Δομημένη επιχειρηματική ανάλυση: «Κλειδί» για την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα

Η σωστή καταγραφή των απαιτήσεων διάφορων εμπλεκομένων σε ένα έργο και η σωστή σύνταξη και επικοινωνία τους σε διάφορες μονάδες σχεδιασμού της λύσης και υλοποίησης είναι απαραίτητες διαδικασίες για την επιτυχία ενός έργου. Ελλιπής απαιτήσεις οδηγούν σε σύγχυση, σε σπασμωδικές υλοποιήσεις και σε αποτελέσματα που δεν ικανοποιούν τις ανάγκες των διάφορων εμπλεκομένων μερών. Σημαντική εξοικονόμηση κόστους και χρόνου επιτυγχάνεται με μία δομημένη διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης, πριν κάθε υλοποίηση ή αλλαγή. Αναλογιστείτε πόσο παραπάνω κόστος σε πόρους θα έχει μία επιχείρηση αν δεν έχει κατανοηθεί επαρκώς τι είναι αυτό που πρέπει να αλλάξει, πως πρέπει να αλλάξει και ποια πρέπει να είναι η τελική αποδεκτή του μορφή.

Η επιχειρηματική ανάλυση είναι η πρακτική που επιτρέπει την εκκίνηση οποιαδήποτε αλλαγής σε μία επιχείρηση, καθορίζοντας ανάγκες και προτείνοντας λύσεις που προσφέρουν αξία στους ενδιαφερόμενους. Μέσω της κατάλληλης επιχειρηματικής ανάλυσης διατυπώνονται ξεκάθαρα οι ανάγκες και το σκεπτικό της κάθε αλλαγής, με έμφαση στον εντοπισμό και την απόδοση αξίας. Αξία που θα είναι συμπεριληπτική λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες όλων των εμπλεκόμενων μερών (stakeholders). Eίναι σημαντικό να υπογραμμίσουμε πως η αξία μπορεί να λάβει πολλές μορφές, άμεσες και έμμεσες. Ο διαμοιρασμός της και ο επηρεασμός όσο περισσοτέρων γίνεται από αυτή είναι παράγοντας βιωσιμότητας και μακροπρόθεσμης επιτυχίας. Η βραχυπρόθεσμη αναζήτηση περιορισμένης αξίας μπορεί να θεωρηθεί αρχικά επιτυχία η οποία όμως δεν θα έχει στέρεες βάσεις διατήρησης.

Μία διαδικασία επιχειρηματικής ανάλυσης πραγματοποιείται με έναυσμα κάποια πρωτοβουλία στο πλαίσιο μιας επιχείρησης. Οι πρωτοβουλίες μπορεί να είναι στρατηγικές, τακτικές ή λειτουργικές. Μέθοδοι επιχειρηματικής ανάλυσης μπορεί να εκτελούνται εντός των ορίων ενός έργου ή σε όλη την εξέλιξη της επιχείρησης, με σκοπό τη συνεχή βελτίωση. Μπορεί να χρησιμοποιηθούν για την κατανόηση της τρέχουσας κατάστασης, για τον καθορισμό της μελλοντικής κατάστασης και των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την αποτελεσματική μετακίνηση.

Διαδικασίες που άπτονται της επιχειρηματικής ανάλυσης μπορεί να κάνει ένας εργαζόμενος ανεξάρτητα του τυπικού τίτλου που μπορεί να διαθέτει. Oι αναλυτές συνήθως είναι υπεύθυνοι για την ανακάλυψη, τη σύνθεση και την ανάλυση πληροφοριών από μια ποικιλία πηγών μέσα σε μια επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων, διαδικασιών, εγγράφων και επικοινωνιών με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Ο επιχειρηματικός αναλυτής είναι υπεύθυνος για τον εντοπισμό των πραγματικών αναγκών των ενδιαφερομένων - η οποία συχνά συνεπάγεται τη διερεύνηση και διευκρίνιση των επιθυμιών που εκφράζουν - προκειμένου να προσδιοριστούν οι βαθύτερες αιτίες που οδηγούν στην ανάγκη και έτσι να προσδιορίσουν μία ανάγκη με τρόπο που θα καλύψει ουσιαστικά τα «θέλω» των ενδιαφερομένων.

Οι επιχειρηματικοί αναλυτές διαδραματίζουν έναν ρόλο στην ευθυγράμμιση των σχεδιασμένων και των προδοθέντων λύσεων με τις ανάγκες των ενδιαφερομένων. Οι δραστηριότητες που εκτελούν οι επιχειρηματικοί αναλυτές περιλαμβάνουν:

• κατανόηση των προβλημάτων και στόχων των επιχειρήσεων,
• ανάλυση αναγκών και λύσεων,
• σχεδιασμός στρατηγικών,
• καθοδήγηση αλλαγής, και
• διευκόλυνση της συνεργασίας των ενδιαφερομένων μερών.