Κατακτώντας το κοινό μιας παρουσίασης - Η δική μου ιστορία και τα μαθήματα που πήρα!

Ελάχιστες είναι οι φορές που παρουσιάσεις ανθρώπων σε συνέδρια, ημερίδες, σεμινάρια, workshops με εντυπωσιάζουν και λειτουργούν με τέτοιο τρόπο ώστε να με κρατούν καθηλωμένη αλλά ταυτόχρονα με βάζουν και στη διαδικασία να μαθαίνω γρήγορα και εύκολα. Οι βασικοί λόγοι;

• Στηρίζονται στο PowerPoint και όχι στην ικανότητα του ομιλητή να παρουσιάζει αλλά ούτε και στις γνώσεις του.
• Τα slides περιέχουν πολύ κείμενο το οποίο τις περισσότερες φορές διαβάζεται από μέσα, με αποτέλεσμα ο ομιλητής να κοιτάζει την οθόνη και όχι το κοινό του.
• Δεν υπάρχει μία συγκεκριμένη δομή που να βοηθάει το κοινό να θυμάται ό,τι άκουσε.
• Δεν γίνεται χρήση της αφήγησης ιστοριών οι οποίες θα κρατήσουν το ενδιαφέρον του κοινού αμείωτο και θα του επιτρέψουν να ανακαλεί τα βασικά μηνύματα που θέλει να μεταδώσει ο παρουσιαστής.
• Δεν είναι οπτικοποιημένες. Περιέχουν μεγάλα κείμενα με bullet points χωρίς ή με ελάχιστες εικόνες.
• Δεν είναι διαδραστικές.

Δηλαδή, η αίσθηση που αποπνέουν είναι ότι ο παρουσιαστής δεν είναι καλά προετοιμασμένος. Δεν αφιέρωσε τον κατάλληλο χρόνο και δεν χρησιμοποίησε τις κατάλληλες τεχνικές ώστε να υλοποιήσει το project του επιτυχώς.

Οι ιστορίες των άλλων

Τις παραπάνω διαπιστώσεις μου έρχονται να τις επιβεβαιώσουν και περιστατικά που βιώνω σε συζητήσεις με συνεργάτες και φίλους.

Κατά τη διάρκεια ενός workshop, σε μία ερώτησή μου προς τους συμμετέχοντες που αφορούσε τη διαδικασία που ακολουθούν για να δημιουργήσουν μία παρουσίαση που θέλουν να κάνουν σε επενδυτές για να ζητήσουν χρήματα για τα startups τους, πήρα την ακόλουθη απάντηση:

«Η διαδικασία έχει 3 απλά βήματα... Πρώτα βάζω όλο το υλικό μέσα στο PowerPoint. Στη συνέχεια ξεκαθαρίζω το υλικό ώστε να μείνει αυτό που θεωρώ ότι πρέπει να μείνει. Τέλος, βρίσκω φωτογραφίες και κάνω τις τελικές διορθώσεις ώστε να έχω το τελικό αποτέλεσμα.»

Πάω στοίχημα ότι οι περισσότεροι κάνετε το ίδιο. Και για να μην βγάλω τον εαυτό μου απ’ έξω, αυτό έκανα κι εγώ πριν από πολλά χρόνια όταν πρωτοξεκίνησα να κάνω παρουσιάσεις (θα διαβάσετε την ιστορία μου στη συνέχεια).

Σε ένα άλλο πολύ πρόσφατο project business coaching, η συνεργάτιδα πίστευε ότι θα ξεκινούσαμε τη διαδικασία μπροστά σε ένα ανοικτό PowerPoint, χωρίς να έχει προηγηθεί η συλλογή του υλικού με βάση το κεντρικό μήνυμα της παρουσίασης. Δουλέψαμε δώδεκα ώρες μαζί εντελώς αναλογικά (με χαρτί και με μολύβι) χρησιμοποιώντας διάφορα «εργαλεία», όπως π.χ. η αφήγηση ιστοριών, το storyboard κ.ά, για να δημιουργήσουμε τη δομή και το περιεχόμενο της παρουσίασης διάρκειας 20 λεπτών. Το PowerPoint ήρθε μετά.

Μία άλλη περίπτωση που αντιμετώπισα αφορούσε τις παραδοχές αλλά και τις ερωτήσεις που μου έθεσε ένας δάσκαλος ο οποίος παρουσίασε πρόσφατα το μεταπτυχιακό του στην ομάδα των υπεύθυνων καθηγητών. Ήταν πολύ απογοητευμένος (αν και η διαδικασία ολοκληρώθηκε επιτυχώς, το πήρε το μεταπτυχιακό) γιατί δεν κατάφερε να κάνει το κοινό του να ενδιαφερθεί (οι καθηγητές κοιτούσαν αριστερά και δεξιά) και επίσης δήλωσε ότι έκανε ένα τραγικό λάθος από την αρχή, το οποίο αφορούσε τη μη παρουσίαση της βασικής θεματολογίας. Με άλλα λόγια, το κοινό του δεν ήξερε τι θα ακούσει και γιατί θα έπρεπε να ενδιαφερθεί.

Η δική μου ιστορία

Η πρώτη σκέψη που μου έρχεται πάντα όταν κλείνει μία «δουλειά» που έχει σχέση με παρουσίαση είναι μία από τις πρώτες μου εμπειρίες ως «παρουσιάστρια». Και ποια είναι αυτή;

Το 1999, στο πλαίσιο ενός παγκόσμιου συνεδρίου έπρεπε να βγω και να μιλήσω μπροστά σε πολλούς ερευνητές/καθηγητές πανεπιστημίου από όλο τον κόσμο για τα αποτελέσματα μιας έρευνας στην οποία δεν συμμετείχα! Ο φόβος και το άγχος με είχαν κυριέψει! Στο πλαίσιο της τότε δουλειάς μου ως επιστημονικός συνεργάτης στο ΕΘΙΑΓΕ (Εθνικό Ίδρυμα Αγροτικής Έρευνας νυν ΕΛΓΟ ΔΗΜΗΤΡΑ) ετοίμαζα πολλές παρουσιάσεις για τους ερευνητές, όμως δεν εμφανιζόμουν εγώ μπροστά στο κοινό. Δεν φαινόμουν πουθενά! Έτσι τα πράγματα ήταν ΟΚ! Ήμουν ασφαλής.

Όμως στην ιστορία που σας διηγούμαι τα πράγματα άλλαξαν, δεν ήταν όπως είχα συνηθίσει να είναι. Σαφώς και μου ήταν πολύ πιο εύκολο να «στήσω» μια παρουσίαση την οποία θα την έκανα εγώ, θα ήταν στα μέτρα μου. Αλλά το μεγάλο πρόβλημα ήταν πως θα έβγαινα μπροστά σε τόσο κόσμο να μιλήσω. Και όχι μόνο αυτό θα έπρεπε στο τέλος να απαντήσω και σε ερωτήσεις του κοινού μου. Το κοινό μου ήταν η ελίτ της επιστημονικής κοινότητας στο θέμα της αξιοποίησης των αυτοφυών φυτικών ειδών και εγώ μία πολύ νέα επιστήμονας με ελάχιστη εμπειρία, τόσο σε θέματα παρουσίασης όσο και σε επιστημονικά θέματα...

Τα odds δεν ήταν υπέρ μου και το ήξερα καλά! Έκανα λοιπόν τα πάντα για να το αποφύγω. Όμως η υπεύθυνη ερευνήτρια ήταν ανένδοτη! Και την ευχαριστώ που μ’ έριξε στα βαθιά!

Επιστράτευσα λοιπόν ό,τι γνώσεις είχα σε επίπεδο παρουσίασης (ελάχιστες δηλαδή), ζήτησα βοήθεια από κάποιους καθηγητές μου από το μεταπτυχιακό πρόγραμμα που παρακολουθούσα τότε (Executive MBA) και κάθισα και μελέτησα και συζήτησα και με ανθρώπους που είχαν μεγάλη εμπειρία σε ανάλογες παρουσιάσεις. Ετοίμασα το PowerPoint, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κατ’ ευθείαν, αποφάσισα τι θα φορέσω (ήταν σημαντικό και αυτό!), πώς θα χτενίσω τα μαλλιά μου(!) και έκανα πολλές πρόβες προσπαθώντας να αποστηθίσω αυτά που θα έλεγα (και είμαι πολύ κακή στην αποστήθιση!).

Και ήρθε η ώρα να βγω στη σκηνή. Πήγα πίσω από το podium και για 20 λεπτά δεν κουνήθηκα από τη θέση μου. Ίδρωναν τα χέρια μου, είχα κοκκινίσει και έτρεμαν τα πόδια μου. Στα 10 λεπτά περίπου ξέχασα μία λέξη! Ξέχασα να σας πω φυσικά ότι η παρουσίαση δεν ήταν στη μητρική μου γλώσσα, ήταν στα Αγγλικά! Χάθηκε τότε η γη κάτω από τα πόδια μου. Άρχισε να τρέμει η φωνή μου και έκανα μία παύση που μου φάνηκε αιώνας μέχρι που να γυρίσω να δω το slide, όπου είχα γραμμένα αυτά που έπρεπε να πω, και να συνεχίσω. Δεν θυμάμαι πώς πέρασαν τα υπόλοιπα 10 λεπτά. «Ξύπνησα» όταν άκουσα το κουδούνι που μου έλεγε ότι ξεπέρασα το χρόνο (έτσι γίνεται στα συνέδρια, χτυπάει η καμπάνα και συνήθως κλείνει και το μικρόφωνο)! Ήθελα άλλα 3 λεπτά για να ολοκληρώσω την παρουσίαση και μάλιστα χωρίς μικρόφωνο. Η λέξη που αντικατοπτρίζει την τότε κατάσταση: Καταστροφή! Ειδικά για έναν τελειομανή άνθρωπο!

Και έφτασε η ώρα των ερωτήσεων. Περιττό να σας πω ότι δεν καταλάβαινα το accent κάποιων απ’ αυτούς που έθεταν τις ερωτήσεις όπως επίσης και από τις 10 ερωτήσεις που δέχτηκα δεν ήξερα να απαντήσω στις τρεις. Εκεί επενέβη η ερευνήτρια και με κάλυψε.

Η τελική αίσθηση; Ξαναλέω, καταστροφή! Από τις χειρότερες εμπειρίες της επαγγελματικής μου ζωής!

Τα lessons-learned;

1. Μην αποστηθίζεις τίποτα!
2. Να ξέρεις καλά το αντικείμενό σου!
3. Κάνε πολλές πρόβες και μάλιστα βιντεοσκόπησε τον εαυτό σου, ζήτα feedback από άλλους.
4. Μην κοιτάς ποτέ τα slides σου για να διαβάσεις αυτά που πρέπει να πεις.
5. Κάνε ασκήσεις χαλάρωσης πριν την ομιλία.
6. Μην κάθεσαι πίσω από το podium.
7. Χρησιμοποίησε τεχνικές ώστε να ξεπεράσεις τον φόβο.
8. Σχεδίασε σωστά την παρουσίαση σου.
9. Δημιούργησε μία παρουσίαση απλή, χωρίς πολλά λόγια και με εικόνες.

Μετά το πέρας της παρουσίασης, κάθισα και συζήτησα με την ερευνήτρια για να πάρω feedback. Κατέγραψα τα λάθη μου και τις δυσκολίες. Υπέγραψα συμβόλαιο με τον εαυτό μου ότι θα κάνω ό,τι είναι δυνατόν για να γίνω καλύτερη στο θέμα «παρουσίαση», γιατί παρουσίαση = επικοινωνία. Η συνεχής εκπαίδευση, το lifelong learning, είναι κλειδί σ’ αυτή τη διαδικασία.

Καταλήγοντας

Τα slides σας, το PowerPoint presentation, είναι το βοηθητικό σας εργαλείο. Οι άνθρωποι έρχονται να ακούσουν εσάς. Κι εσείς βρίσκεστε εκεί όχι για εσάς αλλά για το κοινό σας!