Εικονικές ομάδες και συναντήσεις: Μικρό εγχειρίδιο αποτελεσματικής λειτουργίας

Οι επιχειρήσεις, οι οργανισμοί αλλά και οι φορείς του Δημοσίου είναι αλήθεια ότι με κάπως απότομο τρόπο, πέρασαν στο ψηφιακό επίπεδο διεκπεραίωσης των λειτουργιών τους μέσα στην αγωνία τους να διασφαλίσουν πρωτίστως την ασφάλεια των εργαζομένων τους αλλά και να διατηρήσουν την οργανική επαφή μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού καθώς και την αδιάλειπτη κατά το δυνατό, συνέχεια της επιχειρηματικής τους λειτουργίας σε κάθε στάδιο.

Ορισμένες επιχειρήσεις έκαναν αυτήν την μετάβαση πιο ομαλά από άλλες, καθώς αρκετές είχαν ενσωματώσει από καιρό στις διαδικασίες τους κουλτούρα business continuity και αποκεντρωμένης λειτουργίας, ενώ άλλες αναγκάστηκαν εκ των συνθηκών να την δημιουργήσουν.

Βέβαια, η τεχνολογία για την υποστήριξη της αποκεντρωμένης επιχειρηματικής λειτουργίας ήταν ήδη εκεί για όλους και είναι αξιέπαινο ότι εταιρίες κολοσσοί του λογισμικού διέθεσαν τα συνεργατικά τους εργαλεία δωρεάν (για ικανό χρονικό διάστημα) σε κάθε επαγγελματία και εταιρία. Φυσικά, μεγάλες (κυρίως πολυεθνικές) επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν ήδη ψηφιακά εργαλεία συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο (real time) για να υπερκεράσουν την γεωγραφική απόσταση μεταξύ μελών των ομάδων τους. Ωστόσο, με την αναγκαστική «αποστασιοποίηση» των τελευταίων δραματικών εβδομάδων θεωρούμε ότι όλοι συνειδητοποίησαν το πώς οι εικονικές ομάδες (Virtual Teams) μπορούν και να δραστηριοποιηθούν και να λειτουργήσουν αποτελεσματικά.

Οι εικονικές ομάδες μπορούν πλέον να παίξουν βασικό και καίριο ρόλο εργαλείου Business Continuity για πολλές λειτουργίες και δραστηριότητες της επιχείρησης.

Με το συγκεκριμένο άρθρο επιχειρείται μία κωδικοποίηση μερικών βασικών κανόνων συμπεριφοράς και λειτουργίας μεταξύ μελών εικονικών ομάδων. «Κανόνες» που επί της ουσίας βασίζονται στην κοινή λογική και στον σεβασμό προς τον συνάδελφο, συνεργάτη ή τον πελάτη.

Με δεδομένο ότι η τεχνολογία που θα χρησιμοποιήσουν τα μέλη της εικονικής ομάδας για την εξ’ αποστάσεως συνάντηση έχει δοκιμαστεί σε προηγούμενη στιγμή και δεν υπάρχουν απαγορευτικές ασυμβατότητες ή εμπόδια για την απρόσκοπτη συνάντηση της ομάδας (η τεχνολογία που σας προσφέρεται μπορεί να είναι μία φωνητική «γέφυρα» μέσω μίας απλής εφαρμογής σε κάποιο κινητό μέχρι περίπλοκα συστήματα βίντεο-κλήσεων και ταυτόχρονης παρουσίασης και σύγχρονης επεξεργασίας του παρουσιαζόμενου υλικού. Βρείτε το εργαλείο που δουλεύει αποτελεσματικά για εσάς και την ομάδα σας και ταιριάζει στην επιχείρηση σας).

Επιδιώξτε

Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι απαραίτητοι συμμετέχοντες στην εικονική συνάντηση μπορούν να συμμετάσχουν. Αν κάποιος stakeholder δεν μπορεί να συμμετάσχει λόγω ασυμβατότητας ώρας, επαναπρογραμματίστε την συνάντηση

Φροντίστε να έχετε προετοιμάσει την ατζέντα της συνάντησης ικανή ώρα πριν την έναρξη της και να την έχετε επικοινωνήσει σε όλους τους συμμετέχοντες σε αυτήν. Αν γνωρίζετε ποιο μέλος της ομάδας θα συνεισφέρει σε κάθε item της ατζέντας (παραδοτέο, αναφορά προόδου κ.ά.) σημειώστε το στην ατζέντα, ώστε να είναι όλοι ενήμεροι τι πρέπει να έχουν έτοιμο από πριν.

Ξεκινήστε στην προκαθορισμένη ώρα! Δείξτε ότι σέβεστε τον χρόνο των συμμετεχόντων και με την στάση σας ζητάτε από εκείνους να σεβαστούν τον δικό σας.

Όταν ξεκινήσετε τη συνάντηση εξηγήστε σε όλους τον στόχο της και την μεγαλύτερη εικόνα (θυμηθείτε ότι ως εικονική ομάδα μπορεί να υπάρχουν μέλη που δεν τα βλέπετε κάθε μέρα στο γραφείο και δεν έχουν απαραίτητα επίγνωση των δικών σας αναγκών και προτεραιοτήτων για το συγκεκριμένο πρότζεκτ που μιλάτε.

Καταγράψτε ότι συζητήσατε σύντομα αλλά κατανοητά ειδικά τα επόμενα βήματα και – απαραιτήτως - επικοινωνήστε το σε όλους τους συμμετέχοντες στην ημερομηνία που συμφωνήθηκε ότι θα επικοινωνηθεί.

Κλείστε τη συνάντηση με μία προσωπική και πιο ελαφριά νότα. Μην θεωρήσετε δεδομένη την συνεργασία των μελών της ιδεατής ομάδας, κερδίστε την, χτίζοντας την συνοχή της. Ευχαριστήστε τα μέλη και επικοινωνήστε συγχαρητήρια για την καλή δουλειά όπου αυτό πρέπει να επικοινωνηθεί.

Αποφύγετε

Μην κάνετε την συνάντηση επειδή υπάρχει η «ρουτίνα» της ημέρας στο γραφείο. Αν δεν έχετε κάτι ουσιώδες να επιτύχετε με την συνάντηση, αναβάλετέ την. Αν κάποιο βασικό μέλος της ομάδας δεν μπορεί να συμμετέχει, επίσης αναβάλλετέ την και επικοινωνήστε στα υπόλοιπα μέλη τον λόγο αναβολής καθώς και την πρόταση σας για νέα ημερομηνία συνάντησης

Μη ξεφύγετε από τα συγκεκριμένα ζητήματα της ατζέντας που έχετε επικοινωνήσει ότι θα συζητηθούν. Αν υπάρχει ανάγκη κάποιος να κρατάει χρόνο, ορίστε στην αρχή της συνάντησης το χρονομέτρη της συνάντησης.

Μη δέχεστε τηλέφωνα κατά τη διάρκεια της εικονικής συνάντησης. Όσο αγενές και εκνευριστικό είναι σε μία εκ του σύνεγγυς συνεργασία, είναι επιπλέον αντιπαραγωγικό σε μία εικονική συνάντηση.

Μην «εξουσιάζετε» τη συνάντηση αλλά και μην αφήνετε κάποιον άλλον να το κάνει. Φροντίστε να συνεισφέρουν όλοι.

Μην ολοκληρώσετε την εικονική συνάντηση χωρίς να κάνετε μια περίληψη στο ποια θέματα έκλεισαν και ποια παραμένουν και ποια εμφανίστηκαν. Συνδέστε το κάθε θέμα με τους συμμετέχοντες ώστε να είναι ξεκάθαρος ο ρόλος του καθενός στην λήξη της συνάντησης.

Η συνεπής εφαρμογή και εμπέδωση των παραπάνω, σε βάθος χρόνου και οπωσδήποτε για όσο η εικονική ομάδα δραστηριοποιείται στα πλαίσια μίας διαδικασίας ή ενός project, όχι μόνο μετριάζει την όποια αδυναμία και δυσλειτουργία θα μπορούσε να επιφέρει η γεωγραφική απόσταση αλλά αντίθετα ενισχύει συμπεριφορές και χτίζει την εμπιστοσύνη όχι μόνο μεταξύ των ίδιων των μελών της ομάδας αλλά και προς αυτήν συνολικά, από όλους τους stakeholders που είτε συνεργάζονται σε ένα γενικότερο επίπεδο ή εξαρτώνται από κάποιο παραδοτέο το οποίο η ομάδα είναι επιφορτισμένη να συντονίσει ή να φέρει εις πέρας.

Το κέρδος αυτής της εμπιστοσύνης είναι ότι δημιουργούνται συνεκτικότερες, αν και γεωγραφικά αποστασιοποιημένες, ομάδες μέσα σε έναν οργανισμό, καθώς τα μέλη τους μπορούν να αναπτύσσουν δεξιότητες πιο εύκολα και αβίαστα, να θέτουν προτάσεις εναλλακτικής προσέγγισης προβλημάτων, άρα και να πετυχαίνουν περισσότερα επιβεβαιώνοντας το Αριστοτελικό απόφθεγμα ότι «τo Όλον είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών του».