Πως να φτιάξεις σωστά τη λίστα εκκρεμοτήτων

Η λίστα εκκρεμοτήτων αποτελεί ένα απ' τα βασικότερα μέσα οργάνωσης της καθημερινότητάς σου.

Αυτό αποδεικνύουν και οι έρευνες: Το 63% των επαγγελματιών χρησιμοποιούν τις λίστες εκκρεμοτήτων ( to-do lists) για να καταγράψουν όλα όσα θεωρούν σημαντικά (δες περισσότερα εδώ). Ωστόσο, ένα απ' τα προβλήματα που συναντά κανείς στην επαγγελματική του καθημερινότητα είναι ότι μόνο ένα μέρος αυτών των εκκρεμοτήτων ολοκληρώνεται επιτυχώς. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη συσσώρευση καθηκόντων τα οποία όσο μεγαλώνει η λίστα, τόσο απομακρύνονται απ' την ολοκλήρωσή τους.

Πώς, λοιπόν, μπορείς να βελτιώσεις τον τρόπο που καταγράφεις τις εκκρεμότητές σου;

1. Τρόπος Καταγραφής: Αρχικά, θα πρέπει να επιλέξεις το καταλληλότερο μέσο για σένα ανάλογα με τις ανάγκες σου. Ωστόσο, οποιαδήποτε κι αν είναι η επιλογή σου, να έχεις κατά νου την χρηστικότητα και την προσβασιμότητα. Μπορεί μέσα στη μέρα να χρειαστεί να αλλάξεις, σβήσεις ή να προσθέσεις πληροφορίες και εκκρεμότητες. Επίσης, πιθανώς να χρειαστείς πληροφορίες όσο βρίσκεσαι εκτός του χώρου εργασίας σου. Γι' αυτό, προτίμησε μια cloud υπηρεσία, όπως το Orbi, για να αποφύγεις τυχόν «ατυχήματα». Σε κάθε περίπτωση πάντως, και ιδιαιτέρως για τα εξωτερικά επαγγελματικά ραντεβού σου, χρειάζεσαι μια οργανωμένη ατζέντα. Περισσότερα σχετικά με την σωστή οργάνωση της ατζέντας των meetings σου, μπορείς να δεις εδώ.
2. Πολλές εκκρεμότητες: Συνήθως όταν αγχωνόμαστε σημειώνουμε οτιδήποτε έχουμε να διευθετήσουμε. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να δημιουργούμε μακριές λίστες με πολλές εκκρεμότητες οι οποίες πιθανώς να μην ανταποκρίνονται στις ώρες που μπορούμε να διαθέσουμε για την επίλυσή τους. Γι' αυτό, εφόσον έχεις καταγράψει ό,τι σ' ενδιαφέρει να «κλείσει» μέσα στη μέρα ή εβδομάδα, φίλτραρε το και ιεράρχησε τη λίστα σου ξεκινώντας απ' τα σημαντικότερα ζητήματα. Ακολουθώντας την δομή της λίστας σου, θα έχεις τουλάχιστον ολοκληρώσει πάντα τα σημαντικά, χωρίς να ανησυχείς για τα δευτερεύοντα ζητήματα όταν δεν επαρκεί ο χρόνος σου.
3. Χώρισε το «έργο» που έχεις αναλάβει σε μικρότερες «εργασίες»: Γνωρίζοντας ακριβώς τι είναι αυτό που θέλεις να έχεις ολοκληρώσει στο τέλος της ημέρας, μπορείς να χωρίσεις τις μικρότερες εργασίες, δηλαδή τα βήματα που θα σε οδηγήσουν στον απώτερο στόχο σου. Έτσι, θα πετύχεις να παρακολουθείς την πρόοδο του έργου σου, αφού ακόμα και να σταματήσεις μια μέρα θα γνωρίζεις, για παράδειγμα, ότι έχεις ολοκληρώσει τα 2/5 βήματα της διαδικασίας που θέλεις να ακολουθήσεις.
4. Κατάγραψε τον εκτιμώμενο χρόνο για κάθε εκκρεμότητα: Κάθε εκκρεμότητα και εργασία θα καταναλώσει έναν ορισμένο χρόνο. Καλό θα είναι, όταν κάνεις την καταγραφή των εκκρεμοτήτων στη λίστα σου, να υπολογίσεις και τον χρόνο που κατά προσέγγιση θεωρείς ότι θα σου καταναλώσει η ολοκλήρωση του στόχου σου. Έτσι, θα έχεις πιο ρεαλιστικές λίστες και θα καταφέρεις να ολοκληρώνεις όλα όσα έχεις υπολογίσει μέσα στην ημέρα σου.

Δείτε το άρθρο του Orbi εδώ.