Πώς να κάνεις τα ψηφιακά meeting αποτελεσματικά και αποδοτικά

Γι’ αυτό διάβασε τι μπορείς να κάνεις:

Επίτρεψε στον εαυτό σου να πει όχι

Λόγω της θέσης σου, μπορεί να είναι απαιτητικό καθήκον να συμβαδίζεις με όλα τα meeting στο Zoom, τόσο εσωτερικά με την ομάδα σου, όσο και εξωτερικά με τους πελάτες. Οπότε, μπορείς να παρευρίσκεσαι στις συναντήσεις που χρειάζονται την άμεση συνεισφορά σου. Διαφορετικά, μπορείς να ζητήσεις να σε ενημερώσουν μέσω email αφού ολοκληρωθεί μια συνάντηση.

Αφιέρωσε 5 λεπτά για εισαγωγή

Προγραμμάτισε 5 λεπτά για κοινωνικοποίηση και επίλυση των τεχνικών προβλημάτων. Αυτό βοηθά ώστε να εξασφαλίσεις ότι όλοι έχουν επαφή με όλους, πριν ξεκινήσετε, κι ότι κανείς δεν θα χάσει κάτι από το meeting, επειδή ο υπολογιστής του εγκαθιστά ενημερώσεις.

Κάντε μια ομαδική άσκηση πριν ξεκινήσετε

Για να δημιουργήσεις μια διασκεδαστική ατμόσφαιρα στο εβδομαδιαίο zoom meeting της ομάδας, το κάθε μέλος μπορεί να επιλέξει ένα εικονικό φόντο και οι υπόλοιποι να μαντεψουν πού τραβήχτηκε η φωτογραφία. Με αυτόν τον τρόπο, θα μοιραστείτε σύντομες ιστορίες για τις φωτογραφίες, κάτι που θα σας βοηθήσει να συνδεθείτε και να αισθανθείτε πιο κοντά ο ένας στον άλλον πριν αρχίσετε να λύνετε τα προβλήματα της δουλειάς.

Όρισε μια συγκεκριμένη ατζέντα

Είναι σημαντικό να δομήσεις από πριν το meeting, ώστε να αναγνωρίσεις μια συγκεκριμένη λίστα θεμάτων προς συζήτηση. Για παράδειγμα, η λίστα σου μπορεί να καλύψει σημαντικές εξελίξεις σε project, προγράμματα και εκδηλώσεις, εμπόδια και ευκαιρίες, επαγγελματική ανάπτυξη, Αντί να αφιερώσεις χρόνο στην ανασκόπησή τους, στείλε ένα email για οτιδήποτε δεν απαιτεί συζήτηση.

Βάλε τους όλους να ανοίξουν την κάμερά τους

Ο καλύτερος τρόπος για να διεκπεραιώσεις ένα αποτελεσματικό εικονικό meeting είναι να τους βάλεις όλους να ανοίξουν την κάμερά τους, αλλά να κάνουν mute όταν δεν μιλούν. Αυτό εξαλείφει τους περισπασμούς και διευκολύνει τη διαπροσωπική επαφή.

Κράτα τα meeting σύντομα

Για να διατηρήσεις τα meeting παραγωγικά, κράτα τα μικρά. Τα 30 λεπτά είναι η μέγιστη διάρκεια που κάποιος μπορεί να μείνει συγκεντρωμένος. Υπάρχουν πολλοί περισπασμοί που διεκδικούν την προσοχή των ανθρώπων και η εξάντληση λόγω της οθόνης είναι πραγματική.

Μοιράσου την οθόνη σου

Κάθε φορά που συζητάς για νέες ενέργειες ή για αλλαγές στα project, καλό είναι να μοιράζεσαι την οθόνη σου. Η κοινή χρήση οθόνης μιμείται την παρουσία στο ίδιο δωμάτιο και προωθεί την αλληλεπίδραση. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι θα είναι συγκεντρωμένοι και θα είναι παρόντες για να συνεισφέρουν. Άλλωστε, θα έχεις περισσότερες ευκαιρίες για να είσαι ξεκάθαρος και να γνωρίζεις τι κάνει ποιος.

Στείλε ένα email πριν και ένα μετά

Όταν δουλεύεις με δημιουργούς περιεχομένου και πελάτες στο marketing, είναι εύκολο να χάνεις τη συγκέντρωσή σου στα meeting, καθώς όλοι μοιράζονται τις ιδέες τους. Γι’ αυτό μπορείς να στέλνεις ένα email την προηγούμενη μέρα, που να υπογραμμίζει τα κύρια θέματα δομημένα σε bullet για να γίνεται προτεραιοποίηση, οπότε αν δεν προλάβετε να συζητήσετε κάποιο bullet, χαμηλά στη λίστα, δεν θα υπάρχει μεγάλο θέμα. Κράτα ένα maximum 5 bullet και στείλε μια περίληψη μετά το τέλος για να μπορούν όλοι να ανατρέχουν σε ό,τι συζητήθηκε.

Χρησιμοποίησε τα τελευταία λεπτά για ερωτήσεις

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να γίνονται ερωτήσεις στα διαδικτυακά meeting. Η λειτουργία του μηνύματος είναι ένας πολύ καλός τρόπος να συγκεντρώσεις τις ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης και στη συνέχεια μπορείς να τις απαντήσεις στο τέλος της συνάντησης.

Αρχική δημοσίευση από Marina Khidekel, Διευθύντρια Περιεχομένου thriveglobal.com, στο www.thriveglobal.gr