41 τρόποι για να γίνετε καλύτεροι project managers

Και όμως ναι! Σύμφωνα με το PMBOK-Project Management Body of Knowledge του Project Management Institute-PMI, οι τοπ project managers ξοδεύουν περίπου 90% του χρόνου τους στο να επικοινωνούν με επίσημο ή ανεπίσημο τρόπο. Δηλαδή, ένας project manager πρέπει πρώτα απ’ όλα να έχει πολύ ανεπτυγμένη την ήπια δεξιότητα της αποτελεσματικής επικοινωνίας!

Πριν από λίγο καιρό ρωτήθηκα σχετικά με το αν ένας συγκεκριμένος υποψήφιος για μία θέση project manager πληροί τις προϋποθέσεις. Η απάντησή μου, βασισμένη σε επιχειρήματα, ήταν όχι γιατί πρώτα απ’ όλα το συγκεκριμένο άτομο δεν είχε καθόλου ανεπτυγμένη την ικανότητα της επικοινωνίας. Η ανταπάντηση του υπεύθυνου ήταν: «Ε καλά μωρέ... κι αν δεν ξέρει να δημιουργεί ένα critical path θα του το μάθουμε.» Μπορείτε φυσικά να καταλάβετε ότι ο συγκεκριμένος υπεύθυνος δεν ήξερε τι σημαίνει project management! Και φυσικά, ούτε ο άνθρωπος που ήθελε τη συγκεκριμένη θέση! Το project management δεν είναι μόνο ένα Gantt chart! Δεν είναι μόνο χρονοπρογραμματισμός!

Για να ονομάζεται κάποιος project manager και να λειτουργεί ως project manager δεν φτάνει να κατέχει τεχνικές γνώσεις, δεν φτάνει να έχει διαβάσει ή να έχει διδαχθεί τις καλές πρακτικές και τις διαδικασίες που περιέχονται στο PMBOK, ή ακόμα και να έχει πιστοποιηθεί ως PMP. Θα πρέπει πρώτα απ’ όλα να έχει ανεπτυγμένες τις απαραίτητες ήπιες δεξιότητες όπως επικοινωνία, ευελιξία, ηγετική συμπεριφορά, δημιουργικότητα, συναισθηματική νοημοσύνη κ.ά.

Με άλλα λόγια, το να είσαι καλός project manager σημαίνει ότι ξέρεις να παντρεύεις το «τεχνικό» με το «ανθρώπινο». Σημαίνει ότι έχεις κατανοήσει πλήρως ότι το project management είναι και επιστήμη και τέχνη. Σημαίνει ότι έχεις κάνει κτήμα σου το τεχνικό κομμάτι (επιστήμη), το έχεις μέσα στο μυαλό σου πολύ καλά δομημένο και ξέρεις εξίσου πολύ καλά πώς να το εφαρμόζεις στην πράξη (τέχνη) και να το αξιοποιείς.

Η παγκόσμια έρευνα που διεξάγει κάθε χρόνο το PMI αναφέρει χαρακτηριστικά ότι όταν οι οργανισμοί κάνουν χρήση αποδεδειγμένων καλών πρακτικών του project management τότε ξοδεύουν 21 φορές λιγότερα χρήματα, έχουν υψηλότερα ποσοστά επιτυχίας των projects τους - 92% έναντι 32% που έχουν οι μη αποτελεσματικοί οργανισμοί - και άρα καταφέρνουν να επιτύχουν τους στρατηγικούς οργανωσιακούς στόχους τους.

Και πώς αυτό είναι εφικτό; Αυτοί οι οργανισμοί επιλέγουν ικανούς projects managers και επενδύουν συνεχώς στην ανάπτυξη των δεξιοτήτων και ικανοτήτων τους καθώς και στην ανάπτυξη μιας εργοκεντρικής κουλτούρας, ώστε να είναι εφικτή η άμεση προσαρμογή στις γρήγορες αλλαγές που συμβαίνουν τόσο στο εξωτερικό όσο και στο εσωτερικό περιβάλλον τους.

Για να μπορεί ένας project manager να ανταποκρίνεται στον πολυσύνθετο ρόλο που απαιτείται πλέον να έχει στο VUCA world- Mεταβλητό, Aβέβαιο, Πολύπλοκο και Ασαφή κόσμο, δηλαδή να είναι σύμφωνα με την έρευνα του PMI:

• Στρατηγικός Σύμβουλος: σχεδιάζει, υλοποιεί και παραδίδει
• Καινοτόμος: εφαρμόζει τη δημιουργικότητα, αναπτύσσει και εξελίσσει προϊόντα/υπηρεσίες/διαδικασίες
• Επικοινωνιακός: είναι πάντα σαφής και περιεκτικός στο λόγο του, ξέρει να εφαρμόζει τη λεκτική και τη μη λεκτική επικοινωνία και την ενεργητική ακρόαση
• Ευέλικτος Μάνατζερ: έχει εμπειρία με όλες τις προσεγγίσεις της διαχείρισης έργου, έχει τις απαραίτητες τεχνικές γνώσεις και γνωρίζει πώς να εφαρμόζει το Design Thinking
• Να Σκέφτεται Μεγάλα: προσαρμόζεται εύκολα και γρήγορα, επιδεικνύει ευελιξία και είναι συναισθηματικά νοήμων

Στη συνέχεια, σας παραθέτω κάποιους τρόπους, κάποια hints and tips. Τα έχω κατηγοριοποιήσει ανάλογα με τα βασικά πεδία που απαιτούν προσοχή κατά τη διαδικασία διαχείρισης ενός έργου σύμφωνα με την εμπειρία μου ως project manager και ως business coach αλλά και σύμφωνα με την παγκόσμια βιβλιογραφία.

Hints & tips για να γίνετε ένας καλός project manager

Επικοινωνία

1. Κατανοείστε σε βάθος και πλήρως το σκοπό και τους στόχους του project ώστε να είστε σε θέση να επικοινωνήστε το μήνυμά του σε όλους τους εμπλεκόμενους αποτελεσματικά και να διαμορφώσετε το περιεχόμενο όλων των απαραίτητων εγγράφων διαχείρισης έργου με το σωστό τρόπο.
2. Φιλτράρετε τις άσχετες πληροφορίες από τις σχετικές ώστε να μπορείτε να συλλέξετε πιο αποτελεσματικά τις απαιτήσεις και τις ανάγκες των εμπλεκόμενων μερών και ειδικά του χρηματοδότη του έργου. Έτσι θα μπορείτε να αποφύγετε δύο (2) βασικά προβλήματα που αντιμετωπίζουν τα έργα: το scope creep-υπέρβαση φυσικού αντικειμένου και των άσκοπων ή μη σχεδιασμένων αλλαγών.
3. Δημιουργήστε ένα πλάνο επικοινωνίας του έργου του οποίου την αποτελεσματικότητα θα πρέπει να τη μετράτε σε εβδομαδιαίο επίπεδο.
4. Προγραμματίστε καθημερινά, μικρής διάρκειας-10 λεπτών-καλά σχεδιασμένα meetings με την ομάδα του έργου για να γνωρίζουν όλοι ποιες δράσεις πρόκειται να υλοποιηθούν. Περίπου 35 δισεκατομμύρια δολάρια ξοδεύονται σε συναντήσεις κατά τη διάρκεια ενός έτους, μεγάλο ποσοστό από τις οποίες είναι μη αποτελεσματικές. Γι’ αυτό μην αναλώνεστε σε πολλές και μεγάλης διάρκειας συναντήσεις ανά ημέρα.
5. Ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του project καθιερώστε συγκεκριμένες συναντήσεις της ομάδας έργου. Προτείνεται αυτές οι συναντήσεις να γίνονται μία φορά την εβδομάδα ή κάθε δέκα (10) μέρες.
6. Μετά από κάθε συνάντηση δημιουργήστε και αποστείλετε σε όλους τους συμμετέχοντες τα πρακτικά ώστε να είναι ξεκάθαρο σε όλους τι πρέπει να κάνουν, πότε και με ποιον τρόπο.
7. Χρησιμοποιείστε συγκεκριμένα templates εβδομαδιαίων αναφορών των μελών της ομάδας έργου και μηνιαίων status reports.
8. Επιδείξτε υψηλή συναισθηματική νοημοσύνη και μπείτε σε μία συνεχή διαδικασία να ακούτε πρώτα τους συνεργάτες σας και μετά να μιλάτε.
9. Έχετε στο μυαλό σας ότι η αποστολή ενός report ή των πρακτικών μιας συνάντησης δεν φτάνει τις περισσότερες φορές. Θα πρέπει να επαναλαμβάνετε κάποια θέματα πολλές φορές στους συνεργάτες σας προκειμένου να γίνει κατανοητή η εργασία που πρέπει να υλοποιηθεί και μάλιστα με απλό και to the point τρόπο.
10. Μην κρύβετε τα προβλήματα! Επικοινωνήστε άμεσα με την ομάδα και το χρηματοδότη του έργου όταν υπάρχει κάποιο συγκεκριμένο θέμα/πρόβλημα και μην το αφήνετε να «μεγαλώσει».
11. Ακούστε τους συνεργάτες σας προσεκτικά όταν σας παρέχουν εποικοδομητική κριτική. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να βελτιώνεστε! Κανείς δεν είναι τέλειος!

Διαχείριση Χρόνου

1. Η δημιουργία συγκεκριμένου συστήματος παρακολούθησης των διαδικασιών του κάθε έργου γλιτώνει έναν project manager από λάθη και τον βοηθάει να διαχειρίζεται το χρόνο αποτελεσματικά. Οι οργανισμοί που δεν χρησιμοποιούν συγκεκριμένα templates εμφανίζουν από 10 έως 30 λάθη στις 100 περιπτώσεις.
2. Χρησιμοποιείστε ένα λογισμικό παρακολούθησης του έργου το οποίο θα σας δίνει τη δυνατότητα μέσα σε λίγο χρόνο να έχετε μία πλήρη εικόνα για το πού βρίσκετε το έργο σας ως προς τα baselines του και φυσικά να σας προειδοποιεί όταν υπάρχει πρόβλημα σε δράσεις, ειδικά σε αυτές της κρίσιμης διαδρομής-critical path. Ένα τέτοιο λογισμικό σας επιτρέπει επίσης να κατανέμετε τους πόρους αποτελεσματικά και έτσι να γλιτώνετε χρόνο και χρήμα. Τέλος, το update ενός project management plan γίνεται πολύ πιο εύκολα με τη χρήση ενός software.
3. Δημιουργείστε μία αποτελεσματική διαδικασία ελέγχου των αλλαγών σε επίπεδο φυσικού αντικειμένου ώστε να μην βγαίνετε εκτός σε ό,τι έχετε χρονοπρογραμματίσει, ειδικά στις περιπτώσεις που ο πελάτης του έργου είναι «δύσκολος» και δεν έχει ξεκάθαρο στο μυαλό του τι ακριβώς θέλει να κάνει.
4. Μοιραστείτε το χρονοδιάγραμμα του project με όλη την ομάδα του έργου και φυσικά με τον χρηματοδότη.
5. Ελέγχετε σε καθημερινή βάση το χρόνο που απαιτείται από κάθε μέλος της ομάδας για να ολοκληρώσει τις δράσεις που του έχουν ανατεθεί. Έτσι μπορείτε εύκολα να κάνετε προβλέψεις, αλλαγές όπου χρειάζεται, αλλά και να βελτιώσετε την απόδοση των συνεργατών σας.

Διαχείριση Εργασιών

1. Δημιουργήστε ένα πολύ αναλυτικό καταστατικό έργου-project charter.
2. Δημιουργήστε μαζί με την ομάδα έργου και την εμπλοκή του χρηματοδότη ένα πλάνο διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε να υλοποιείτε το έργο.
3. Δώστε ιδιαίτερη σημασία στη δημιουργία του πλάνου διαχείρισης των εμπλεκόμενων-stakeholders management plan
4. Παρακολουθείτε στενά τα milestones. Αυτά θα σας δείχνουν αν βρίσκεστε εκεί που πρέπει να βρίσκεστε καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του έργου.
5. Κατανείμετε τη δουλειά στην ομάδα έργου ανάλογα με τις ικανότητές τους και χρονοπρογραμματίστε κάθε δράση του έργου με τον καλύτερο δυνατό τρόπο ώστε να μην υπάρχουν εμπόδια κατά την εκτέλεση των επί μέρους εργασιών.
6. Λόγω του ότι οι άνθρωποι έχουν την τάση να καταπιάνονται με μία δουλειά όταν πλησιάζει το deadline, κατά τη διαχείριση των πόρων σας προσπαθήστε να προσθέτετε ένα buffer-χρονικό «μαξιλάρι», το οποίο δεν είναι απαραίτητο να το γνωρίζουν οι συνεργάτες σας!
7. Μην ξεχνάτε ότι υπάρχει ο οδικός χάρτης του project (project management plan) και θα πρέπει όλη η ομάδα έργου και ο χρηματοδότης να είναι ενήμερος για οποιαδήποτε αλλαγή γίνεται σ’ αυτόν.
8. Παρακολουθείτε σε καθημερινό επίπεδο το φυσικό αντικείμενο, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του project.
9. Ελέγχετε σε εβδομαδιαίο επίπεδο αν το project σας ανταποκρίνεται στο σκοπό και στους στόχους που έχουν τεθεί εξ’ αρχής.
10. Δημιουργήστε μία βάση όπου θα συλλέγετε τα lessons learned ώστε να μαθαίνετε από το τι έγινε και να αλλάζετε στάση και τακτικές, αν αυτό απαιτείται.
11. Παρακολουθείτε τα ρίσκα σε εβδομαδιαίο επίπεδο μαζί με την ομάδα έργου.

Κουλτούρα και Ηγετική συμπεριφορά

1. Να είστε ηγέτης του εαυτού σας και να έχετε στο μυαλό σας ότι ο «μπροστάρης» ηγέτης με τους ακολούθους του, που πολλές φορές μπερδεύεται και με το manager ή το διευθυντή έχει πεθάνει.
2. Δημιουργήστε οριζόντιες ομάδες που αποτελούνται από ανθρώπους που είναι overachievers, που είναι πολυμορφικοί, που είναι agile speed junkies και που έχουν το ίδιο «Γιατί».
3. Μην μπαίνετε ποτέ στην παγίδα της μετριότητας και του ανταγωνισμού!
4. Δείξτε την ευγνωμοσύνη σας στους συνεργάτες σας. Αλλά να είναι αληθινή! Το ψεύτικο και το στημένο «ευχαριστώ» φαίνεται και είναι αποκρουστικό!
5. Αν χρειαστεί κάντε και τη δουλειά κάποιου συνεργάτη σας προκειμένου η ομάδα να προχωρήσει μπροστά και να υλοποιήσει το έργο επιτυχώς.
6. Να αναπτύσσετε συνεχώς τις ήπιες και σκληρές δεξιότητές σας. Να είστε παραγωγικά δημιουργικοί και περίεργοι, καθώς και επιτακτικά συνεπείς!
7. Πιστοποιηθείτε ως project managers!
8. Γίνετε geeks στη χρήση της προηγμένης τεχνολογίας!
9. Μοιραστείτε τις ιδέες σας άφοβα καθώς και την εμπειρία σας! Δεν πρόκειται να σας τα κλέψει κανείς!
10. Να θυμάστε πάντα ότι ως project manager η πρώτη σας «δουλειά» είναι να βρίσκεστε εκεί για όλη την ομάδα έργου και να λειτουργείτε ως coach και όχι ως ηγεμόνας!
11. Να δείχνετε ενσυναίσθηση στα projects σας!
12. Να είστε πάντα ένας agile project manager, έτοιμος για κάθε ενδεχόμενο!
13. Δημιουργήστε χρόνο για session δημιουργικότητας μαζί με τους συνεργάτες σας!
14. Να αναλαμβάνετε πάντα την ευθύνη που σας αναλογεί και να παραδέχεστε τα λάθη σας!
15. Αποκτείστε μία νοοτροπία προδραστικότητας! Έτσι θα βοηθήσετε και τους συνεργάτες σας να αποφεύγουν τα «παραπατήματα»!

Συμπέρασμα

Ενοποιήστε τα dots σας με αυτά τα 41 hints & tips! Δημιουργήστε το δικό σας στιλ project management! Δύσκολο ναι! Ακατόρθωτο όχι! Αρκεί να αποφασίσετε να μην είστε μέτριοι! Γιατί το project management δεν είναι επιλογή! Είναι must!

Πηγές

• Project Management Institute-PMI, 2018. Success in Disruptive Times. Expanding the Value Delivery Landscape to Address the High Cost of Low Performance. PMI’s Pulse of the Profession 2018. PMI.
• Project Management Institute-PMI, 2017. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMBOK Guide. Sixth Edition. PMI