Προκλήσεις εταιρικής διακυβέρνησης στην εποχή της πανδημίας

Το μοντέλο λειτουργίας θα πρέπει να προσαρμοστεί στις προκλήσεις των ημερών, συμπεριλαμβάνοντας ενέργειες σε τρεις διακριτές φάσεις: άμεσες, μεσοπρόθεσμες έως μακροπρόθεσμες και μετά την πανδημία. Σε κάθε φάση, τα αρμόδια όργανα λήψης αποφάσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη εκτιμήσεις και απόψεις από τις αρμόδιες εποπτικές και εκτελεστικές οντότητες που τα υποστηρίζουν. Οι ενέργειες θα πρέπει να αφορούν θέματα: διακυβέρνησης, κανονιστικής συμμόρφωσης, διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, ασφάλειας εγκαταστάσεων, υγείας & ασφάλειας προσωπικού, επικοινωνίας, επιχειρηματικής συνέχειας και χρηματοοικονομικής διαχείρισης.

Στο πλαίσιο αυτό και προκειμένου να διασφαλιστεί η εφαρμογή των υιοθετούμενων γενικών αρχών και ειδικών πρακτικών του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης (ΚΕΔ) και η γενικότερη συμμόρφωση της εταιρείας, είναι σημαντικό οι εταιρείες να εξετάσουν τα παρακάτω θέματα:

• Λειτουργία ΓΣ, ΔΣ, επιτροπών ΔΣ και Διοίκησης: Τη διασφάλιση της απαραίτητης συχνότητας των συνεδριάσεών τους, με την επιτρεπόμενη χρήση τηλεδιασκέψεων καθώς και αποτελεσματικών τρόπων ταυτοποίησης / τεκμηρίωσης της παρουσίας, ψηφοφορίας και υπογραφής των μελών (π.χ. με ανταλλαγή email ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα), βάσει θεσμικού πλαισίου (ΠΝΠ 20&30.03.2020, Ν. 4548/2018) και καταστατικού / κανονισμού λειτουργίας, με την παράλληλη επιμόρφωση των μελών τους στη χρήση νέων τεχνολογιών και την κατάλληλη διάθεση επαρκών πόρων. Την τακτική επαφή του ΔΣ με το στελεχικό δυναμικό της εταιρείας. Τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας του συστήματος διοίκησης - διαδικασιών λήψης αποφάσεων με την παροχή έγκαιρης πληροφόρησης και ανάθεσης εξουσιών και καθηκόντων σε άλλα στελέχη. Την επίβλεψη της ορθής λειτουργίας/ ανεξαρτησίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και του διενεργούμενου ελεγκτικού έργου/ ανεξαρτησίας των ορκωτών ελεγκτών.
• Στρατηγική, Ετήσιο Επιχειρηματικό Σχέδιο, Ετήσιος Προϋπολογισμός, Οικονομικές Καταστάσεις: Την επανεξέταση της αναθεώρησης τους, την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων, την ορθότητα των εταιρικών ανακοινώσεων, την παρουσίαση της πραγματικής θέσης της εταιρείας, καθώς και την εκτίμηση της δυνατότητας να διατηρηθεί η εταιρεία ως συνεχιζόμενη δραστηριότητα, τόσο στις ετήσιες όσο και στις ενδιάμεσες οικονομικές καταστάσεις.
• Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων: Την αναγνώριση / αποτύπωση / αξιολόγηση των νέων κινδύνων καθώς και τον καθορισμό αποδεκτών ανωτάτων ορίων ανάληψης αυτών.
• Κανονιστική Συμμόρφωση: Τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με το ισχύον θεσμικό (πάνω από 100 ΦΕΚ από τις 25.02.2020 μέχρι τις 15.04.2020) και με το εποπτικό πλαίσιο.
• Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ): Τη διασφάλιση της επάρκειας / αποτελεσματικότητας του ΣΕΕ καθώς και την άμεση και τακτική επαφή του ΔΣ (Επιτροπής Ελέγχου εφόσον υπάρχει) με τους τακτικούς ελεγκτές αναφορικά με την ορθή λειτουργία του ΣΕΕ.Σχέσεις με μετόχους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη: Την ύπαρξη συνεχούς και εποικοδομητικού διαλόγου με τους μετόχους και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, με την παράλληλη εξέταση της αναθεώρησης του τρόπου επικοινωνίας, για τη διευκόλυνση της ενημέρωσης / συμμετοχής τους.

Όπως συμβαίνει συχνά, η συμπεριφορά των ανθρώπων καθορίζει την έκταση του κατά πόσο μια κρίση αντιμετωπίζεται με επιτυχία. Το μοντέλο των “soft” σημείων ελέγχου της KPMG, το οποίο αποτελείται από οκτώ άυλους παράγοντες που επηρεάζουν τη συμπεριφορά των εργαζομένων και που βασίζεται σε επιστημονική έρευνα*, μπορεί αφενός να χρησιμεύσει ως καθοδήγηση κατά την ανάπτυξη/ εφαρμογή σχετικών πολιτικών προστασίας από ακραίες καταστάσεις (π.χ. πανδημία) και αφετέρου να βοηθήσει στον εντοπισμό πιθανών συμπεριφορών κατά τη φάση της πρόληψης, ανίχνευσης και απόκρισης.

• Σαφήνεια: Σαφής προσδιορισμός της συμπεριφοράς που αναμένεται από τους εργαζομένους της εταιρείας.
• Διοίκηση δια του παραδείγματος: Ενώ μια τέτοια μορφή διοίκησης μπορεί να είναι επιθυμητή, σε περίοδο κρίσης ενέχει τον κίνδυνο της κατάχρησης εξουσίας, με αποτέλεσμα τον εξορθολογισμό υπερβολικών απαιτήσεων και συμπεριφορών.
• Δέσμευση: Με την εξ αποστάσεως εργασία, ενδέχεται να επηρεαστεί η προσωπική συμμετοχή και δέσμευση των εργαζομένων.
• Επίτευξη στόχων: Συνεχής παρακολούθηση των προκαθορισμένων βασικών δεικτών απόδοσης (KPIs) που απορρέουν από την εγκεκριμένη μακροπρόθεσμη στρατηγική της εταιρείας γιατί ενδέχεται να αντικατασταθούν σιωπηρά από βραχυπρόθεσμα KPIs.
• Διαφάνεια: Με την εξ αποστάσεως εργασία μειώνεται η επίβλεψη και είναι ευκολότερη η απόκρυψη περιπτώσεων απάτης και η παράβλεψη σφαλμάτων από τα εποπτικά όργανα της εταιρείας. Η συχνή επικοινωνία αυξάνει τη διαφάνεια και η συνεχής παρακολούθηση/ ενημέρωση συμβάλλει στην πρόληψη τυχόν ζημιάς.
• Συζήτηση: Σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας χρειάζεται περισσότερη προσπάθεια για να συζητηθούν πιθανά διλήμματα και να κατανοηθούν τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται.
• Λογοδοσία: Είναι σημαντικό να εγκαλούνται αυτοί που δεν τηρούν τις εγκεκριμένες πολιτικές της εταιρείας.
• Επιβολή: Σε περίπτωση παραβιάσεων, με την επιβολή κυρώσεων τιμωρούνται οι δράστες και τονίζεται η σημασία των μέτρων. Παράλληλα, με την επιβράβευση της ζητούμενης συμπεριφοράς, αυξάνεται η αποτελεσματικότητα των πολιτικών.

Συμπερασματικά, ένα σχέδιο πανδημίας θα πρέπει να καταρτιστεί, ως μέρος μιας συνολικής στρατηγικής ανθεκτικότητας, συμπεριλαμβάνοντας ενέργειες διασφάλισης της εφαρμογής των υιοθετούμενων γενικών αρχών και ειδικών πρακτικών του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης. Επειδή η συμπεριφορά των ανθρώπων καθορίζει την έκταση του κατά πόσο μια κρίση αντιμετωπίζεται με επιτυχία, καλό θα ήταν να εξεταστεί η ενσωμάτωση “soft” σημείων ελέγχου, τόσο στην ανάπτυξη σχετικών πολιτικών όσο και στον εντοπισμό πιθανών συμπεριφορών κατά τη φάση της πρόληψης, ανίχνευσης και απόκρισης.

* “Why good people sometimes do bad things: 52 reflections on ethics at work”, Muel Kaptein