H αυξανόμενη αποδοχή του ηλεκτρονικού εμπορίου από το καταναλωτικό κοινό και την επιχειρηματική κοινότητα, όπως και η αυξανόμενη ανησυχία για την ασφάλεια και το περιβάλλον διεξαγωγής συναλλαγών, επιτάχυναν τη στροφή προς την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα τελευταία χρόνια.
Ωστόσο, παρά τα πλεονεκτήματα που διαθέτει η ηλεκτρονική τιμολόγηση σε σχέση με την αποστολή τιμολογίων μέσω απλού email, εξακολουθεί να μην έχει διαδοθεί όσο θα έπρεπε.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, η οποία αναφέρεται στην ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσότερων μερών (πολίτη, επιχείρησης, δημοσίου) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή, υποστηρίζεται τόσο από την ευρωπαϊκή (EU Directive 2001/115/EC), όσο και από την ελληνική νομοθεσία (από το 2006, σύμφωνα με το ΠΟΛ 1049/21-3-2006). Η τάση στη χρήση των ηλεκτρονικών τιμολογίων στη χώρα μας, όπως καταγράφει το Eltrun, είναι καθαρά αυξητική, κάτι που αναμένεται να συνεχιστεί και στο μέλλον.
Τα οφέλη από την καθιέρωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην ελληνική αγορά είναι μεγάλα, ενώ το ποσό που μπορεί να εξοικονομηθεί από τις ελληνικές επιχειρήσεις μέσω της υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να αγγίξει τα 1,5 δισ. ευρώ ετησίως σε περίπτωση καθολικής εφαρμογής της, σύμφωνα με τον ΣΕΒ. Συν τις άλλοις, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να συμβάλλει αποφασιστικά στη μείωση της φοροδιαφυγής, στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των ελληνικών επιχειρήσεων, στην εξωστρέφεια και στην καινοτομία, ενώ τα οφέλη είναι μεγάλα ακόμα και στην περίπτωση που υιοθετεί από μικρές επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες.
Κόστος, CFOs και CIOs
Σε μια πρόσφατη έρευνα της Aberdeen Research, πάνω από το 70% των ερωτηθέντων που δραστηριοποιούνται σε διαφορετικούς τομείς της βιομηχανίας αναγνώρισαν ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση αποτελεί σημείο κλειδί για τη μεταμόρφωση των Οικονομικών Διευθύνσεων σε ένα αποτελεσματικό τμήμα που θα δίνει προστιθέμενη αξία στην επιχείρηση. Αλλωστε, η επεξεργασία των τιμολογίων αποτελεί μια σημαντική επιβάρυνση για πολλούς οργανισμούς.
Παρόλο αυτά, σύμφωνα με την ίδια μελέτη, το 75% των επιχειρήσεων συνεχίζει να χρησιμοποιεί χειροκίνητες διαδικασίες τιμολόγησης, με το μέσο κόστος να εκτιμάται στα 1,29 ευρώ ανά τιμολόγιο. Οπότε καταλαβαίνει κανείς πόσο σημαντικό γίνεται το σχετικό κόστος, όσο αυξάνει ο όγκος των τιμολογίων που επεξεργάζεται καθημερινά μια επιχείρηση. Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαλείφει το άμεσο κόστος και την αναποτελεσματικότητα της διαδικασίας χειροκίνητης επεξεργασίας χάρτινων τιμολογίων.
Η αυξημένη έμφαση που δίνεται στην ηλεκτρονική τιμολόγηση παγκοσμίως σημαίνει ότι οι CFOs και οι CIOs θα πρέπει να συνεργαστούν περισσότερο από ότι έκαναν στο παρελθόν. Καθώς το e-invoicing κερδίζει όλο και περισσότερο σε σημασία για τις επιχειρήσεις, οι CFOs αναλαμβάνουν να διαχειριστούν πληροφορίες και τεχνολογίες, οι οποίες αποτελούσαν παλιότερα αρμοδιότητες των CIOs. Αλλωστε, πολλές εταιρείες διαθέτουν ήδη μια IT υποδομή business-to-business που ελέγχεται από τους CIOs, την οποία ο CFO μπορεί να χρησιμοποιήσει για να εκμεταλλευτεί το e- invoicing.
Βοηθώντας τον CFO στη διαχείριση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ο CIO μπορεί να κερδίσει μεγαλύτερη αξιοπιστία στο εσωτερικό του οργανισμού και να δείξει ότι κατανοεί και ικανοποιεί απόλυτα τις επιχειρηματικές ανάγκες. Το πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν είναι μόνο η μείωση του κόστους. Αν εφαρμοστεί σωστά θα μπορούσε να τονώσει το ενδιαφέρον για τις online υπηρεσίες και να βοηθήσει παράλληλα στην οικονομική ανάκαμψη της χώρας. Παράλληλα η Ευρωπαϊκή Ενωση προωθεί το project SEPA (Single Euro Payment Area), στόχος του οποίου είναι να κάνει την ηλεκτρονική τιμολόγηση την κυρίαρχη μέθοδο τιμολόγησης έως το 2020, εξοικονομώντας στις επιχειρήσεις 64,5 δις ευρώ ανά έτος.
Μοντέλα υλοποίησης και συμβατότητα
Στην αγορά υπάρχουν διάφοροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Συχνά αυτοί χρησιμοποιούν διαφορετικές τεχνικές και μοντέλα. Εκτός από τις τεχνικές διαφορές ανάμεσα στους παρόχους, ενδέχεται να υπάρχει και μια διαφορετική προσέγγιση του θέματος. Γενικά υπάρχουν τα κλειστά και τα ανοικτά συστήματα. Στην πρώτη περίπτωση το κόστος ανάπτυξης και αλλαγής είναι πολύ μεγάλο, ενώ δεν υπάρχει κατά κανόνα συμβατότητα με άλλα εξωτερικά συστήματα.
Διαφορετικά είναι τα πράγματα με τα ανοικτά συστήματα, καθώς αυτά διαθέτουν όλα τα προαπαιτούμενα για την επιτυχία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης: είναι προσβάσιμα από όσους περισσότερους πελάτες και προμηθευτές είναι δυνατόν, μπορούν να κλιμακωθούν ανάλογα με τις ανάγκες, επιτρέπουν τη συνεργασία σχεδόν με κάθε προμηθευτή, αλλά και με άλλους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Γενικά είναι πιο εύκολο να ξεκινήσει κανείς με τα ανοικτά συστήματα, ενώ η σύνδεση σε αυτά είναι γρήγορη και απλή. Γι' αυτό και οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης τα προτιμάνε.
Για πολλές επιχειρήσεις η υποτιθέμενη πολυπλοκότητα αποτελεί ένα μεγάλο εμπόδιο για την υιοθέτηση μιας λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Φοβούνται, δε, ότι θα χρειαστεί να ικανοποιήσουν πολλά προαπαιτούμενα, ενώ ανησυχούν για το πόσο καλά το νέο σύστημα θα ενσωματωθεί στο υπάρχον. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι διαφορετική. Γενικά, όλες οι πλατφόρμες λογαριασμών είναι σε θέση να παράγουν ηλεκτρονικά τιμολόγια. Οποια εταιρεία έχει ένα σύστημα ERP που προσφέρει δομημένα δεδομένα, μπορεί χωρίς πρόβλημα να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Είτε τα τιμολόγια είναι σκαναρισμένα, είτε τα έχετε λάβει στη μορφή PDFs, είναι γενικά εύκολη η μετατροπή τους και η εισαγωγή τους στο σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ωστόσο, καλό είναι να ελέγχετε εξ αρχής αν η λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε είναι συμβατή με το υπάρχον σύστημα. Τα formats αρχείων κατονομάζονται συχνά ως ο κυριότερος λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις δεν εκμεταλλεύονται τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Πολλές επιχειρήσεις εκτιμούν ότι είναι πολύ σύνθετο να διαχειριστούν τα διαφορετικά layouts και δομές δεδομένων, καθώς δεν υπάρχει ένα ενιαίο format, που θα επέτρεπε εύκολη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση. Κάτι που φυσικά είναι εντελώς λανθασμένο. Μπορεί να ισχύει ότι δεν υπάρχει ένα ενιαίο format, ωστόσο, όλοι σχεδόν οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορούν να διαχειριστούν τα διαφορετικά formats χωρίς πρόβλημα.
Πλήρης υιοθέτηση εξαρχής
Για να μπορέσει να λειτουργήσει σωστά η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα πρέπει η κάθε εταιρεία να βασιστεί αποκλειστικά σε αυτήν. Αρκετές εταιρείες κάνουν το λάθος να προσανατολίζονται σε μια βαθμιαία καθιέρωση των ηλεκτρονικών τιμολογίων,διατηρώντας παράλληλα και τα χάρτινα. Ετσι, όμως, ελλοχεύει ο κίνδυνος να μείνει κανείς προσκολλημένος στα παλιά.
Μόνο μια 100% χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, με καθολική αποδοχή στους πελάτες και προμηθευτές από την πρώτη ημέρα, μπορεί να οδηγήσει σε μια επιτυχημένη υλοποίηση ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Είναι επίσης σημαντικό μια εταιρεία να έχει εξασφαλίσει ότι διαθέτει όλους τους απαραίτητους πόρους, ώστε να κάνει εφικτή την γρήγορη και απλή μετάβαση στη νέα κατάσταση, ενώ δεν πρέπει, φυσικά, να ξεχνά κανείς ότι δεν υπάρχει «μια λύση που κάνει για όλα».
Συμμόρφωση και κίνητρα
Η συμμόρφωση είναι σημαντική, αλλά όχι καθοριστική. Στην εποχή μας οι επιχειρήσεις χρειάζεται να προσέχουν για την τήρηση πολυάριθμων κανόνων και κανονισμών. Για αρκετές εταιρείες η συμμόρφωση αποτελεί προϋπόθεση για τις δραστηριότητές τους, ενώ τα σχετικά πρόστιμα για τη μη τήρηση ενός κανονισμού μπορεί να είναι αρκετά τσουχτερά. Τα πράγματα γίνονται ακόμα πιο δύσκολα όταν μια εταιρεία δραστηριοποιείται στη διεθνή αγορά.
Ωστόσο, η ανάγκη συμμόρφωσης συχνά υπερεκτιμάται. Τα νέα νομικά πλαίσια και κανονισμοί έχουν απλοποιήσει πολύ τις απαιτήσεις που θέτουν. Ηδη αρκετές χώρες έχουν εξισώσει την ηλεκτρονική με τη χάρτινη τιμολόγηση. Στην πραγματικότητα, οι διεθνείς συναλλαγές περισσότερο ευνοούν παρά εμποδίζουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Οι πάροχοι λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρουν πολλά formats και δυνατότητες, που επιτρέπουν την αυτόματη προσαρμογή στις απαιτήσεις και στις οδηγίες διαφορετικών χωρών.
Αυτό σημαίνει ότι οι προμηθευτές μπορούν να στείλουν ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά τους και οι εταιρείες να αποφασίσουν αν θα πρέπει, για τις χώρες που δεν υπάρχει νομοθετική ρύθμιση για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, να τυπώσουν ή να στείλουν τα τιμολόγια. Δεν χρειάζεται, λοιπόν, να προβληματίζεται μια εταιρεία υπερβολικά για θέματα συμμόρφωσης. Αυτό που χρειάζεται είναι μια λύση e-invoicing που θα εξασφαλίζει την αυθεντικότητα, την αναγνωσιμότητα και την ακεραιότητα των τιμολογίων και θα προσφέρει μια αξιόπιστη παρακολούθηση. Φυσικά, χρειάζεται η λύση e-invoicing να τηρεί τη νομοθεσία και τους διεθνείς κανονισμούς, αλλά και να είναι πάντα ενημερωμένη.
Σε ένα θέμα όπως είναι η τιμολόγηση υπάρχουν πάντα πολλοί ενδιαφερόμενοι με τις δικές τους απόψεις. Ο κίνδυνος που ελλοχεύει στην προκειμένη περίπτωση είναι ότι ο καθένας μπορεί να έχει διαφορετικές προτεραιότητες. Για παράδειγμα, το λογιστήριο ενδιαφέρεται κυρίως για τη βελτίωση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας, οπότε θα θέλει να εξασφαλίσει την ακεραιότητα των δεδομένων τιμολόγησης, να βελτιώσει το κεφάλαιο κίνησης και να ελέγχει τις πληρωμές που έχουν καθυστερήσει. Το τμήμα πωλήσεων μπορεί να ενδιαφέρεται κυρίως για την αύξηση των πωλήσεων, βάζοντας σε δεύτερη μοίρα τους όρους πληρωμής.
Σε τέτοιες καταστάσεις μπορεί να παίξει αποφασιστικό ρόλο ο σωστός συντονισμός. Γι' αυτό πρέπει να υπάρχει μια συνάντηση μεταξύ όλων των τμημάτων της εταιρείας που εμπλέκονται στην τιμολόγηση για να παρθεί μια ομόφωνη απόφαση. Δεν πρέπει να ξεχνά κανείς ότι το κλειδί για την επιτυχία βρίσκεται στην ταχύτατη και μαζική ενεργοποίηση όλων των συμμετεχόντων. Αν οι προμηθευτές και οι πελάτες μιας εταιρείας δεν πάρουν εξαρχής «ζεστά» το θέμα, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν θα πετύχει ποτέ. Αν και μια εταιρεία μπορεί να πιέσει τους προμηθευτές της, ώστε να τους ενεργοποιήσει στο θέμα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δεν μπορεί να το κάνει αυτό με τους πελάτες της. Ωστόσο, τα πράγματα είναι πιο εύκολα από ότι φαίνονται. Και αυτό διότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν φέρνει πλεονεκτήματα μόνο στην εταιρεία, αλλά σε όλους τους εμπλεκόμενους.
Γιατί ηλεκτρονική τιμολόγηση τώρα;
Μια επιτυχημένη λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης προσφέρει πολυάριθμα πλεονεκτήματα - ενίσχυση της συνεργασίας, βελτίωση των ταμειακών ροών, τήρηση των συμβάσεων, δεδομένα καλύτερης ποιότητας και αποτελεσματικότερη επεξεργασία των τιμολογίων. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις είναι διστακτικές γιατί πιστεύουν ότι το e-invoicing είναι πολύ πολύπλοκο και ότι η ενσωμάτωσή του στα υπάρχοντα συστήματα της εταιρείας (και σε αυτά των πελατών και συνεργατών) είναι αρκετά δύσκολη. Κάποιες άλλες εταιρείες έχουν αμφιβολίες σχετικά με το κατά πόσο ένα σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να τηρήσει τους κανόνες συμμόρφωσης, αλλά και να χρησιμοποιηθεί σε διεθνείς συναλλαγές.
Τα πράγματα, ωστόσο, είναι πολύ πιο απλά. Και αυτό διότι η επιτυχία ενός συστήματος ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαρτάται σχεδόν αποκλειστικά από το πόσο ζεστά θα το πάρουν οι εταιρείες, οι πελάτες και οι συνεργάτες τους. Σε κάθε περίπτωση τα πλεονεκτήματα είναι τόσα πολλά που ίσως όλες οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάζουν, αν δεν το έχουν κάνει ήδη, το ενδεχόμενο της ολοκληρωτικής τους μετάβασης στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Δες το άρθρο του Γιώργου Φετοκάκη εδώ.
Σχόλια