Η επιχειρηματική ανάλυση και το εργαλείο «Business Analysis Canvas»

Ένας αναλυτής καλείται να λάβει υπόψη προφανείς όπως και αθέατες με την πρώτη ματιά ανάγκες και προβλήματα. Δεν μένει σε εικασίες και προφανή συμπεράσματα. Πρόκειται για μία προσπάθεια συγκερασμού διαφορετικών απόψεων και οδήγηση σε λύσεις που θα έχουν αξία και χρησιμότητα για τα ενδιαφερόμενα μέρη.

H προσέγγιση του Business Analysis Canvas (ως προσαρμογή του ευρέως χρησιμοποιούμενου Business Canvas του Alexander Osterwalder) βοηθάει στον εντοπισμό και καταγραφή απαραίτητων στοιχείων καθ’ όλη την αλυσίδα της επιχειρηματικής ανάλυσης και στη διαρκή αναζήτηση αξίας και αιτιολόγηση της επιχειρηματικής ανάγκης που καλύπτεται σε κάθε βήμα του έργου.

To παρακάτω σχήμα παρουσιάζει τις διάφορες ενότητες του εργαλείου:

Σκοπός του έργου:

Είναι βασικό να καθοριστούν με σαφήνεια τα όρια ενός έργου, οι στόχοι του και τα αναμενόμενα αποτελέσματα από αυτό. Ακολουθεί ο προσδιορισμός του σκοπού της επιχειρηματικής ανάλυσης στο πλαίσιο του έργου. Κάθε διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης έχει ως στόχο την εξυπηρέτηση μίας αλλαγής στο πλαίσιο ενός καθορισμένου έργου που επηρεάζει συγκεκριμένες εκφάνσεις ενός οργανισμού. Ο ελλιπής ορισμός του σκοπού ενός έργου επιχειρηματικής ανάλυσης ως κομμάτι ενός μεγαλύτερου έργου μπορεί να οδηγήσει σε χαοτικές αποφάσεις και σε ενέργειες που δεν οδηγούν σε συγκεκριμένα αποτελέσματα αλλά είναι σπασμωδικές.

Επίδραση στο Λειτουργικό Μοντέλο:

Ολιστική αξιολόγηση των τομέων που η αλλαγή επηρεάζει το λειτουργικό μοντέλο τόσο σε πλευρά ανθρώπων όσο και τεχνολογίας και διαδικασιών. Κάθε αλλαγή μπορεί να επηρεάσει σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό διάφορες πλευρές μίας ή περισσοτέρων λειτουργικών διαδικασιών και φυσικά των ανθρώπων και της τεχνολογίας που εμπλέκονται με αυτές.

Ομάδες ενδιαφερομένων:

Ο καθορισμός και η συμπερίληψη όλων των ενδιαφερομένων που επηρεάζονται άμεσα και έμμεσα από τα αποτελέσματα ενός έργου είναι κομβικής σημασίας για την επίτευξη ενός αποτελέσματος που θα περιέχει αξία για όλους και θα λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες και προσδοκίες τους.

Επικοινωνιακή προσέγγιση:

Η επιλογή του κατάλληλου μέσου επικοινωνίας για κάθε μία ομάδα ενδιαφερόντων είναι βασική δραστηριότητα των αρμοδίων της επιχειρηματικής ανάλυσης. Η πληροφορία είναι ιδιαίτερα σημαντική και η αναλλοίωτη μεταφορά της με σαφήνεια και πληρότητα βασικά χαρακτηριστικά επιτυχίας στα όρια ενός έργου.

Η συμβολή στη βελτίωση κάθε ομάδας ενδιαφερομένων σε κάθε επίπεδο πρέπει να είναι κατανοητή και μπορεί να διασφαλιστεί όταν υπάρχουν συμφωνημένες μέθοδοι επικοινωνίας και κανόνες εμπλοκής.

Παραδοτέα:

Η καταγραφή με ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά των παραδοτέων επιχειρηματικής ανάλυσης είναι απαραίτητος για την επιτυχή διεκπεραίωση του. Ο βαθμός λεπτομέρειας κάθε παραδοτέου και τα στάδια έγκρισης του πρέπει να είναι επίσης σαφή.

Αρμοδιότητες:

Ο καθορισμός ρόλων με συγκεκριμένες αρμοδιότητες είναι ουσιαστικό βήμα για την εύρυθμη διοίκηση και πορεία κάθε έργου. Ποιος είναι υπεύθυνος για την έγκριση και τη λήψη μίας απόφασης; Ποιος έχει συμβουλευτικό και ποιος εκτελεστικό ρόλο; Ποια είναι η οργανωτική δομή του έργου; Οι αρμοδιότητες πρέπει να καθοριστούν με σαφήνεια και να συμφωνηθούν πριν την έναρξη ενός έργου ώστε να αποφευχθούν τυχόν συγκρούσεις στην πορεία.

Σημαντικά Στάδια και Προγραμματισμός:

• Πόσο διαρκεί η κάθε δραστηριότητα επιχειρηματικής ανάλυσης;
• Ποιες είναι οι ημερομηνίες κλειδί που αν δεν επιτευχθεί η ανάλογη πρόοδος θα επηρεάσουν συνολικά το έργο;
• Ποιοι είναι οι πόροι που έχουν ανατεθεί και ποιο ποσοστό του χρόνου διαθέτουν σε συγκεκριμένες δραστηριότητες επιχειρηματικής ανάλυσης;
• Ποια είναι τα παραδοτέα και η ακολουθία τους;
• Ποιος είναι ο πιο αποδοτικός και αποτελεσματικός προγραμματισμός;

Τα παραπάνω είναι ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν στις δύο ενότητες και αφορούν πιο εκτελεστικά στοιχεία ενός έργου που περιλαμβάνει την ανάγκη επιχειρηματικής ανάλυσης.

Η επιχειρηματική ανάλυση είναι ένας τομέας που εστιάζει στην κατανόηση όχι απλά στην καταγραφή. Και η κατανόηση των ουσιαστικών απαιτήσεων θέλει χρόνο και μία συγκεκριμένη μεθοδολογία. Αλλά ακόμα θέλει μεράκι, δημιουργική κριτική και διαρκής αμφισβήτηση. Η αποδοχή a priori ποτέ δεν οδηγεί στην καλύτερη δυνατή καταγραφή απαιτήσεων. Το παραπάνω εργαλείο μπορεί να είναι αφετηρία μίας ολιστικής θεώρησης που θα δώσει κατεύθυνση σε κάθε μικρότερη δραστηριότητα επιχειρηματικής ανάλυσης στο πλαίσιο ενός έργου.