Οι διαφορές μεταξύ μιας κατάστασης Budget και της κατάστασης Forecast

Η βασική διαφορά μεταξύ της κατάρτισης budgeting και forecast είναι ότι το budgeting καθορίζει το σχέδιο για το τι θέλει να επιτύχει μια επιχείρηση, ενώ το forecast αναφέρει τις πραγματικές προσδοκίες του για αποτελέσματα και συνήθως σε πολύ πιο συνοπτική μορφή.

Στην ουσία, η κατάσταση του budget παρουσιάζει μια προσδοκία για το τι θέλει να επιτύχει μια επιχείρηση. Τα χαρακτηριστικά της είναι:

• Λεπτομερής αναπαράσταση των μελλοντικών αποτελεσμάτων, της οικονομικής θέσης και των ταμειακών ροών που η διοίκηση επιθυμεί να επιτύχει η επιχείρηση κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.
• Η κατάσταση αυτή μπορεί να ενημερώνεται μόνο μία φορά το χρόνο και ανάλογα με το πόσο συχνά η ανώτατη διεύθυνση θέλει να αναθεωρήσει τις πληροφορίες.
• Τα δεδομένα του προϋπολογισμού συγκρίνονται με τα πραγματικά αποτελέσματα ώστε να εξετασθούν οι αποκλίσεις.
• Σύμφωνα με το παραπάνω, η διοίκηση λαμβάνει διορθωτικά μέτρα για να επαναφέρει τα πραγματικά αποτελέσματα στον προϋπολογισμό.

Αντίθετα, η κατάσταση forecast είναι μια εκτίμηση για το τι πραγματικά μπορεί να επιτευχθεί. Τα χαρακτηριστικά της είναι:

• Περιορίζεται συνήθως στα σημαντικά στοιχεία εσόδων και εξόδων. Δεν υπάρχει συνήθως πρόβλεψη για οικονομική θέση, αν και οι ταμειακές ροές είναι προβλέψιμες.
• Η ενημέρωση γίνεται σε τακτά χρονικά διαστήματα, μηνιαία ή και τριμηνιαία.
• Χρησιμοποιείται για βραχυπρόθεσμες επιχειρησιακές εκτιμήσεις.

Η βασική διαφορά είναι ότι η κατάσταση του budget είναι ένα σχέδιο για το πού μια επιχείρηση θέλει να πάει, ενώ η κατάσταση forecast είναι η ένδειξη του πού πηγαίνει στην πραγματικότητα.

Ρεαλιστικά, το πιο χρήσιμο από αυτά τα εργαλεία είναι η κατάσταση forecast, διότι δίνει μια βραχυπρόθεσμη αναπαράσταση των πραγματικών περιστάσεων στις οποίες βρίσκεται μια επιχείρηση. Οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάληψη άμεσης δράσης. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί μια κατάσταση budget, πρέπει τουλάχιστον να ενημερώνεται συχνότερα από μία φορά το χρόνο, έτσι ώστε να έχει κάποια σχέση με τις τρέχουσες πραγματικότητες της αγοράς. Το τελευταίο σημείο είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια ταχέως μεταβαλλόμενη αγορά, όπου οι υποθέσεις που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας κατάστασης budget μπορεί να καταστούν παρωχημένες μέσα σε λίγους μήνες.

Εν ολίγοις, μια επιχείρηση χρειάζεται πάντα μια κατάσταση forecast για να αποκαλύψει την τρέχουσα κατεύθυνση της, ενώ η χρήση της κατάστασης του budget δεν είναι πάντοτε απαραίτητη.