Πώς να διαχειριστείτε την αλλαγή στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς: Ένας γενικός οδηγός - Μέρος 1o

Η Διαχείριση της Αλλαγής (Change Management) έχει αποτελέσει ένα από τα πιο διαδεδομένα ζητήματα μελέτης των τελευταίων χρόνων στην Οργανωσιακή Ψυχολογία, το Executive Coaching και τη Διοίκηση Επιχειρήσεων.

Η στροφή της έρευνας στη διεργασία της Οργανωσιακής Αλλαγής (Organizational Change Process) πραγματοποιήθηκε κυρίως για δύο λόγους:

• Πρώτον, γνωρίζουμε ότι η Αλλαγή, είναι ζωτικής σημασίας για τους όλους τους Οργανισμούς, τόσο στη φύση όσο και στην οικονομία. Είναι καθοριστική για την προσαρμογή, την επιβίωση και την ανάπτυξή τους. Οι Επιχειρήσεις που αλλάζουν παραμένουν ανταγωνιστικές.
• Δεύτερον, σχεδόν τα δύο τρίτα των επιχειρήσεων και οργανισμών παγκοσμίως, αποτυγχάνουν να αλλάξουν (Bernard & Stoll: 2010).

Γιατί τις περισσότερες φορές οι Οργανισμοί αποτυγχάνουν να αλλάξουν;

Πρόκειται για μια αρκετά δύσκολη ερώτηση ώστε να απαντηθεί επαρκώς με τη μία ή την άλλη οπτική. Ωστόσο, κατά τη γνώμη μου, οι επιχειρήσεις συχνά αποτυγχάνουν να αλλάξουν διότι δεν λαμβάνουν υπόψη τους τις ανάγκες των ανθρώπων που καλούτναι να υλοποιήσουν την αλλαγή. θεωρούν δηλαδή την οργανωσιακή αλλαγή, απλώς μια απόφαση της κεντρικής διοίκησης που θα ακολουθήσει μια Top-down πορεία χωρίς προβλήματα. Κάθε ανθρώπινο σύστημα έχει τις δικές του συμπεριφορές που σαμποτάρουν συνειδητά ή ασυνείδητα αυτή τη διαδικασία.

Σε κάθε επιχείρηση και οργανισμό, υπάρχουν οι "Change Agents", τα στελέχη που θα ηγηθούν και θα διαχειριστούν τη διαδικασία της αλλαγής, και ένα ευρύτερο σύστημα ανθρώπων και σχέσεων που θα βιώσουν την αλλαγή. Εντούτοις, μέσα από διαφορετικούς ρόλους, η διεργασία παραμένει κοινή. Κάθε ένας εντός του οργανισμού θα λειτουργήσει τόσο ως υποκείμενο όσο και ως αντικείμενο της αλλαγής. Αυτό σημαίνει ότι κάθε άτομο, σε όλες τις βαθμίδες της ιεραρχίας, θα αποφασίσει, θα αποδεχτεί και θα αποτελέσει μέρος της αλλαγής ως έναν βαθμό.

Πώς ορίζεται η Αλλαγή και τι σημαίνει Διαχείριση της Αλλαγής;

Σχηματικά, η αλλαγή αποτελεί μια φάση μετασχηματισμού που οδηγεί από ένα προηγούμενο καθεστώς στο επόμενο, από ένα προηγούμενο σημείο ισορροπίας σε ένα καινούριο, διαφορετικό. Η Αλλαγή είναι μια διεργασία που οδηγεί από ένα σημείο Α στο σημείο Β. Στην περίπτωση ενός οργανισμού, μπορεί να προκληθεί τόσο από εσωτερικούς όσο και από εξωτερικούς παράγοντες. Εξωτερικοί παράγοντες είναι οι κοινωνικές, οικονομικές και πολιτικές πιέσεις που ασκούνται ή μια γενικευμένη αστάθεια και αβεβαιότητα, σημαντικές αλλαγές στην ίδια την αγορά και βέβαια η εξέλιξη της τεχνολογίας. Από την άλλη, εσωτερικοί παράγοντες θεωρούνται: η αλλαγή των αναγκών των πελατών, ζητήματα στρατηγικής, κοστολόγησης, αλλαγές στην φιλοσοφία της Διοίκησης ή στο μοντέλο Ηγεσίας κλπ. Ανεξάρτητα από τις αιτίες της όμως, η διαδικασία μετασχηματισμού που βιώνει ο οργανισμός, είναι συνδεδεμένη με αλλαγές στη νοοτροπία, τις συμπεριφορές και τις πρακτικές, και συνήθως συνοδεύεται με απαντήσεις (responses) όπως άρνηση, επιθετικότητα, ευερεθιστότητα, απόσυρση, άγχος και τελικά αποδοχή του νέου τρόπου και αφοσίωση σε αυτόν.

Φανταστείτε ότι υπάρχουν δύο ταυτόχρονες διαδικασίες που «τρέχουν», η Αλλαγή και η καθημερινή λειτουργία του οργανισμού. Η Διαχείριση της Αλλαγής (Change Management) είναι η ευθυγράμμιση του οργανισμού ως εν λειτουργία σύστημα με την αλλαγή του καθιστώντας αυτές τις δύο διαδικασίες παράλληλες και συντονισμένες. Πιο συγκεκριμένα, διαχείριση της αλλαγής σημαίνει να κατανοήσουμε, να σχεδιάσουμε και να δρομολογήσουμε τις συμπεριφορικές αλλαγές που απαιτούνται για να παραμείνει η διαδικασία ενεργή και να ολοκληρωθεί με την εγκατάσταση της νέας πραγματικότητας.

Ένας γενικός οδηγός περιλαμβάνει τα εξής: Τη δημιουργία ενός πλάνου, την αποτελεσματική επικοινωνία της αλλαγής στο εσωτερικό του οργανισμού, τη διακυβέρνηση της αλλαγής (Change Governance) και βέβαια τη διαχείριση των συναισθηματικών πτυχών αυτής της διαδικασίας.

Η αποστολή ενός Coaching Ψυχολόγου είναι να αναδείξει τη σημασία του ανθρώπινου παράγοντα και την συστημικότητα της διαδικασίας. Δεν υπάρχει ένα μοναδικό μοντέλο επιτυχούς διαχείρισης, ομολογουμένως η ανθρώπινη συμπεριφορά είναι πολύ πιο πολύπλοκη και ενδιαφέρουσα από ότι τα «μοντέλα επιτυχίας» θα ήθελαν. Ωστόσο, πέρα από το εύρος των διαφορετικών προσεγγίσεων που μπορούν να προκύψουν, υπάρχουν κάποιες θεμελιακές αρχές που διέπουν τη διεργασία της αλλαγής καθώς και κάποιοι κοινοί παράγοντες που μπορούν να συμβάλλουν προς μια θετική έκβαση.

Στα τρία άρθρα που θα δημοσιευθούν από το epixeiro.gr, αφού περιέγραψα με συντομία τον ορισμό της αλλαγής και της διαχείρισής της, θα παρουσιάσω έναν γενικό οδηγό ο οποίος πέρα από τεχνικά ζητήματα, δίδει προτεραιότητα στην κατανόηση των συναισθημάτων που βιώνουν οι άνθρωποι κατά τη φάση της αλλαγής στον οργανισμό. Ας κρατήσουμε όμως στο πίσω μέρος του μυαλού μας ότι κάθε γενικός οδηγός μπορεί να φανεί βοηθητικός μόνον όταν προσαρμόζεται σε κάθε ξεχωριστή περίπτωση και όχι αντιστρόφως, δηλαδή δεν προσπαθούμε να προσαρμόσουμε την πραγματικότητα στον οποιοδήποτε οδηγό έχουμε από τη βιβλιογραφία.

Τα κείμενα περιλαμβάνονται στο εκπαιδευτικό υλικό του Diploma in Executive Team Coaching του Athens Coaching Institute.