Εργασία εξ αποστάσεως: 7 χρήσιμες συμβουλές για ποιοτική επικοινωνία

Η κρισιμότητα της συνθήκης και η ραγδαία φύση των αναγκαίων μέτρων για την κοινωνική αποστασιοποίηση βρήκαν ορισμένους προετοιμασμένους για τη μεταφορά των δια ζώσης συναντήσεων σε τηλεσυσκέψεις και άλλους εντελώς απροετοίμαστους. Οι πλατφόρμες σύνδεσης «πήραν φωτιά», προφίλ δημιουργήθηκαν στο λεπτό, οι μυστικοί κωδικοί για τη σύνδεση προστέθηκαν στον μακρύ κατάλογο των προσωπικών password. Κι έτσι η εργασία συνεχίζεται και η εξοικείωση με την εξ αποστάσεως εκδοχή της μεγαλώνει μέρα με τη μέρα.

Λίγες εβδομάδες σε αυτήν τη νέα συνθήκη, η ανάγκη δεν είναι πια τόσο η γνωριμία με τα νέα εργαλεία, αλλά η αξιοποίησή τους με έναν τρόπο που μπορεί να κάνει την εικονική συνάντηση να μην απέχει παρασάγγας από την πραγματική. Με άλλα λόγια, με έναν τρόπο που δίνει βάθος και ουσία στη διαδικτυακή παρουσία μας.

Η δουλειά που γίνεται από εικονικές ομάδες θα έπρεπε να μην διαφέρει από εκείνη που κάνουμε δια της φυσικής μας παρουσίας. Δυστυχώς, η απόσταση συχνά δυσκολεύει τη δημιουργία ισχυρών δεσμών και το χτίσιμο προσωπικών σχέσεων.

Τι μπορούμε να κάνουμε για να βελτιώσουμε την ποιότητα της επικοινωνίας στις εξ αποστάσεως συναντήσεις που φαίνεται πως ήρθαν για να μείνουν στη ζωή μας;

1. Επενδύουμε στον ανοιχτό διάλογο

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η δημιουργία ενός κλίματος που προωθεί τις εικονικές συναντήσεις είναι μια δεξιότητα που χρειάζεται να εξασκηθεί. Έρευνες έχουν επιβεβαιώσει ότι τα μέλη μιας ομάδας που συνεργάζεται εξ αποστάσεως έχουν 2,5 φορές περισσότερες πιθανότητες να εντοπίσουν στοιχεία καχυποψίας, ανικανότητας, αθέτησης δεσμεύσεων και λήψης κακών αποφάσεων από ότι οι ομάδες που δουλεύουν από τον ίδιο χώρο.

Για να καταπολεμηθεί αυτό, χρειάζεται να διαμορφωθεί μια συνθήκη εμπιστοσύνης. Δουλεύοντας από μακριά ενδέχεται να χάνουμε σημαντικές συζητήσεις και λεπτομέρειες, γεγονός που καλλιεργεί τη σύγχυση ή αφήνει αναπάντητα ερωτήματα. Οι συχνές ερωτήσεις και η αναζήτηση της γνώμης των συμμετεχόντων βοηθούν να αποκτηθούν χρήσιμα δεδομένα που αλλιώς διαφεύγουν, αλλά και να κρατηθεί ζωντανή και με ενδιαφέρον η ομάδα.

2. Βρίσκουμε ισορροπία ανάμεσα στην επαγγελματική και την προσωπική υπόσταση

Το χτίσιμο εμπιστοσύνης σε κάθε σχέση ξεκινά από τον σεβασμό και την ενσυναίσθηση. Δημιουργήστε αυτήν τη συνθήκη στην εικονική ομάδα σας βγαίνοντας λίγο από το αμιγώς επαγγελματικό πλαίσιο. Η παραγωγικότητα είναι, βεβαίως, σημαντική, ωστόσο υπάρχουν φορές που η ατζέντα μπορεί να περιμένει. Η φροντίδα για την ομάδα με την οποία δουλεύουμε είναι ένα σημαντικό στοιχείο του για την ενεργοποίησή της και την εξασφάλιση βέλτιστου αποτελέσματος.

Βρείτε λίγο χρόνο στην αρχή κάθε διαδικτυακής συνάντησης να μιλήσετε με τα μέλη της ομάδας εκτός του πλαισίου της συζήτησης. Βεβαιωθείτε ότι είναι καλά και ζητήστε τους να μοιραστούν κάποιες από τις έγνοιες τους, όπως θα έκαναν και σε μια δια ζώσης συνάντηση. Μικρές κινήσεις σαν κι αυτήν βοηθούν τους συμμετέχοντες να υπερβούν την «απομόνωσή» τους και βάζουν τις βάσεις για ουσιαστικές σχέσεις.

3. Χρησιμοποιούμε βίντεο όσο το δυνατόν περισσότερο

Σύμφωνα με το Social Science Research Network, το 65% των ανθρώπων είναι αυτό που θα χαρακτηρίζαμε «οπτικοί τύποι». Χρησιμοποιώντας βίντεο με ζωντανή συμμετοχή αντί να «κρυβόμαστε» πίσω από τη σταθερή εικόνα που συνοδεύει το προφίλ μας, βελτιώνουμε την ποιότητα της επικοινωνίας, καθώς μπορούμε να συνδέσουμε τα πρόσωπα με την εικόνα τους, να καταλάβουμε περισσότερα από τις εκφράσεις του προσώπου και τη γλώσσα του σώματος, αλλά και να αποθαρρύνουμε την πολυδιεργασία, το γνωστό μας «multitasking».

4. Χρησιμοποιούμε τον οδηγό συζήτησης στρατηγικά

Οι οδηγοί συζήτησης δεν είναι απλώς μια λίστα που απαριθμεί μεμονωμένα θέματα για σχολιασμό. Μπορούν να γίνουν ένα στρατηγικό εργαλείο που θα δώσει τον τόνο στη σύσκεψη, θα βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να μοιραστούν το όραμά τους και θα ενθαρρύνει τη συμμετοχή. Για να πετύχουμε περισσότερα από τη σύσκεψη, μπορούμε να περιλάβουμε στη λίστα μας τους επιθυμητούς στόχους, τις αποφάσεις που θα πρέπει να λάβουμε, καθώς και κατάλογο των συμμετεχόντων. Είναι σημαντικό να φροντίσουμε να στείλουμε τον οδηγό νωρίτερα στα μέλη της ομάδας. Θα μας πάρει λίγο περισσότερο χρόνο, αλλά θα επιτρέψει σε όλους να προετοιμαστούν καλύτερα και να συγκεντρώσουν τα απαραίτητα για τη σύσκεψη, ενώ θα ενθαρρύνει τους πιο διστακτικούς να πάρουν κι εκείνοι μέρος, έχοντας προετοιμαστεί εκ των προτέρων.

5. Κάνουμε ερωτήσεις

Στο γραφείο, ένα μεγάλο μέρος των σχέσεων δημιουργείται από μικρά πράγματα. Συναντήσεις στην κουζίνα ή στον διάδρομο, ένα πεντάλεπτο διάλειμμα για καφέ, ακόμα και η στιγμή που παίρνουμε τα χαρτιά μας από τον κοινό εκτυπωτή επιτρέπουν να γνωριστούμε καλύτερα με τους συνεργάτες μας και να ανταλλάξουμε απλές αλλά χρήσιμες κουβέντες. Αντίθετα, οι τηλεδιασκέψεις συνήθως αφήνουν εκτός συζητήσεις για «μικρά» καθημερινά ή προσωπικά θέματα, με αποτέλεσμα να χάνονται χρήσιμα στοιχεία που συνθέτουν την ουσιαστική επικοινωνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο της τηλεσύσκεψης για να κάνετε ερωτήσεις. Μάθετε πώς είναι οι συνομιλητές σας, τι τους απασχολεί, ρωτήστε τους τη γνώμη τους για τα ζητήματα που συζητούνται. Επενδύστε στο να κάνετε ανοιχτές ερωτήσεις, αντί να περιμένετε κλειστές απαντήσεις για τα θέματα της ατζέντας.

6. Περιορίζουμε τον αριθμό των συμμετεχόντων

Πολλές φορές βρισκόμαστε σε τηλεδιασκέψεις με τόσο πολλούς συμμετέχοντες που δεν υπάρχει η δυνατότητα να επικοινωνήσουμε αυθεντικά μαζί τους. Όλοι γνωρίζουμε πως είμαστε πιο παραγωγικοί και σε ετοιμότητα όταν είμαστε μέλη μιας ολιγομελούς ομάδας. Μια ομάδα με έως έξι συμμετέχοντες επιτρέπει τον διάλογο και τη συμμετοχή πολύ περισσότερο από ότι μια πολυάριθμη ομάδα, η οποία προσφέρεται για την ανακοίνωση ενός μηνύματος από έναν ή λίγους, με τους υπόλοιπους συμμετέχοντες να παίρνουν τον ρόλο του σιωπηλού ακροατή. Εάν, παρόλα αυτά, υπάρχει ανάγκη τηλεσυνάντησης μιας μεγάλης ομάδας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα διαθέσιμα συμπληρωματικά εργαλεία, όπως chat boxes ή ευκαιρίες να πάρουμε τον λόγο, κρατώντας τη συζήτηση διαδραστική και επιβεβαιώνοντας ότι όλοι μπορούν να λάβουν έναν ενεργό ρόλο.

7. Χρησιμοποιούμε σωστά τη φωνή μας

Στις τηλεδιασκέψεις, όπου τα μη λεκτικά στοιχεία είναι πολύ περιορισμένα, ο τόνος της φωνής αποκτά ακόμα μεγαλύτερη σημασία. Δώστε σημασία στις λέξεις που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε, όπως και στη χροιά της φωνής σας. Βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας είναι ο επιθυμητός και δεν ακούγεται πιο σκληρός ή, αντίθετα, πιο χαλαρός από αυτό που θα θέλατε. Αν έχετε τη δυνατότητα, ζητήστε από γνώριμους συνομιλητές σας να σας «αξιολογήσουν», για να βεβαιωθείτε ότι η φωνή σας υπηρετεί τον στόχο σας και μεταφέρει αυτά που θέλετε.