Μέθοδος Kanban: Από τα εργοστάσια της Toyota σε online project management εργαλείο

Ο μηχανικός Taiichi Ohno θα είναι εκείνος που θα αναπτύξει τη μέθοδο, με στόχο τη βελτίωση της αποδοτικότητας στην παραγωγή. Ένας βασικός λόγος για την ανάπτυξη της ήταν η ανεπαρκής παραγωγικότητα και αποδοτικότητα της Toyota σε σύγκριση με τους Αμερικανούς ανταγωνιστές της.

Με την Kanban, η Toyota πέτυχε ένα ευέλικτο και αποτελεσματικό σύστημα εποπτείας της παραγωγής, το οποίο αυξάνει την παραγωγικότητα, μειώνοντας ταυτόχρονα το κόστος των πρώτων υλών. «Kanban» στα ιαπωνικά σημαίνει «πίνακας» και το σύστημα παίρνει την ονομασία του από τις κάρτες που χρησιμοποιούνται για να παρακολουθεί κάποιος την παραγωγή.

Μέρος της ιστορίας της συγκεκριμένης μεθόδου είναι και ο Αμερικανός David J. Anderson, ο πρώτος που θεωρείται πως την εφάρμοσε στην τεχνολογία της πληροφορικής, στην ανάπτυξη λογισμικού αλλά και γενικότερα, το 2004. Το βιβλίο «Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business», που δημοσίευσε το 2010, θεωρείται ο πληρέστερος ορισμός της μεθόδου.

Από τι αποτελείται όμως η συγκεκριμένη μέθοδος; Με απλά λόγια, σε αυτήν χρησιμοποιούνται πίνακες, οι οποίοι αποτελούνται από κάρτες, post-it ή οποιαδήποτε άλλη μορφή, αναλογικά ή ψηφιακά. Οι κάρτες αυτές βρίσκονται στις λίστες με τις οποίες διαχωρίζεται ο πίνακας, με την κάθε λίστα να αντιπροσωπεύει και ένα στάδιο. Ο χρήστης μετακινεί τις κάρτες στις λίστες, ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η κάθε εργασία.

Ένα απλό παράδειγμα είναι ένας πίνακας που αποτελείται από τρεις λίστες: «Υπό κατασκευή», «Σε εξέλιξη», «Ολοκληρωμένα». Η κάθε εργασία εμφανίζεται στην πρώτη λίστα, όταν ξεκινήσει η διαδικασία που την αφορά, μεταφέρεται στη δεύτερη λίστα, και, όταν αυτή ολοκληρωθεί, φτάνει στην τρίτη και τελευταία λίστα. Φυσικά, ο πίνακας μπορεί να διαθέτει περαιτέρω παραμετροποίηση αλλά και επιπρόσθετες λίστες.

Όπως είναι φανερό και από τα παραπάνω, η στόχευση της μεθόδου είναι συγκεκριμένη: οπτικοποίηση της εργασίας, περιορισμός των εργασιών που βρίσκονται σε εξέλιξη, διαχείριση της ροής και καθορισμός της πολιτικής που ακολουθείται για κάθε εργασία. Φυσικά, η μέθοδος αυξάνει την συνεργασία μεταξύ των μελών του οργανισμού και κάνει ευκολότερο τον έλεγχο των διαδικασιών και του αποτελέσματος.

Η μέθοδος Kanban δεν θα μπορούσε να μην περάσει στην ψηφιακή εποχή. Κάπως έτσι, έχουμε σήμερα στη διάθεση μας online εργαλεία όπως τα Trello, MeisterTask, Kanbanize, Leankit, Kanban Tool και KanbanFlow. Ακόμη και το Asana, μια εφαρμογή που προτιμάται από πολλούς οργανισμούς για την διαχείριση των project, έχει προσθέσει δυνατότητες οργάνωσης μέσω της συγκεκριμένης μεθόδου.

Αν και όλες οι εφαρμογές έχουν τα δικά τους σημεία που τις κάνει να ξεχωρίζουν, μια από τις γνωστότερες είναι σίγουρα το Trello, προσφέροντας πολλές δυνατότητες ακόμη και στο δωρεάν πλάνα, χωρίς πληρωμή. Παρακάτω, ακολουθούν κάποια έξτρα tips για την χρήση του:

• Ο κάθε πίνακας διαθέτει το δικό του email. Ο χρήστης μπορεί να στείλει μηνύματα σε αυτή τη διεύθυνση, τα οποία μπαίνουν ως κάρτες στην λίστα που αυτός έχει επιλέξει, μέσω των σχετικών ρυθμίσεων.
• Το Trello προσφέρει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου. Πηγαίνοντας τον δείκτη του ποντικιού πάνω από μια κάρτα και πατώντας C στο πληκτρολόγιο, ο χρήστης μπορεί να την αρχειοθετήσει, ενώ με τον ίδιο τρόπο και spacebar μπορεί να την κάνει assign στο όνομα του.
• Το Trello διαθέτει powerups για κάθε πίνακα (μπορεί να ενεργοποιηθεί μόνο ένα για τους δωρεάν λογαριασμούς, σε κάθε πίνακα). Ένα από αυτά είναι το Calendar, το οποίο παρουσιάζει σε μορφή ημερολογίου τις κάρτες με «due date» (και το οποίο μπορεί να εισαχθεί και σε άλλες εφαρμογές, όπως το Google Calendar).
• Εκτός από email, ο χρήστης μπορεί να προσθέσει οποιαδήποτε ιστοσελίδα ως κάρτα. Για αυτόν τον σκοπό, υπάρχουν διάφορα extensions για Chrome και όλους τους γνωστούς browsers, αλλά και το επίσημο bookmarklet.
• Στο Trello μπορεί να γίνει χρήση markdown για την μορφοποίηση του κειμένου και την προσθήκη bold, italic, υπερσυνδέσμων, λιστών κτλ.
• Σημειώνεται πως κάνοντας χρήση μιας υπηρεσίας όπως το IFTTT, ο χρήστης μπορεί να διασυνδέσει το Trello με όλες τις υπηρεσίες που υποστηρίζονται από αυτό.

Σε κάθε περίπτωση, η μέθοδος Kanban αποτελεί έναν εξαιρετικό τρόπο για τη διαχείριση οποιουδήποτε project, με οποιοδήποτε μέγεθος ομάδας. Οι χρήστες μπορούν να παρακολουθούν τις διαδικασίες και τον συντονισμό τους, να σχολιάζουν και να αλληλεπιδρούν στο project, οποιαδήποτε στιγμή και αν ενταχθούν σε αυτό. Και όχι μόνο αυτά, αλλά, ακόμη και αν αυτή η μέθοδος δεν μπορεί να υιοθετηθεί από τον οργανισμό με τον οποίο σχετίζεστε, θυμηθείτε πως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις σχετικές εφαρμογές ακόμη και ως μια to-do list, για προσωπική οργάνωση.