοποιηθούν, να προσανατολίσουν τη δράση τους και να αισθανθούν ως έναν βαθμό, ασφαλείς. Λάβετε υπόψη σας τα εξής:

• Η Αλλαγή πρέπει να έχει νόημα, να συνδέεται βιωματικά με την εμπειρία. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται ένα εταιρικό αφήγημα της αλλαγής που θα περιλαμβάνει τις αιτίες, τα οφέλη της και το όραμα που έχει δημιουργηθεί από το πλάνο.
• Μοιραστείτε το αφήγημα αυτό (μαζί με το πλάνο) νωρίς, εξ αρχής.
• Επαναλάβετε το μήνυμα για αλλαγή ξανά και ξανά, σε κάθε ευκαιρία.
• Προσεγγίστε τις εσωτερικές διαδικασίες με έναν ανοιχτό και υποστηρικτικό τρόπο. Ενθαρρύνετε τις ομάδες και τα μέλη τους να εκφράσουν τις ιδέες, τις σκέψεις, τους προβληματισμούς και τις δυσκολίες που έχουν. Δείξτε αποδοχή στους ανθρώπους εάν θέλετε να αποδεχτούν την αλλαγή.
• Δημιουργήστε μια θετική «αυτό-εκπληρούμενη προφητεία». Σε μια διάσημη ρήση του, ο Henry Ford υποστηρίζει ότι «είτε πιστεύεις ότι μπορείς είτε όχι, έχεις δίκιο», που σημαίνει ότι είτε πιστεύει κανείς ότι μπορεί να αλλάξει ή όχι, έχει δίκιο αφού θα πείσει τον εαυτό του για το ένα ή το άλλο. Εάν πιστεύετε επομένως ότι ο οργανισμός δεν μπορεί να αλλάξει και να προσαρμοστεί με επιτυχία, θα προβάλετε αυτή την πεποίθηση σε όλες τις επικοινωνίες με τους ανθρώπους του οργανισμού. Επιλέξτε επομένως προσεκτικά και συνειδητά τα μοτίβα επικοινωνίας.

Η διακυβέρνηση της αλλαγής (Change Governance)

Η αλλαγή χρειάζεται ενίσχυση και παρακολούθηση, όχι έλεγχο! Δεν μπορείτε να ελέγξετε τη διαδικασία, μόνο να διευκολύνετε και να προσανατολίσετε την ολοκλήρωσή της. Μια συνεχής και επίμονη προσπάθεια ελέγχου των ανθρώπων θα προκαλέσει επιπρόσθετο άγχος και θα λειτουργήσει αντιπαραγωγικά. Τι μπορείτε να κάνετε:

• Ορίστε υπεύθυνους που θα επιβλέπουν τη διαδικασία (Change Agents). Η αποκλειστική τους αποστολή είναι να διαχειριστούν και να εποπτεύσουν την σταδιακή υλοποίηση της αλλαγής μέσα στον οργανισμό, μέρα με τη μέρα, εβδομάδα με την εβδομάδα, μήνα με τον μήνα.
• Οργανώστε συναντήσεις απολογισμού και αναστοχασμού. Οι συναντήσεις αυτές συνδέονται με την υποστηρικτική και ανοικτή προσέγγιση που ανέφερα παραπάνω. Η αποκλειστική θεματολογία τους είναι η παρακολούθηση των επιμέρους αλλαγών και επεξεργασία τους σε σχέση με το συνολικό πλάνο.
• Υιοθετήστε το μοντέλο Αυθεντικής Ηγεσίας: Στο πρώτο μέρος, ανέφερα ότι οι οργανισμοί συνήθως αποτυγχάνουν να αλλάξουν διότι δεν λαμβάνουν υπόψη τις ανάγκες των ανθρώπων τους. Εφαρμογή του μοντέλου Αυθεντικής Ηγεσίας σημαίνει να συνδέσουμε τις ανάγκες τις ομάδας με τις δυνατότητες του ηγέτη της και να δημιουργήσουμε μια σχέση συμμαχίας. Ποια είναι τα ποιοτικά χαρακτηριστικά της ομάδας, τι χρειάζεται η ομάδα για να ανταποκριθεί στην αλλαγή με επιτυχία και τι μπορεί να κάνει ο Leader της γι αυτό; Ποια είναι τα θετικά χαρακτηριστικά του Leader που μπορούν να απαντήσουν στις ανάγκες τις ομάδας; Αυτά είναι ερωτήματα που πρέπει άμεσα να απαντηθούν.
• Εκπαίδευση και Επιμόρφωση. Εφόσον ανιχνευθούν οι ανάγκες των ομάδων του οργανισμού, οργανώστε προγράμματα εσωτερικής εκπαίδευση σύμφωνα με αυτές. Ενθαρρύνεται την βιωματική εκπαίδευση και την μελέτη περιπτώσεων.

Στο τρίτο και τελευταίο μέρος θα συζητήσουμε για τη συναισθηματική – ψυχολογική διάσταση της Αλλαγής. Μπορείτε να βρείτε το πρώτο μέρος εδώ.

Τα κείμενα των άρθρων περιλαμβάνονται στο εκπαιδευτικό υλικό του Diploma in Executive Team Coaching του Athens Coaching Institute.