Διακοπές και «ομαλή» επιστροφή στο γραφείο: Τι θα πρέπει να κάνετε πριν φύγετε!

Για αρχή, πριν φύγετε για διακοπές πραγματοποιήστε ένα «μάζεμα» και ετοιμάστε μια λίστα με όλες τις εργασίες που θα σας περιμένουν και που θα πρέπει να φέρετε εις πέρας όταν γυρίσετε. Θα είναι ένα καλό σημείο αναφοράς για να θυμάστε τι πρέπει να γίνει μετά την επιστροφή σας. Σημειώστε για κάθε εργασία το σημείο στο οποίο βρίσκεται, ξεχωρίζοντας όλα εκείνα που επείγουν. Εννοείται πως στη συγκεκριμένη διαδικασία συμπεριλαμβάνεται και ο φυσικός κόσμος. Με άλλα λόγια, τακτοποιήστε το γραφείο σας.

Βάσει και του παραπάνω, βρείτε τι θα πρέπει να πραγματοποιηθεί πριν φύγετε. Δημιουργήστε μια λίστα και ορίστε προτεραιότητες για όλα, βασιζόμενοι και στις οργανωτικές διαδικασίες που ακολουθείτε σε καθημερινή βάση (όπως μια online εφαρμογή project management). Δείτε τη συγκεκριμένη λίστα και αποφασίστε τι είναι σημαντικό, τι επείγει, τι θα πρέπει να περιμένει και τι μπορεί να ανατεθεί σε κάποιον άλλον. Διατηρήστε ρεαλιστικές τις προσδοκίες, όσον αφορά σε αυτά που μπορείτε να κάνετε πριν φύγετε.

Έτσι, εάν υπάρχουν πράγματα που θα πρέπει να γίνουν κατά την απουσία σας - και εφόσον προβλέπεται αυτή η δυνατότητα - αναθέστε τα σε κάποιον συνάδελφο, δίνοντας του όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες που θα χρειαστεί. Με την ίδια λογική, δώστε του όλες τις σχετικές προσβάσεις, συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων email και τηλεφώνων (και πάλι, εφόσον κάτι τέτοιο είναι εφικτό στην εκάστοτε περίπτωση) καθώς και το «status» κάθε εργασίας. Και εννοείται, ενημερώστε όλους τους συναδέλφους για την επικείμενη απουσία σας. Εμπιστευτείτε και καθοδηγήστε, είναι θέμα ηγεσίας.

Εντούτοις, θυμηθείτε πως θα είναι καλό να ενημερώσετε και τους σημαντικούς πελάτες για την επικείμενη απουσία. Αν και αυτό είναι κάτι που θα πρέπει να κάνετε αρκετές ημέρες πριν φύγετε, μην ξεχάσετε να τους πάρετε ένα τηλέφωνο για να τους ειδοποιήσετε ή να τους στείλετε ένα email (εξαρτάται από την περίπτωση και τι ταιριάζει καλύτερα). «Χτίζετε», έτσι, τη σχέση μαζί τους και τους αποδεικνύετε τη σημασία που έχουν για εσάς. Πείτε τους που θα σας βρουν, σε περίπτωση που προκύψει κάτι σημαντικό, και δείτε εάν υπάρχει κάτι που θα πρέπει να γίνει άμεσα.

Φυσικά, για όλα αυτά θα πρέπει να ενημερώσετε και τον προϊστάμενο ή όποιον επιβλέπει το έργο. Δώστε του μια συνολική εικόνα της κατάστασης που υπάρχει λίγο πριν φύγετε για διακοπές και τη λίστα με όλους εκείνους που έχουν αναλάβει τις εργασίες και τα projects που «τρέχουν». Διευκρινίστε όλα τα πιθανά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά την απουσία σας αλλά και τον τρόπο κατά τον οποίο έχετε συμβουλέψει εκείνους που τα έχουν αναλάβει, προς αντιμετώπιση του όποιου θέματος.

Πριν φύγετε, ρυθμίστε το Gmail, το Outlook ή όποια άλλη εφαρμογή/υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείτε για να στέλνει ένα παραμετροποιημένο «μήνυμα διακοπών» σε όσους προσπαθήσουν να επικοινωνήσουν μαζί σας. Σε αυτό θα πρέπει να γίνεται κατανοητό εάν θα μπορείτε να ελέγχετε την αλληλογραφία κατά την περίοδο των διακοπών και να προσφέρετε κάποιον εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας (όπως έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου) σε περίπτωση που υπάρξει κάποια ανάγκη (και μόνο τότε). Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να κάνετε ότι υποσχεθείτε.

Κάτι εξίσου σημαντικό (ειδικά εάν χρειαστεί να δουλέψετε μακριά από το γραφείο) είναι να διασφαλίσετε πως έχετε τις απαραίτητες προσβάσεις (usernames και κωδικούς πρόσβασης) στις εφαρμογές και υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε στη δουλειά, όπως για παράδειγμα σε έναν εταιρικό λογαριασμό email. Θυμηθείτε, επίσης, να πάρετε τις συσκευές που ενδεχομένως θα χρειαστείτε (όπως laptop), να κάνετε τα διαθέσιμα updates και, τέλος, να βγάλετε από την πρίζα όλα εκείνα που θα είναι καλό να μην μείνουν συνδεδεμένα κατά την απουσία σας.

Για το τέλος, κάτι εξίσου σημαντικό που μπορεί να εξελιχθεί σε πρόβλημα. Αν και το email είναι κάτι που μπορείτε να ρυθμίσετε έτσι ώστε να στέλνει σχετικά ενημερωτικά μηνύματα, θα πρέπει να θυμάστε πως υπάρχουν πολλές εφαρμογές στο κινητό που θα συνεχίσουν να σας απασχολούν με ειδοποιήσεις αλλά και μια σειρά από messaging apps στα οποία θα μπορεί κάποιος να σας εντοπίσει και να προσπαθήσει να επικοινωνήσει μαζί σας (και να δει αν είστε online, ανά πάσα στιγμή).

Πριν, λοιπόν, φύγετε για διακοπές, θα πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με όλα αυτά. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις, να κάνετε log-out από όλες τις εφαρμογές ή να επιλέξετε ποιες θα έχουν το «ελεύθερο» να συνεχίσουν να σας «ενοχλούν». Αν νομίζετε ότι τα έχετε κανονίσει όλα, ένα smartphone και ένα app μπορούν εύκολα να χαλάσουν την ηρεμία σας. Αποφασίστε που, πότε και σε ποιο βαθμό θα είστε διαθέσιμος.