Η σύνταξη της τέλειας συνοδευτικής επιστολής αποτελεί το κλειδί για την εξασφάλιση της τέλειας θέσης

Η συνοδευτική επιστολή αποτελεί το ουσιαστικότερο κομμάτι της αίτησής σας και το τέλειο συνοδευτικό ενός βιογραφικού σημειώματος. Επίσης, θα πρέπει να απαντάει στο επιτακτικό ερώτημα που θέτει κάθε εργοδότης: τι είναι αυτό που σας κάνει τόσο ξεχωριστό;

Ο εργοδότες, έχοντας μια θυρίδα εισερχόμενων μηνυμάτων γεμάτη με αιτήσεις, δεν θα αφιερώσουν πολύ χρόνο για την ανάγνωση της καθεμίας από αυτές. Βεβαιωθείτε πως η συνοδευτική επιστολή σας προκαλεί αρκετή εντύπωση ώστε να κεντρίσει το ενδιαφέρον του αναγνώστη να μάθει περισσότερα για εσάς στο σύντομο χρονικό διάστημα που αφιερώνει για να τη διαβάσει. Σκοπός της επιστολής σας είναι να προωθήσει τα προσόντα σας, παρουσιάζοντας με σαφή τρόπο και απλή γλώσσα τους λόγους για τους οποίους η εκάστοτε επιχείρηση πρέπει να σας προσλάβει. Κάντε την ανάγνωση της επιστολής σας μια εύκολη υπόθεση για τον εργοδότη. Να είστε σαφείς, συνοπτικοί και επί του θέματος. Το όλο περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να διαβεβαιώνει τον αναγνώστη ότι εσείς είστε ο κατάλληλος υποψήφιος για τη θέση.

Κάντε μια μικρή έρευνα

Προτού καθίσετε να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή αναζητήστε πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση αλλά και τη θέση για την οποία υποβάλλετε υποψηφιότητα. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε επακριβώς το αντικείμενο της επιχείρησης και τη θέση της μεταξύ των ανταγωνιστών της. Μια καλή ιδέα θα ήταν να αναφερθείτε στα όσα σας ενδιαφέρουν στον συγκεκριμένο οργανισμό. Το γεγονός ότι πραγματοποιήσατε έρευνα με δική σας πρωτοβουλία δείχνει στον εργοδότη ότι διαθέτετε πνεύμα πρωτοβουλίας και ότι ενδιαφέρεστε πραγματικά για την εταιρεία.

Είναι πολύ σημαντικό το να απευθύνετε σωστά την επιστολή σας. Κάθε επιστολή πρέπει να προσαρμόζεται στον εκάστοτε εργοδότη ούτως ώστε εκείνος να καταλαβαίνει πως δεν έχετε στείλει την ίδια επιστολή και σε άλλον εργοδότη: επιδίωξή σας είναι να τους κάνετε να αισθάνονται μοναδικοί. Κάντε μια μικρή έρευνα σχετικά με το τμήμα στο οποίο υποβάλλετε αίτηση ή, εφόσον πρόκειται για αυθόρμητη υποψηφιότητα, υποβάλλετε ορισμένες ερωτήσεις στο γραφείο ανθρωπίνων πόρων για να σας αναφέρουν το όνομα του προσώπου που θα εξετάσει την αίτησή σας.

Η συστατική επιστολή σας αποτελεί την πρώτη εντύπωση του εργοδότη για εσάς και θα πρέπει να είναι επικεντρωμένη στις δεξιότητες και στην επαγγελματική εμπειρία που αναφέρεται λεπτομερώς στο βιογραφικό σας. Στο σώμα της επιστολής συσχετίστε τις δεξιότητές σας με εκείνες που αναφέρονται στην περιγραφή της θέσης. Με τον τρόπο αυτό θα δείξετε ότι όχι μόνο διαβάσατε διεξοδικά την περιγραφή της θέσης αλλά ότι τα προσόντα σας ανταποκρίνονται άριστα στη θέση. Προσπαθήστε να εκφραστείτε με δικά σας λόγια καθώς έτσι ο λόγος σας θα έχει μεγαλύτερη φυσικότητα και θα προσφέρει στον εργοδότη τη δυνατότητα να γνωρίσει την προσωπικότητά σας.

Το σώμα της επιστολής πρέπει να αποτελείται από περίπου τρεις παραγράφους και ιδανικά να χωράει σε μία σελίδα Α4. Στην πρώτη παράγραφο θα πρέπει να αφιερώσετε μερικές γραμμές στη θέση για την οποία υποβάλετε υποψηφιότητα και στα όσα μπορείτε να προσφέρετε. Στη δεύτερη παράγραφο πρέπει να επικεντρωθείτε στις δεξιότητές σας και στα όσα μπορείτε να προσφέρετε από τη θέση αυτή. Πρέπει να εξηγήσετε για ποιούς λόγους πληροίτε τα βασικά κριτήρια που παρατίθενται στην περιγραφή της θέσης. Τέλος, στην τελευταία παράγραφο πρέπει να ευχαριστήσετε τον αναγνώστη για τον χρόνο που αφιέρωσε στην ανάγνωση της επιστολής σας και να τον ενθαρρύνετε να σας καλέσει σε συνέντευξη, υπογραμμίζοντας το γεγονός ότι είστε ευέλικτος.

Βεβαιωθείτε ότι ξαναδιαβάσατε προσεκτικά τη συστατική επιστολή σας προτού την στείλετε. Απλά λάθη μπορούν να κάνουν τη διαφορά μεταξύ μιας πρόσκλησης σε συνέντευξη και της απόρριψης μιας αίτησης. Η λειτουργία ελέγχου ορθογραφικών και γραμματικών λαθών του επεξεργαστή κειμένου σας δεν θα μπορέσει να εντοπίσει λέξεις που μοιάζουν πολύ μεταξύ τους, όπως, για παράδειγμα, οι λέξεις "form" και "from". Η συστατική επιστολή δεν πρέπει να είναι κατά λέξιν αντίγραφο του βιογραφικού σας. Αντιθέτως, σκοπός της είναι να επισημάνει στον εργοδότη ότι οι δεξιότητες που διαθέτετε είναι σημαντικές για τη θέση.

Τέλος, να θυμάστε ότι παρουσιάζετε τον εαυτό σας ως ένα «προϊόν» το οποίο είναι σημαντικό για την επιχείρηση. Δώστε έμφαση στα προσόντα σας, όπως για παράδειγμα στην εκπαίδευση, στις δεξιότητες, στα επιτεύγματα και στις προσωπικές αρετές σας και κάντε την επιχείρηση να νιώσει ότι σας χρειάζεται.

Πηγή: EURES