3 βήματα για την αποτελεσματική διαχείριση του τμήματος πληροφορικής

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, οι δαπάνες τεχνολογίας δεν είναι εύκολα ποσοτικοποιημένες και η απόδοση της επένδυσης (ROI) είναι δύσκολη να υπολογισθεί. Μια ομάδα πληροφορικής είναι τόσο καλή όσο η κατεύθυνση που της δίνεται, τα εργαλεία που διαθέτει και η υπευθυνότητά που τα άτομα της ομάδας αισθάνονται.

Το ερώτημα που αντιμετωπίζουν σήμερα πολλές επιχειρήσεις και οργανισμοί και από την απάντησή του ακόλουθου ερωτήματος μπορεί να εξαρτηθεί η δαπάνη πολλών χρημάτων: Πώς μπορώ να διαχειριστώ αποτελεσματικά την ομάδα πληροφορικής χωρίς να έχει ασύμφορο προϋπολογισμό;

Αυτή η διαδικασία τριών βημάτων μπορεί να οδηγήσει προς την κατεύθυνση της αποτελεσματικής διαχείρισης της ομάδας πληροφορικής.

1. Αποτελεσματική Μέτρηση

Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε κάτι που δεν μπορείτε να μετρήσετε. Η αποτελεσματικότητα του προγράμματος διαχείρισης κινδύνων πληροφορικής είναι κομβικής σημασίας. Οι ομάδες IT λαμβάνουν κατεύθυνση και ενθάρρυνση όταν υπάρχει ξεκάθαρη μέτρηση των αποτελεσμάτων τους. Οι πιο αποτελεσματικές μετρήσεις ή βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) δημιουργούνται από τις ανάγκες των επιχειρήσεων και μεταδίδουν σημαντικές πληροφορίες στα στελέχη σχετικά με τις επιδόσεις.

Εξετάστε τις ακόλουθες ερωτήσεις για να ξεκινήσετε την ανάπτυξη των KPI που υποστηρίζουν επιχειρηματικούς στόχους.

• Ποιοι είναι οι στόχοι της επιχείρησης και πως ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του τμήματος πληροφορικής;
• Το σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάστασης καταστροφών είναι επαρκές;
• Πού βρίσκονται οι τρύπες ασφαλείας μας και πώς τις διορθώνουμε;
• Πώς μας συμπληρώνει η ασφάλεια της πληροφορικής μας (έλεγχος πρόσβασης, CCTV, συναγερμοί);
• Πόσο γρήγορα επιλύουμε τεχνικά προβλήματα;
• Τι επιχειρηματικές μονάδες δημιουργούν τα περισσότερα αιτήματα υποστήριξης; Γιατί;
• Πόσων ετών είναι ο εξοπλισμός μας;
• Ποιο είναι το σχέδιο αναβάθμισης υλικού / λογισμικού;
• Τι προϋπολογισμό πρέπει να το πετύχουμε;
• Ποια έργα βρίσκονται στη διάθεσή μας;
• Ποια είναι η προτεραιότητα αυτών των έργων και γιατί;
• Ποιος είναι ο προϋπολογισμός μας έκτακτης ανάγκης για το απρόβλεπτο;
• Τα προγράμματα κατάρτισης του προσωπικού μας είναι επαρκή;

Οι πληροφορίες κρατούν την ομάδα IT σας υπεύθυνη. Οι ζωντανοί πίνακες στατιστικών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κρατήσετε τους ανθρώπους υπεύθυνους και να εργαστείτε προς έναν κοινό στόχο. Η διαφάνεια είναι ένα σημαντικό μέρος της επιτυχίας και της λογοδοσίας της ομάδας.

Συνεργαστείτε με την ομάδα σας. Προσδιορίστε τις επιχειρηματικές μετρήσεις που υποστηρίζουν μία αποτελεσματική λειτουργία και βοηθήστε τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν πώς μπορούν να επηρεάσουν θετικά τα αποτελέσματα της επιχείρησής σας. Στη συνέχεια, δεσμεύστε τις εταιρείες τεχνολογίας τρίτων που δεν έχουν τίποτα να κερδίσουν ή να χάσουν από τις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Συχνά, αυτές οι εταιρείες μπορούν να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε ένα σύνολο μετρήσεων που χρησιμοποιούνται από άλλους στον κλάδο σας και να δημιουργήσετε τα απαραίτητα εργαλεία αναφοράς. 

2. Εφαρμογή

Μόλις έχετε τις μετρήσεις που χρειάζεστε, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε την παρακολούθηση και την αναφορά. Εργαστείτε με την ομάδα σας για να εξηγήσετε τους δείκτες KPI και τις μετρήσεις που έχετε επιλέξει και πώς υποστηρίζουν τους επιχειρηματικούς στόχους. Η απόκτηση συμμετοχής από τους βασικούς ενδιαφερόμενους στην επιχείρηση και την ομάδα πληροφορικής σας θα βοηθήσει την εταιρεία να συνειδητοποιήσει τη σημασία και να δώσει αξιοπιστία στη διαδικασία προσδιορισμού των KPIs.

• Θυμηθείτε, δεν πρόκειται να λύσετε τα πάντα από την πρώτη ημέρα. Ξεκινήστε τη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης. Αρχίστε τη μέτρηση της τρέχουσας απόδοσης και συλλέξτε τα στοιχεία αναφοράς για να μάθετε πού εκτελείται αυτή τη στιγμή η ομάδα.
• Δημιουργήστε εφικτές προκλήσεις για την ομάδα πληροφορικής σας. Ορίστε πρότυπα αρκετά υψηλά ώστε η ομάδα σας να μπορεί να ανταγωνιστεί, αλλά αρκετά λογικά για να επιτύχει με προσπάθεια.
• Ανάλογα με το πόσο μακριά είστε από το πρότυπο, μπορείτε να εξετάσετε μια σταδιακή προσέγγιση. Γνωρίστε ότι η επιχειρηματική προσδοκία είναι X και βρίσκεστε αυτήν την περίοδο στο Y. Βήμα μέσα από μια μεταβαλλόμενη κλίμακα σε μια χρονική περίοδο για να κρατήσετε την ομάδα κίνητρα αλλά αποτελεσματική.

3. Αξιολόγηση

Παρακολουθήστε τα KPIs. Κάντε τις σκληρές συζητήσεις όταν η απόδοση δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες που έχετε θέσει και γιορτάστε την επιτυχία όταν η ομάδα τα πηγαίνει καλά. Αξιολογήστε και επαναξιολογήστε. Η αξιολόγηση αφορά μία συνεχή και επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Ελέγξτε τις μετρήσεις που επιλέγονται ετησίως και συζητήστε με την ομάδα IT και τους ενδιαφερόμενους της επιχείρησης.

Στο τέλος της ημέρας, αυτή η διαδικασία καθορισμού δεικτών αξιολόγησης, εφαρμογής και αξιολόγησης τριών βημάτων έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει την ομάδα πληροφορικής σας να γίνει η μία αποτελεσματική ομάδα.