4 συμβουλές για αποτελεσματικότερες επαγγελματικές συναντήσεις

Οι συναντήσεις με συναδέλφους και πελάτες είναι βασικό κομμάτι επικοινωνίας και ενημέρωσης στην καθημερινότητά σου.

Είτε λοιπόν συνεργάζεσαι με κάποια ομάδα, είτε οργανώνεις συναντήσεις με πελάτες, λάβε υπόψη σου τις παρακάτω συμβουλές που μπορούν να σε βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη οργάνωση των συναντήσεων σου, έχοντας πάντα το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.

1. Προετοιμασία: Για κάθε συνάντηση που κανονίζεις, θα πρέπει να ετοιμάζεις την ατζέντα των θεμάτων που θέλεις να συζητήσεις. Μπορείς να κρατήσεις σημειώσεις για τα θέματα που σε απασχολούν ή ακόμα και για εκκρεμότητες που πιθανώς δεν έχουν διευθετηθεί. Έτσι, θα γλιτώσεις χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης και σίγουρα θα έχεις πιο στοχευμένο αποτέλεσμα. Κάποιες απ' τις ερωτήσεις που θα σε βοηθήσουν να οργανώσεις καλύτερα την σκέψη σου είναι τι θέλεις να επιτύχεις μέσα απ' αυτή τη συζήτηση, πόσο χρόνο θα αφιερώσεις σ' αυτά τα θέματα ή με ποιον τρόπο θα πρέπει να επικοινωνήσεις με τους συνεργάτες ή πελάτες σου κλπ.

2. Προσκεκλημένοι - Μέρος συνάντησης: Στην ίδια λογική με το παραπάνω, θα πρέπει να σκεφτείς ποιοι εκπροσωπούν καλύτερα το θέμα της συζήτησης. Επιπλέον, θα πρέπει να σκεφτείς και το μέρος που θα ήθελες να βρεθείτε. Ανάλογα με το θέμα της συζήτησης ή τα άτομα που θέλεις να καλέσεις, θα πρέπει να προσαρμόσεις και τον τόπο που θα συναντηθείτε. Θα χρειαστείτε οθόνη ή και προτζέκτορα; Χρειάζεστε άλλο εξοπλισμό; Αυτά είναι κάποια βασικά πράγματα που θα πρέπει να σκεφτείς. Ένα ακόμα σημαντικό σημείο είναι οι αποστάσεις. Αν τα άτομα που θέλεις να συναντήσεις βρίσκονται μακριά σου, καλό θα ήταν να τους διευκολύνεις όλους, προτείνοντας τη «χρυσή τομή». Εναλλακτικά, μπορείς να οργανώσεις τις συναντήσεις σας και μέσω κάποιου ηλεκτρονικού προγράμματος, όπως είναι το Skype ή το Google hangout. Τα συγκεκριμένα προγράμματα μπορούν να είναι σωτήρια, καθώς σου δίνουν ίδιο αποτέλεσμα με τις διαπροσωπικές συναντήσεις, ενώ γλιτώνεις τον χρόνο των μετακινήσεων (που σε περιπτώσεις μεγάλων αποστάσεων, οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να είναι μονόδρομος). Περισσότερες συμβουλές σχετικά με τις διαδικτυακές συναντήσεις, μπορείς να δεις εδώ.

3. Τι πρέπει να έχεις μαζί σου: Στη διάρκεια της προετοιμασίας σου, θα πρέπει να υπολογίσεις τι μπορεί να χρειαστείς στη συζήτησής σας. Για παράδειγμα, πέρα απ' τις σημειώσεις που μπορεί να κρατήσεις ή να έχεις ετοιμάσει από πριν, ίσως χρειάζεται να έχεις τυπώσει υλικό που θέλεις να μοιραστείς με τα άτομα που θα συναντήσεις. Για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα των συναντήσεων σου, μπορείς να τυπώνεις το πλάνο των θεμάτων που θέλεις να συζητηθούν και να το μοιραστείς με τους υπόλοιπους, κρατώντας έτσι τη συζήτηση σε κάποια όρια, χωρίς να ξεφεύγεις θεματικά και χρονικά. Κάτι ακόμα που μπορείς να έχεις μαζί σου είναι δείγματα δουλειάς και επαγγελματικές κάρτες. Σε κάθε περίπτωση ο πελάτης μπορεί να χρειαστεί να δει πρακτικά την ποιότητα της δουλειάς σου και τα προϊόντα σου ή να κρατήσει τα στοιχεία επικοινωνίας σου.

4. Μετά τη συνάντηση: Θα πρέπει να υπολογίσεις αν μετά τη συνάντηση χρειάζεται να στείλεις τις σημειώσεις σου ηλεκτρονικά ή να κανονίσεις κάποια ακόμα συνάντηση, σε περίπτωση που δεν έχουν κλείσει όλα τα θέματα. Επιπλέον, είναι σημαντικό να κρατάς «αρχείο συναντήσεων». Με άλλα λόγια, να σημειώνεις οτιδήποτε έχει λεχθεί στα προηγούμενα meetings και είτε να το στέλνεις μέσω email, είτε να το ανεβάζεις σε κάποια cloud υπηρεσία που έχετε πρόσβαση όλοι. Έτσι, θα μπορείς να προετοιμάζεσαι καλύτερα για τα επόμενα meetings, βλέποντας πάντα τι θέμα έχει κλείσει ή τι χρειάζεται περισσότερη συζήτηση. Τέλος, αν πρόκειται ειδικά για πελάτες, μπορείς να τους στείλεις ένα ευχαριστήριο email, ρωτώντας αν χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες για τη συνάντησή και τα προϊόντα ή τι έχουν αποφασίσει σχετικά με τη συνεργασία σας.

Δείτε εδώ το άρθρο της ομάδας Orbi.