Τα μηνύματα email είναι απ' τους συνηθέστερους τρόπους επικοινωνίας με τους πελάτες και τους συνεργάτες σου.
Σ' αυτό το άρθρο θα βρεις τους σωστούς τρόπους για να επικοινωνείς με τους πελάτες σου, χωρίς να χάνεις περιττό χρόνο στη σύνταξη των μηνυμάτων σου.
1. Οι μονολεκτικές απαντήσεις δεν είναι αγένεια.
Απαντώντας μονολεκτικά σε κάποιο email δίνεις την ευκαιρία στον παραλήπτη να ξεχωρίσει την ακριβή απάντηση, χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει μια μεγάλη εισαγωγή ή επίλογο. Έτσι, συντομεύεις την επικοινωνία σου και έχεις μια πιο ξεκάθαρη εικόνα για οτιδήποτε προκύπτει μέσα απ' την συζήτηση.
2. Χρησιμοποίησε έξυπνα το «Θέμα»
Όσο πιο σαφές είναι το θέμα στο email, τόσες περισσότερες λέξεις θα γλιτώσεις απ' την περιγραφή του. Κάποιες φορές μάλιστα το θέμα στο email μπορεί να αποτελέσει την απάντηση, χωρίς να χρειάζεται να σημειώσεις κάποιο κείμενο. Ακόμα, μπορείς να αξιοποιήσεις τις δυνατότητες περιγραφής και κατηγοριοποίησης του κάθε μηνύματος. Για παράδειγμα, αν κάποιο μήνυμα προέρχεται από συγκεκριμένη ομάδα μπορείς να το επισημάνεις είτε ως σημαντικό ή μη είτε ακόμα και να εντάξεις κάποια ετικέτα ή χρώμα που θα σε διευκολύνουν οπτικά.
3. Κοινοποιημένοι παραλήπτες
Υπάρχουν μηνύματα τα οποία έχουν αρκετούς κοινοποιημένους παραλήπτες. Έτσι όταν κάποιος απαντά σε κάποιο μήνυμα το λαμβάνουν όλοι οι παραλήπτες που είναι καταγεγραμμένοι στο συγκεκριμένο email, ακόμα και αν δεν τους αφορά η απάντηση. Γι' αυτό όταν η απάντηση αφορά συγκεκριμένους παραλήπτες απ' την συνομιλία, καλό θα είναι να επιλέγεις απάντηση προς αυτά τα συγκεκριμένα άτομα και όχι «προς όλους». Επιπλέον, μπορείς να αξιοποιήσεις και τις δυνατότητες «κρυφής κοινοποίησης» (bcc).
4. Συζητήσεις μέσω email
Κάποια email, εφόσον ανήκουν στην ίδια συζήτηση, μπορούν να οργανωθούν κάτω απ' το ίδιο θέμα. Με άλλα λόγια, στη σύμπτυξη του μηνύματος να κρατάς απλά το θέμα, ενώ στην επέκτασή του να βλέπεις αναλυτικά όλη την συνομιλία. Έτσι, θα έχεις πάντα ολοκληρωμένες τις πληροφορίες των συζητήσεών σου και θα μπορείς να παρακολουθείς καλύτερα το θέμα που αναπτύσσεται, χωρίς να ψάχνεις σε άλλα σκόρπια email.
5. Τα συνημμένα
Απόφυγε όσο αυτό είναι εφικτό λογότυπα ή άλλες εικόνες σαν υπογραφή, οι οποίες εμφανίζονται ως συνημμένα. Και αυτό γιατί αν ο παραλήπτης χρειάζεται να αποθηκεύσει κάποιο συνημμένο αρχείο θα αποθηκεύσει ταυτόχρονα και οτιδήποτε άλλο έχεις επισυνάψει. Γι' αυτό μπορείς να συμπεριλάβεις την υπογραφή σου - μαζί και με την εικόνα που θέλεις – στο κυρίως κείμενο του μηνύματος. Επιπλέον, μπορείς να χρησιμοποιείς και τη σύνδεση των λέξεων του μηνύματός σου με συγκεκριμένες ηλεκτρονικές διευθύνσεις και url's.
6. Οι συντομογραφίες που διευκολύνουν την διαδικασία
Υπάρχει κοινός κώδικας επικοινωνίας στα emails που συμπεριλαμβάνει μεταξύ άλλων συντομογραφίες και λέξεις που διευκολύνουν και επιταχύνουν την επικοινωνία. Πολλές φορές μάλιστα εισάγοντας αυτές τις λέξεις στο θέμα του μηνύματος ο παραλήπτης μπορεί να καταλάβει γρήγορα την φύση του συγκεκριμένου μηνύματος (ενημερωτικό, προς απάντηση, χωρίς να χρειάζεται απάντηση, σημαντικό κλπ).
Κάποιες ενδεικτικές συντομογραφίες είναι ιο παρακάτω:
- FYI (for your information) - Για την ενημέρωσή σου/σας
- EOM ( End of Message) - Τέλος του μηνύματος
- NNTR (No need to respond) - Χωρίς απάντηση
- TBA (to be announced) - προς ανακοίνωση, πρόκειται να ανακοινωθεί.
7. Μην είσαι διαρκώς συνδεδεμένος
Τις ημέρες που δεν εργάζεσαι καλό είναι να ενημερώσεις τους συνεργάτες ή πελάτες σου ότι δεν θα μπορείς να επικοινωνείς μέσω email. Αυτό μπορείς να το επιτύχεις συντάσσοντας ένα αυτόματο μήνυμα το οποίο μπορεί να συμπεριλαμβάνει και περισσότερες πληροφορίες, όπως κάποιο τηλέφωνο.
8. Τα emails και στο κινητό
Πλέον όλο και περισσότεροι χρήστες λαμβάνουν τα μηνύματά τους κυρίως μέσω του κινητού τηλεφώνου τους. Επειδή όμως κάθε φορά που δέχονται email το κινητό τους χτυπάει όπως ακριβώς και η κλήση, καλό θα είναι σαν αποστολέας, να ακολουθείς κάποιο συγκεκριμένο «ωράριο», σεβόμενος παράλληλα και το πρόγραμμα του παραλήπτη.
Συμβουλή: Μ' αυτήν την εφαρμογή μπορείς να υπογράφεις τα συμβόλαια και έγγραφά σου μέσω email.
Δείτε εδώ το άρθρο της ομάδας Orbi.
Σχόλια